纸质档案数字化过程中若干细节问题思考

　　本文就华南理工大学档案馆在去年纸质档案数字化加工中出现的一些问题进行分析，并和实际的工作相结合，以下是笔者得出的一些想法。

　　高校档案文章编号：ISSN2095-6711/Z01-2017-02-0762

　　一、在加工之前，必须对馆藏档案进行鉴定，切勿盲目上马

　　就目前国内形势而言，高校的档案管理部门大都存在管理经费不足的问题，所以无法实现将档案馆的所有档案数字化，而且，笔者认为也没有这个必要。所以在进行数字化加工之前，我们应当将档案馆中的纸质档案先进行整理，将有价值的纸质档案挑选出来进行数字化。

　　1.合理界定馆藏档案数字化加工的范围

　　因为经费问题，无法对所有的纸质档案进行数字化，所以在数字化加工之前需要将所有档案进行分类，可以从档案使用价值、档案利用率、档案保存年代等角度，从中挑选出需要进行数字化加工的档案。在进行数字化加工之前，高校相关负责人必须确定好纸质档案数字化加工的相关顺序。

　　去年，我们档案馆在整理纸质档案的时候，先是将以前本科生的学籍档案进行扫描，这些资料因为保存的时间太长了，有的字迹已经开始模糊起来，甚至还有破损的情况。我们将这些纸质档案进行扫描，然后挂接到档案管理系统上，这样工作人员在需要查找的时候，就可以直接在网上查看，如此一来，可以有效地减少这批档案的翻阅和复印次数，更好地保护这些档案。用现在的观念来看，当时的决定还是颇具成效的。

　　2.认真确定数字化加工文件的存档格式

　　档案信息化的水平逐渐提高，相应的数字化档案存档的格式也越来越规范，所以，今后我们在加工纸质档案的时候，就要考虑到这些档案的存档格式。在考虑存档格式的时候，需要从两方面考虑，一是要从档案保存的安全性、真实性、永久性和存储容量来考虑；二是要看自家档案馆的档案管理系统支持什么存档格式。在综合考虑了上面两点以后，我们决定将扫描后的学籍档案用PDF的格式进行存档。PDF格式不仅是我们档案管理系统可以支持的，还是一个可以长期保存的文档格式，而且PDF格式还可以最大程度的保证档案拥有原版的显示效果，一定程度上避免了篡改的可能性。

　　二、加工之时，树立质量第一的意识，确保加工环节的规范化

　　数字化加工不能盲目进行，为了确保纸质档案数字化的工作顺利进行，高校档案馆为此特制定质量协议，参与数字化加工的公司，必须要服从相关的协议，按照协议的要求执行，这样的话，若是将来电子档案出现了问题，档案馆和数字化加工

　　公司也有凭据可循。馆藏的档案多具有保性，重要而且不可以公开，所以在档案数字化的工作进行之时，除了保证文件的完整性以外，还要保证原件的安全，不能在工作过程中使文件出现损毁、丢失、泄露的现象。另外，在纸质档案数字化处理的过程中，必须要谨慎小心，稍有不慎，就会使电子档案发生问题，影响到档案的准确性。举个例子来说，现在要录入本科生的学籍表，我们是应该以一个班级为一个条目，还是一个学生为一个条目。在解决这个问题的时候，我们考虑到数字化电子档案的安全性，决定将一个班级作为一条案卷条目，而班级里面的每一个学生的个人信息单独列为一天卷内条目，这样一来，虽然增加了录入时的工作量，但是以后需要调用学籍档案时，不会让学生的信息轻易流露出去。反之，如果只是将一个班级作为一个案卷级条目，那么以后在查找的时候，就必须将这个班级里所有的学生信息都调出来，查询一个学生时，其他一个班的学生就会一起出现，可能就会把其他学生的信息泄露出去，安全性大不如前者。

　　三、纸质档案数字化加工后，必须加强档案数据库的维护

　　做好数据安全备份和检查备份的数据库能否还原的工作纸质档案数字化处理后，虽然可以更安全便捷的保护档案，但是不是将纸质档案数字化以后就可以确保安全，数据库的维护工作特别重要。维护数据库对档案数字化的管理具有重要意义。为了防止数据的丢失，所以我们的数据维护中要特别重视数据备份，在对电子文件进行归档的时候，我们一般将数字化档案制作三套备份，一套用于封存保管，一套用于查阅利用，一套则是异地保存。为了确保数据的安全，我们在做好备份后，还要对数据进行检查，看是否可以将备份的数据库进行还原。

　　2.加强档案信息安全保障体系的建设

　　国内各个档案管使用的档案管理系统并不是统一的，就我馆而言，我们使用的档案管理系统是科怡档案系统，这个系统分为3.2和2008两套网络版系统，后者是前者的升级版本，其中3.2版本的现在已经在学校各部得到了推广和使用。

　　两个版本的区别在于，3.2版本的服务器在学校的网络中心，但是它只能用于档案目录的录入和查询，而2008版本，拥有挂接数字化加工以后的本科生学籍档案。在海量存贮服务器到位以后，2008版本就不是仅能在我馆内网上使用，相应的档案信息安全

　　问题也就体现出来。所以，当前我们最要解决的问题就是2008版的安全问题，怎么可以让这个版本的系统可以在安全的前提下放在校内局域网上使用！

　　四、结论

　　随着科技发展，档案数字化管理是我们档案馆改革进步的必经之路。我校档案馆自去年6月开始扫描本科生学籍档案，到目前为止，已经扫描成功48890件，并且我们已经将扫描过程中遇到的问题一一进行分析处理。