档案信息化建设与档案管理的几点思考

本文对档案信息化建设的概念及存在的问题进行了梳理.并就加强档案信息化建设提出了相关的措施。

一、明确什么是档案信息化所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一领导、规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和提供利用服务。换句话说。档案信息化是指档案管理模式从以面向档案实体保管为重点，向以档案实体的数字化信息这种主要形式为社会提供服务为重心的转变过程。

这个定义提出了四个要求：一是要实现档案信息的数字化和网络化；是要实现档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是要实现档案信息高度共享；四是要实现档案管理模式的变革。

二、了解信息化建设存在的问题——数据的异构性。由于档案馆接受的移交电子档案来自不同单位和部门，各个单位之间的数据库往往是异构的。这些各种各样的数据来源、特殊的属性、复杂的内部结构以及特殊的处理方式使得入馆档案资料显得极为复杂。——高度的分散性。围绕—个主题，相关资料散落在各个管理部门或经济单位，比如建设局有财务报表，税务局也有财务报表，单位移交中也有财务报表，这样入馆移交时出现了重复信息、无差异化数据，档案馆作为信息资源的最大拥有者，面对巨大信息量，如何尽快筛选出有价值信息，合理管理和利用信息，进行深度挖掘和加工，并与社会形成知识共享提出了挑战。

实现在“未来”，这种“未来”可能是十几年、几十年、上百年、上千年甚至永恒(只要档案实体可以保存那么长的时间)，档案价值实现的必然性是不会改变的。档案价值判定是带有很强主观意识的主体对档案价值客观性(有无价值)及其程度(价值大小)的一种判断。而这种判断往往只是在主观与客观的矛盾中寻找“平衡的支点”，价值判断结果——确定的档案保存价值也只能被看作矛盾双方相互转化、相互调和的表现。

三、电子文件鉴定的矛盾

档案价值鉴定中的主要矛盾不仅引起了鉴定活动过程中的三大次要矛盾，而且随着时代的发展和环境的变迁，这一具有一般矛盾性质的主要矛盾也会不断变换形式，特别是在电子文件的鉴定中，它又有了新型的表现形式，是一种特殊矛盾。

电子文件的出现使原本已充满悖论色彩的档案价值鉴定工作“雪上加霜”。这是因为，“在电子环境中，对档案的鉴定不仅要在文件转化为档案之前进行，而且还要将鉴定环节大大提前。在文件生成之际乃至生成之前就进行鉴定!也就是说，在鉴定的对象还没有诞生之前，我们就要对其进行鉴定。”闷这样的鉴定行为看似充满悖论色彩，令人十分困惑。殊不知，这正是电子文件鉴定特有的矛盾表现——对尚未形成的“文件”进行鉴定。

这一特殊矛盾是由电子文件本身的不稳定性所决定的，“电子文件可变、易逝、动态性、非实体性等种种不稳定因素使得鉴定工作不能像纸质文件那样等到当年年底或次年之初再‘按部就班’地进行，因为很有可能到那时这些‘生性活跃’的鉴定对象早已‘支离破碎’、‘四分五裂’，甚至不复存在。于是，对于电子文件来说，鉴定工作必须提前，必须在文件生成之际，在从系统中产生的大量电子文件当中鉴别截获电子文件的同时，便对其进行同步鉴定，加强控制，防止因无意、恶意的更改、删除或动态滚动覆盖而使信息变异、失真、损毁，确保具有档案价值的文件自生成伊始便纳入档案工作的范畴，纳入档案工作者的视野和掌控之中。唯其如此，才能为电子文件的原始性、真实性的维护提供可靠的基础。

综上，档案价值鉴定中的三类不同性质的矛盾现象是相互联系、相互影响的。这三类矛盾现象相互制约、相互作用，不仅推动着档案价值鉴定理论和实践向前发展，而且也为档案价值鉴定工作带来了一系列充满悖论色彩的难题。在诸多悖论阴影笼罩下的档案价值鉴定工作，实际上是一种勉为其难的“缘木求鱼”工作。要打破这种尴尬局面，解决这些矛盾难题，恐怕沿用原有的思路是很难解决的，需要换一个角度来思考这些问题，才有可能找到解决充满矛盾和悖论色彩的问题的方法和途径。作者：夏燕玲

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