浅谈报业档案数字化管理的优势

在新闻事业蓬勃发展的环境下，信息化的容量越来越大，绥化日报社由《绥化日报》《绥化晚报》传统纸媒，已经发展成为绥化报业集团，开通了电子版网上阅读及官方微信、微博；开通了《绥化新闻网》《绥化商务网》和绥化新闻手机客户端。因此产生了大量的文字、图片、音像档案。

绥化日报社为了充分利用新闻资源，建立了功能强大、信息丰富、管理先进、界面美观、使用方便的数字化档案管理系统，对新闻信息资源进行数字化处理，打造集采编、发布、档案管理为一体的集团全媒体数字化技术支撑平台。数字化管理系统具有数字产品存储及调取查阅功能，以内容管理为核心，全文检索。配备1台存储服务器，安装数据库产品，用于存储与查阅数字产品。配备1台备份服务器，安装OA及数字编采平台的服务器端软件和同步备份软件用于备份数据库中的数字产品，确保主服务器或者存储服务器出现故障时，能第一时间恢复正常工作。

一、报社数字化档案管理实现了三个融合

(一)信息内容融合。当前，传统媒体的受众规模不断缩小，市场份额逐渐下降，越来越多的人通过新兴媒体获取信息。绥化日报社拥有百余人的采编团队，在信息采集、分析解读等方面，有着无法比拟的优势。通过信息化档案管理系统，实现了新闻资源的融合，最大限度地把传统媒体优势发挥出来，延伸和拓展到新兴媒体。

(二)报道方式融合。新兴媒体传播速度快，各种内容、信息高速流动、跨平台流动，用户随时随地能够获取信息。遇有重大新闻报道时，绥化日报社根据实际情况，把信息化档案管理系统储存的新闻资料通过网站、微博、微信、客户端等，立体化、互动式、全天候传播主流声音，实现了传统媒体和新兴媒体优势互补。

(三)技术应用融合。绥化日报社专业化、规模化、现代化的档案数据库，加强了对传统媒体各方面数据的收集整理，不断夯实融合发展的信息资源基础。与传统媒体协同工作，加强数据新闻生产，拓宽新闻来源、丰富新闻内容，为用户提供高质量的新闻信息产品，为内容生产和传播提供强力支撑。

二、报社数字化档案管理具有三个意义

(一)报社数字化档案管理，方便简单、省力，提高效率。将报业档案管理引入到计算机管理中，用计算机储存整个行业行政上的各种业务、活动的档案，实现了

档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，实现了档案信息高度共享，方便使用者及时查找、阅读、利用，既节省时间也节省人力、物力和财力，提高了工作效率；利用计算机管理，还可以减少纸质档案的占用空间，保存信息方便简单，也增加了其保密程度。

(二)报社数字化档案管理，可以为新闻报道提供充足的信息量。新闻就是对新近事实的报道，在最短的时问内要保证事实的准确表达，需要记者做好充分的信息准备。材料是新闻采访中很重要的环节，是完成高质量写作的基础，可以深化新闻主题，扩大信息量。只有当资料充足、信息丰富的时候，才能在所有的信息中按照逻辑理清事情发展的来龙去脉、发现事物最本真的情况，才能在新闻采访和新闻报道中实现新闻的客观性、真实性和及时性。

(三)报社数字化档案管理，可以为新闻报道提供可靠的背景资料。用好背景是新闻成功的一半。档案正是新闻背景材料的一个重要来源。在新闻研究中，大量运用新闻背景的报道称为“解释性报道”。《纽约时报》《华尔街日报》《洛杉矶时报》等报刊都以“解释性报道”见长。在世界范围内，利用档案资料作为新闻背景在新闻写作中大量、巧妙运用，已成为新闻写作发展的一大趋势。利用数字化档案可以很方便地把“死档案”变成“活资料”，通过历史材料的陈述，能客观分析事件的发展过程，帮助受众理解新闻事件，并且能够拓展延伸事件的整体发展过程，增加了受众对新闻的感受，事实上增加了新闻的整体性和趣味性。

三、报社数字化档案管理具有四个优点

(一)提高办公效率。在引入档案管理系统后，根据报社中不同人员的不同活动，系统能够实现不同的辅助功能。在记者采写新闻中，系统能够辅助记者录入、上传新闻并提供查阅当日新闻的服务；如果记者需要修改已经上传的新闻，根据自身权限能够修改自己上传过的新闻；如果记者或者编辑需要纸质版的新闻材料，可以在服务器上下载相应资料并打印出来；当有人需要对档案进行归类或统计等，可以根据自身权限实现相应功能。相对于手工工作，引入档案管理系统能大大提高工作效率。

(二)有利于信息交流与共享。电子文件的属性决定了电子文件利用具有纸质文件档案无法比拟的优势，电子文件利用比纸质文件档案利用更方便、更快捷，可以跨越时间和空间条件的约束，在计算机网络通达的地方就可以提供利用，坐在计算机前就可以查询地球另一端国家档案馆的档案信息。电子文件还可以做到文件信息资源共享，同一份电子文件可以同时提供多人利用，发挥文件信息的最大利用价值，档案馆、档案室可以向社会公众、各单位提供“一站式”电子文件信息利用服务，这才是档案信息化建设的最终目的。

(三)有助于档案的长期保存。如果所有资料都用纸张进行保存，一定会面I临纸张被腐蚀的问题，这个问题导致纸质资料保存时间有限。而利用电子资源，能够有效解决保存时间这个问题。只要时常做好备份，服务器正常运行，就能够完全满足人们对于保存时间的要求，而且保存稳定。

(四)实现了文件的安全性。在实现了用户权限管理和应用了认证技术之后，资料的保存和传输更加安全，只有有相应权限的人才能实现传输、查阅等功能，很大程度上避免了机密资料的外泄。