电子档案管理的保密工作

当前，信息化的持续推进引起了人们社会生活的深刻变革，档案管理的重点已由纸质转向电子。电子档案管理有其内在的特殊性，保工作是其重中之重，需要相关管理人员在明晰其特征的基础上，深化对保工作重要性的认识。本文即由此入手，剖析了目前电子档案管理保工作所存在的问题，并据此提出了旨在优化保工作的相关策略建议，以期助力电子档案更为高效、安全的管理实践。

计算机技术的蓬勃发展在社会生活中催生了大量的电子档案，对其进行高效管理是企业、社会机构、事业单位所必须正视的工作内容，尤其是其中的保工作开展，直接与自身的安全性相关。电子档案不同于纸质档案，其安全性易受到来自互联网的攻击，且一旦泄，会由于自身的快速复制特性造成巨大损失，基于此，保工作重要性凸显，对电子档案管理中的保工作进行深入分析研究，具有十分深刻的现实意义。

1 电子档案特征及其保管理工作的重要意义

1.1 电子档案的特征

信息时代下，电子档案具有十分显著的优势。首先，电子档案可以通过一定的压缩处理，进而使其占用空间较小，能够做到便利管理；其次，电子档案传输效率高，相关人员的查阅使用极为便捷。然而，与优势相伴而生的即为电子档案的安全风险，由于严重依赖计算机技术，电子档案在存储于管理的过程中极易受到来自网络的攻击，如黑客、木马病毒等，造成电子档案外泄，给自身带来重大的损失。

1.2 电子档案保管理工作的重要意义

电子档案在社会生活中的应用愈发普及，各类社会主体采用电子文档形式管理档案，极大地提振了自身的办公效率，然而，在电子档案的使用、传输、管理过程中，潜在的篡改、盗窃风险加剧，如电子档案通过网络传输的过程中有可能被复制，或是通过电子档案存储主机的端口进行复制等。做好电子档案保管理工作，就是给在信息世界中运行的各种档案数据予以完备、有效的安全保障，从而规避因其泄露而给企业或单位所带来的利益侵害。

2 电子档案管理中保工作存在的问题

2.1 保相关法律法规发展滞后

电子档案的出现给传统的档案管理工作带来了巨大的变化，然而，我国对档案保工作的相关法律法规多集中于纸质档案层面，对电子档案保这一领域则较少涉及，致使信息时代下的电子档案保工作相关法律法规不够健全，档案管理人员在部分情况无法做到依章依规开展工作。此外，一直以来，我国关于信息领域的法制建设总是无法跟上其发展步伐，呈现出相当程度上的迟滞性，这也导致作为其中重要一环的电子档案保管理受到了较大影响，相关制度基础亟待夯实，部分尚存空白的法制规范领域需要及时填补。

2.2 档案管理人员保意识不强

一直以来，受到传统纸质档案保工作的影响，工作人员会依照经验主义将相关工作模式照搬至电子档案的保管理工作中来，现阶段，开展电子档案管理保工作时，相关工作人员存在着保意识不强的突出问题，致使其开展具体工作时会有所疏忽，不够细致，引起电子档案外泄的情况发生。如部分工作人员存在用公共计算机进行电子档案文件查阅及传输的情况，亦或是对存储有重要电子档案文件的计算机不设置开机码等。

2.3 电子档案保技术应用落后

网络环境的开放性与自由性特点对电子档案保管理工作的技术应用提出了全新的要求，同时亦给其带来了不小的挑战。当前，计算机攻击事件频发，窃技术快速发展，而对应的反窃技术亦迎来了巨大的进步，但是，就目前企业亦或是单位间运用诸反窃技术的实践尝试较少，保相关技术运用不熟练，完全跟不上网络发展的步伐，为其应对窃攻击埋下了隐患。

3 优化电子档案管理保工作的策略建议

3.1 建立健全电子档案管理保工作制度

电子档案管理的保工作若要彰显其成效，首要的一点在于建立起健全的电子档案管理保工作制度对其予以必要的支撑。健全的安全保管理制度规范工作人员开展相关活动的重要保障，通过对电子档案的使用、传输程序予以明确的规定，能够有效地弥补管理上的疏漏，同时，还能够让电子档案的管理井然有序，提升其使用效率。具体而言，首先，电子档案在信息搜集这一源头环节就需要保证其准确性、真实性、完整性，具体的存储工作须紧扣相关标准；其次，在进行电子档案的存储之前，即须对计算机环境予以细致的检查，防止计算机沾染病毒导致文件遭窃；最后，电子档案应按其层级予以科学的分类，辅之以针对性的加处理。

3.2 强化电子档案管理保工作的技术应用

电子档案管理中的保工作，技术应用是其关键所在，只有通过先进技术的运用，方能使得电子档案的安全性得到有效地保障。为此，需要从以下几个方面入手开展相关工作：第一，在单位计算机系统中设置安全级别较高的防火墙，对公司、单位开展日常业务过程中可能遇到的恶意程序予以拦截，使其成为电子档案保工作的第一道防线；第二，设置安全系数较高的电子档案管理码，对需要访问电子档案的用户进行身份认证，从而降低不法分子盗取档案信息的可能性；第三，采用先进的电子档案信息加技术，通过对信息本身的加处理强化其安全性能。

3.3 打造一个兼具高素质与专业性的电子档案管理团队

电子档案管理中的保工作相对复杂，涉及的专业要求较高，为此，需要企业或单位在充分把握其内容的基础上，打造一个兼具高素质与专业性的电子档案管理团队：其一，应积极变革工作人员的传统档案管理观念，敦促其持续学习相关的保工作知识，树立起牢固的电子档案安全意识；其二，构建基于专业素养提升的工作人员培训机制，提升其专业化技能水平，可以通过选派员工代表赴保工作水准。

较高的单位观摩学习，或是聘请专家进行保工作讲座的方式，让工作人员掌握先进的保工作方式；其三，培养工作人员强烈的责任担当意识，使其能够做到严守公司、单位机，细致开展相关工作，构筑起较高的职业道德素质。

4 结语

总而言之，电子档案在当代企业、单位间的运用日益广泛，做好对其相关的保工作，是维护自身利益的必然举措。为此，需要正视电子档案保管理工作中存在的问题，通过建立健全电子档案管理保工作制度、强化电子档案管理保工作的技术应用、打造一个兼具高素质与专业性的电子档案管理团队等方式，不断优化保工作实践，从而为企业、单位的长远发展奠定坚实的安全基础。