人事档案数字化管理方向之思考

文章认为，人事档案要更好地适应新形势、新要求，发挥档案的作用，跟上时代的步伐，就要建立一个系统、建设一支队伍，不断创新管理方式和水平，利用人事档案数字化管理系统，提供及时、准确、高效的信息依据，促进档案管理工作的可持续发展。

随着计算机技术的快速发展，高质量的人事档案数据库的应用和完善使传统的以实体保管为核心的档案工作逐渐向信息记录、信用凭证功能转变，通过为人事决策提供必要的数据，可以及时迅速地分析信息，提出更完善的建议，充分发挥人才资源的基础性作用，从而促进人事管理工作统一和持续的发展。

1 人事档案数字化管理的重要性

人事档案准确、完整地记载了一个人的经历、能力和品德等信息，是人才信息的重要载体。在日常的人事档案管理工作中，由于大量的人事信息基本上都是通过手工管理形成的，在档案的建立、整理、转递过程中难免出现疏漏，特别是在检索查询方面已不适应现代快捷的工作要求。随着市场经济的发展和人才流动的加快，对人才的评价体系是多角度、立体化的，传统的人事档案管理方式已不能准确地获取职工的自然情况、简历、素质、特长及德能勤绩廉等方面的综合信息。只有实现人事档案数字化，方可以实现网上的即时查询，避免人事档案在查阅、转递过程中出现丢失，同时可以更好地提供人员管理过程中全方位的信息，准确地对这些信息资料进行综合分析，在较短时间内为领导和部门提供翔实的人事信息。

2人事档案数字化的作用

2.1创新承栽方式

传统的人事档案管理从收集、整理、归档到最后的利用，工作周期长，检索查询慢，也缺乏对整体档案数据的系统化分析。实行数字化档案后，就可以通过查阅电子档案的方法，既简便、高效、快速、准确地查找出所需档案，同时又减少了对纸质档案的磨损，提高了纸质档案的使用寿命。由于数字化档案的建立对所录入的全部人事档案具有集合、分类、分析等功能，更能够在人事制度改革、人员选拔、工资套改、职称评定等方面发挥重要作用。

2.2创新管理手段

通过运用人事档案管理软件，建立数字化档案管理系统、采集系统和查询平台，实现数字存储、数字查阅、数字管理。对收集归档的人事档案做到即时整理、即时录入，使得人事档案变得系统可据、及时快捷和重信息内容，真正提高了档案利用的效率和质量，提升了档案管理的科学化水平。

2.3创新决策水平

科学管理的核心是决策，迅速、合理而科学的决策离不开事实前提和决策环境。人事档案的数字化可以任意整序、分类、排列、检索，实现档案全文自动检索，为人事决策提供必要的数据，从而使人事部门的工作人员能够迅速利用并通过分析信息来提出更完善的建议和计划。

2.4 创新激励意识

随着人事管理转变为人力资源的组织管理与开发，人事档案也逐渐从隔离状态和封闭管理模式转变为对人才信息的开发和利用，而这些转变是在人事档案实现数字化的基础之上，在激励人才和人力资源的组织管理与开发中发挥作用。

3 人事档案数字化管理应注意的几个问题

国家档案局提出“建立覆盖人民群众的档案资源体系，建立方便人民群众的档案利用体系，建立确保档案安全保密的档案安全体系”，这“三个体系”为人事档案数字化在管理上指明了方向。

3.1处理好保密的问题

网络安全一直是人们关注的重点，而人事档案数字化也涉及安全因素。需要指出的是，人事档案数字化并不是指要将所有的人事档案都要数字化，哪些人事档案可以数字化，哪些人事档案还要采取传统的保存方式，就要进行认真的分类上传、分类保存。一些的人事档案仍要采取传统的保存方式进行管理，非的人事档案则可以做到数字化，这就需要人事档案管理实行数字化管理与传统管理方式相结合的办法。

3.2 处理好保管的问题

要建立于部人事档案备份数据库，对数字化档案信息定期下载，防止数据丢失等现象的发生；设立数字化档案管理安全屏障，实现专网专用、封闭运行，不与互联网、内部网络并机运行，科学设置访问权限、身份识别、密码登录等，确保系统安全、规范运行。

3.3 处理好档案内容录入的问题

人事档案数字化可以使档案内容更加丰富和立体，不仅只有姓名、性别、民族、参加工作时间、入党入团时间、文化程度、本人经历等简单信息，更加包含经常性的工作实绩以及专业技术等方面的考查和记载，形成动态化的人事档案录入体系，更加突现“内容为王”。

3.4 处理好档案的利用问题

拓展人事档案数字化服务功能，让人事档案“动”起来，实现人事档案资源利用效益最大化。要坚持“利用第一，服务至上”的原则，可以按照不同的工作职能，授予不同的使用和查询权限，把握提供利用范围，不断提高人事档案的利用效率。

4、建设一支高素质的人事档案数字化队伍

实现人事档案数字化，首先要建立复合型多层次的专业队伍，人事档案管理人员必须要树立正确的世界观、人生观、价值观，要具备较高的政治素质和良好的职业道德，具有较高的知识层次和先进的技术水平。档案管理是一个动态过程，人事档案管理人员不能仅仅满足于一般的计算机操作，要善于运用现代化的技术手段，不失时机地提供有价值的档案信息，做到“去粗取精，去伪存真”，使得人事档案信息具有系统性、真实性、有价值性。人事档案管理人员更应强化服务观念和业务能力，不断开拓创新，善于从工作中发现问题、分析问题、解决问题，提高实际操作水平和管理水平，不断地更新知识与观念，以适应档案工作现代化的需要，跟上现代档案事业发展的步伐。

4.1 不断探索人事档案数字化检索方式，做到“脑勤”

人事档案工作要积极研究，充分发挥数字化的功能，对人员的详细材料，如年龄、学历、专业、职称、职务、工作简历、技能情况；对人员的工作绩效资料，包括评估级别、工资和福利、工作性质和工作岗位；对人员的培训、奖惩、工作评估等都可以分门别类，编制成不同的检索工具，通过电子表格的使用来调配这些数据，为人力资源决策工作提供关键支持。

4.2要多深入基层，了解人员工作动态，认真收集整理，做到“腿勤”

人事档案的质量是档案的生命，只有确保档案的质量，才能更好地发挥人事档案提供和利用的价值。作为一名人事档案工作者，要坚持经常性对人事档案进行检查，对档案中缺少的材料进行登记，采取发人事档案所缺材料催交单与电话催办相结合的办法。为了使档案材料收集齐全，人事档案工作者也应多深入到工作一线去，解决材料收集难的问题，确保人事档案的完整性和全面性。

4.3 严审细甄，规范整理，做到“眼勤”

要让人事档案成为一面真实的“镜子”，就要对收集上来的人事档案材料严格审核，把好“人口关”，确保收集归档的材料真实完整、手续完备。对有问题的档案材料，要加以认真甄别筛选，采取实际调查、查阅资料等方式，确保档案材料的真实性。

5 结束语

当今的时代是信息高速发展的时代，旧的档案管理模式已经不能适应现实的发展需求，要借助先进科技的新成果、新技术实现人事档案数字化，对档案资料进行综合性开发和有效的管理，不仅可以提高工作质量和效率，更可以激活档案信息，提高档案的使用价值，进而实现人事档案从保管服务型到主动服务型的转变。