建立文书档案数字化管理模式的必要性

为了能够有效地对文书档案进行管理，本文深入地剖析了数字化管理模式在其中的应用，分析了建立文书档案数字化管理模式的必要性，总结了目前文书档案数字化管理所面临的问题，并提出了完善文书档棠数字化管理的对策和建议。

随着经济的不断发展，文书档案的管理模式也在不断更新。整理和收集文书档案的电子文件，不断推行电子化管理方法，是目前文书档案管理需要解决的主要问题。文书档案的数字化管理模式主要是应用不断发展的数字化技术，比如，数字压缩、文件扫描、影音文件以及视频文件等，通过文字识别技术获得图片文件，并且利用先进的存储管理手段将图片储存于数据库中，有利于对文书档案的

及时检索，同时凭借网络技术实现文书档案的数字化管理。基于数字化管理模式的文书档案管理模式可以实现网络共享和文书档案的远程传递，可以建立起及时、快速、精确、全面的数字化档案管理系统，从而能够实现文书档案的智能检索，最终能够提高文书档案的利用率。

1、建立文书档案数字化管理模式的必要性

1.1文书档案数字化管理是信息交流的基本要求目前经济正在飞速发展，文书档案的使用需求不断增加，在各部门之间进行文书档案的交流日益频繁，因此，人们需要一种更加便捷、有效的途径获得各类所需要的文书档案，需要文书档案管理部门能够建立一种有效的文书档案数字化管理模式。从而实现部门之间文书档案的信息共享。目前，数字化技术水平飞速发展，并且在很多领域得到了广泛的应用，所以，文书档案的数字化管理是文书档案信息资源管理的关键。

1.2文书档案的数字化管理是档案管理现代化的主要模式随着信息技术的不断深入，文书档案的管理应该紧跟时代前进脚步，不断地进行文书档案的信息化管理模式的创新，极大地提高文书档案的管理效率，转变传统的文书档案管理的模式，因此，文书档案的管理模式应该顺应时代的发展方向，充分地发挥出文书档案信息资源管理的功能。数字化管理模式是文书档案现代化管理的关键方法，是文书档案管理和信息技术、网络技术、多媒体技术等现代化数字技术相结合的产物，在文书档案管理应该得到全面的推广，这样才能真正地促进文书档案信息管理的创新发展，能够有效地满足各部门对文书档案的实际需要。

2、文书档案数字化管理所面临的问题

文书档案的数字化管理模式是提高档案现代化管理水平的主要方式，文书档案数字化管理的模式中，档案管理机构在进行文书档案管理的过程中投入了大量的人力、物力，并且对文书档案进行了非常烦琐的数字化加工处理。数字化加工需要将文书档案通过图片扫描的方式转换为电子文档，并且将电子文档录入到数据库中的某个路径下，文书档案的需求者可以通过相应的路径检索到自己所需要的档案信息。然而文书档案管理机构在对文书档案进行数字化管理的过程中没有关注文书档案数字化信息的元数据，缺乏对文书档案数字化信息的管理，因此，文书档案数字化管

理面临着许多问题需要进一步地解决。

2.1文书档案的形式多样，整理和储存困难目前，各部门的文书档案内容比较繁多，形式也多种多样，假如还利用传统的档案管理方法对其进行分门别类地管理，流程会非常复杂，而且管理效果也不够好，同时一些档案管理工作人员需要花费较多的时间对众多的文书档案进行管理，文书档案管理的水平无法达到要求。传统的文书档案管理模式存在着比较大的缺陷，由于文书档案的数量较多而占用较大的空间，如果文书档案的储存环境不佳，可能会导致文书档案的损坏，因此在数字化管理方法上还没有得到进一步的发展。

2.2文书档案的数宇化管理所需要的软件技术发展迅速文书档案数字化管理的基础保障是文书档案管理的配套设施、管理软件以及操作系统，这些因素是文书档案能够进行灵活录入和检索的前提。

目前，信息技术不断发展，计算机的升级速度惊人，因此，经常出现文书档案的管理软件和计算机硬件之间不兼容的现象，经常产生无法读取文书档案信息的情况，一些情况下，新的软件无法使用，因此，这一方面给文书档案管理提出了新的挑战。

2.3文档信息的安全性不稳定在信息化发展的今天。尽管文书档案信息管理具有很好的便利性，但是它的信息安全性还具有很多的问题。在网络环境下，导致文档信息保密性差和安全性低的原因有：首先是文书档案信息管理人对文书档案造成的安全隐患。

这是因为管理人员的自身素质较低，没有较强的安全防范意识和保密意识，尤其是在对某些得向公众发布的信息没有进行严格的审查和管理，加之操作人员没有具备相关的计算机安全和网络安全的知识因而对信息的管理操作没有按照规范的程序进行，没有备份好相关的数据资料等。另外，这是因为在现代网络技术、计算机病毒盛行，或者某些黑客们对信息管理系统的蓄意攻击导致文件没有安全的信息保证。这些都使得让现代文献信息的收集管理受到威胁和挑战。

2.4文档信息管理人员素质亟带提高在传统的文件管理对工作人员的要求不是很高，只要懂得专业的文件管理技术就可以担任起文件的管理。但随着现代科学技术和文档的信息数宇化管理技术的发展，需要文档的信息管理人员与时俱进增强个人的的素质。在具备有一些专业的文档管理知识基础之上，掌握网络信息技术才能够操作某些特殊的系统软件。

3完善文书档案数字化管理模式的对策

按照当前文档管理模式和运作特点，数字平台搭建工作的重中之重是找到管理模式的稳定过渡和文书档案管理工作获得突破。也就是说要在数字化平台搭建的概念设计期内系统的把所有的工作做出整理。这样一来不仅可以确保文件档案在实体到数字的装换时，信息完整无缺，数据准确，而且还可以控制把转换之中所需要的时间的多少和管理人员的工作成本的高低。因而在比较之下具备更高的收益比。

文档管理的整个工作流程的数字化再造工作应该依据数字化工作模块的定义和完整系统的数据：首先应该注重掌握文书档案办公室文档管理部门的管理服务工作，而且要贴近单位科学管理的工作重心：二是掌握文档管理工作的个性差异，贴近的个性文档的相关特点。

在对文书档案管理数字化平台的工作模块定义时既要保证档案的保存，又要有效地提高使用的便捷与广域的共享，以促进文书档案开发使用。因此在完成对文书档案同一信息整合后，要将文书档案管理平台划分为三个工作模块：基础数据、文书档案数据、实体存储。

①基础数据工作模块。在年度计划、年终总结、政策文件、重要报告、统计决策文件等多层次的文书档案单位构成要素，而这种多层次的文书组成，一定会要求在有关文书档案建立中反映立足点和需求点的差异。而目前的文书档案管理除了对相关文件基础数据的记录外，忽视了因文件类型不同而存在着的文书档案的个性化需要。面对这种”管理粗放、千篇一律“的缺陷，应该重新调整文书档案中的基本信息，除了反映共性特点以外，还应该突出不同的文件类型的差异化特点。所以，基础数据工作模块内部细分为计划基本信息、总结基本信息、报告基本信息、统计决算数据等信息收集项，并且利用树形建模的手段进行差异化信息纪录。

②文书档案数据模块。一直以来，对文书档案认识的滞后性导致文书档案管理工作状态总是处于半封闭。这种半封闭状态导致文书档案需要的相关文书档案信息的收集面过于狭窄。如果信息收集面仅限于单一来源，档案信息的时效性、完整性与准确性就受到局限，阻碍文书档案管理的有效利用与持续开发。因此，需引入文书档案数据模块对文书档案数据进行扩展。文书档案数据模块体现文书档案的个体差异性、岗位侧重性，为今后对文书的信息分析提供有效的原始信息。该模块内部主要包括年度计划、年度总结、政策文件等信息收集项。

③实体存储模块。实体存储模块是指文书档案中传统的纸质归档文件或资料，比如，会议的记录资料、各类机关部分发放的政策文件、单位的计划、年终的总结、决算统计报告等具有归档必要性、作为数据模块实物证明的规范性文件，由专门设置的档案管理工作部门负责管理工作。

从表面上来看，和传统的文书档案管理没有较大的区别，然而在实质上是根据传统文书档案在检索、保管分类中所存在的缺陷，结合数据模块的划分，采取的有效措施。为了能够弥补传统文书档案管理的缺陷，在数字化平台建设过程中，实体存储模块的存放标准单位为单一的文书档案文件。通过各类文书档案的基本信息模块、文书档案管理模块的数据，可以比较方便地查询、阅读出所需要的文书档案内容，按照有关内容就可以迅速地调出相应的、包含完整数据信息、及时更新的文书档案。

4、文书档案管理数字化平台建设的网络化

文书档案数字化工作模块建设的完成，只是针对文书档案管理工作的内部环节解决了问题。提升部门之间的信息共享度，也是文书档案管理数字化建设的一个现实问题。

文书档案的调阅、使用重在工作完成的效率。也就是在比较短的时间内达到文书档案使用的各种要求，文书档案管理部门与其他文书档案的使用部门在信息沟通上的工作效率和快慢属于评估文书档案管理工作提升的一个指标。因此，不仅要完成文书档案工作数字化平台的内部搭建，也应该构建一个网络信息化共享系统，执行网络远程检索、传递。实现文书档案管理与电子校务系统的无缝连接。