在高校档案整理工作中如何灵活运用来源原则

从分析来源原则的演变中得到 启示，根据现今高校档案既具备机关、企业档案 特点，又具有自身明显特点：来源复杂、种类繁 多、内容庞杂，把旧来源原则中的实体机构虚化 为广泛的、抽象的、概念的机构，把自由来源原 则、“新来源观”的思想综合融入到高校档案整 理工作中，指导现今高校档案整理工作的进行， 具体情况具体分析，努力保持文件之间的逻辑、 有机联系。

高等学校是知识、人才、科技高度密集之 地，高校所有档案无不浸透着学校广大干部、教 师、科研人员的心血和汗水，凝结着个人和集体 的劳动和智慧。

高校档案是学校发展的历史记 录，是高等教育工作的重要环节，是国家档案事 业的重要组成部分。随着改革开放的深入，高 等学校正面临着重大变革，在全面改革的历史 新时期，作为学校基础性工作重要组成部分的 档案整理工作，面临着如何建成一个与我国教 育事业发展更加相适应的门类齐全、结构合理、 管理科学的高等学校档案整理工作体系的问 题。其中，最基本的问题就是如何根据高校档 案来源复杂、种类繁多、内容庞杂等特点灵活运 用来源原则指导高校档案整理工作，从而进一 步完善高校档案整理工作体系。

一、来源原则当前的发展状况

来源原则已经走过了一个半世纪的里程。 在这段里程中，来源原则经历了一系列演变形 式。

自从1910年布鲁塞尔大会将来源原则确 定为档案专业的基本原则起，这一原则就不断 的得到了发展和完善。特别是到了20世纪，德 国档案学者布伦内克提出的“自由来源原则” 指出来源思想不止是保持固定的来源，而应把 来源和事由配合成一种相当比例关系，建立一 种两者之间的综合体，在这种意义上可以把来 源原则解释成在来源共同性基础上的事由共同 性①。

这一原则始终以来源为前提和基础，来源 原则已经上升为一种“总则”。因此，分析和研究职业应当从职业的构成 和要素开始，离开了对包捂职业活动的主体、职 业活动的客体、职业活动的条件在内的职业构 成要素的分析，档案职业研究就无从谈起。

世纪70年代，苏联的全宗理论将全宗视为泛 指和抽象概念，指出某些非同一来源而具有逻 辑联系的文件集合也可作为全宗的一种表现形 式。。也就是说，“来源”已经发展为为了同一目 的、共同的事由、来自共同的机关而结合成的有 机整体来源，不可拆分。这无疑进一步推动了 来源原则的发展。

到了20世纪90年代，随着电子文件不断 地被运用，电子时代来源原则的“重新发现”使 得来源原则进一步被创新。北美“新来源观”指 出“来源”在这里不仅指文件的形成机关，而且 包括其形成的目的、形成活动、过程、处理程序 和职能范围等，它不仅仅限于原始文件形成机 关这种实体，而更多地关注变动、临时、甚至虚 拟机关文件形成者的职能和业务活动这种概念 来源。“新来源观”的创新集中就体现在对“来 源”概念含义的拓展，它不再局限于把“来源”单 一地理解为直观、明确、实实在在的文件形成机 关，同时把相对抽象的文件形成过程也视为“来 源”的表现形式④。

这样“新来源观”巧妙地将机 关来源拓展为文件形成过程来源。 来源原则从原本的只指一个具体的、实体 的、独立的机关来源发展到泛指的、有机联系 的、抽象的、虚拟的机关来源，也就是有实体机 构来源演变为概念机构来源r这种变化适应了 人们因社会活动的丰富和发展使得档案数量膨 胀、。内容不断丰富、档案形成领域也不断扩大、 档案门类不断增多的现状，有利于指导现行档 案整理工作。 这些给高校的档案整理工作许多提示，高 校档案工作者也应根据高校档案整理工作的实 际特点灵活运用来源原则。

二、高校档案整理特点分析 

1.高校档案来源渠道丰富而宽广。 随着高教事业的快速发展，内部的体制改 革，高校新领域档案不断涌现，从档案信息的来 源看，档案收集渠道变得丰富而宽广。如浙江 万里学院改制前学校的档案信息主要产生于原 来的校级、各系、部门等这些学校职能部门，改 制后学校档案信息不但扩展到来自主管学校的 19 教育集团、董事会、还有来自外部的如中央电视 台的《焦点访谈》、《新闻联播》，有浙江电视台、 宁波电视台等节目资料，以及《人民日报》、《光 明日报》、《中国教育报》、《浙江日报》、《宁波日 报》等各级媒体对学校的宣传报道，有来自学生 社区的，与学校联合办学的企业，有国际合作办 学的外国大学，学生创业公司的，有组织举行重 大活动的各类临时机构等④。这样，高校档案的 来源变得复杂起来，增加了档案收集整理的难 度。 

2.高校档案门类繁多。 高校档案从总体上可分为文书档案和专 业、业务性档案两大类，文书档案又可分为党群 类、行政类等；专业性、业务性档案则主要分为 教学类、科研类、基建类、会计类等。。从记载方 式看，档案资源越来越趋向多样化发展，它不仅 仅以纸质文件为主，还涌现出大量的更有利于 检索与贮存的数字化、虚拟化的电子文件，有录 像带、录音带、照片、实物等@。

高校档案从内容 和形式上看，它既具备机关、企业档案的特点， 又有自身明显的特点，特别是专业、业务档案内 容的表现形式、载体形式多种多样，增加了档案 内容鉴定的难度。 3.高校档案内容庞杂。 当今时代是信息化时代。在高校档案载体 形式中j不仅是传统的纸制档案内容庞杂，而且 随着计算机大量应用于高校管理，产生了大量 的电子文件，数字化档案资料也与日俱增，与此 同时，校园网的开通，网上学校的开办，远程教 育的发展，以及人世后高等教育面临的来自国 际上的竞争等等。这些既极大地拓展了档案的 内容，同时也为档案资料的收集整理、贮存带来 了许多新情况和新问题。由于，电子文件对载 体的依赖性、自身可变性、信息量巨大等特点， 使得描述文件的主题内容难度相当大，如果还 使用原始的来源原则来指导高校档案的整理， 工作就会变得十分困难。

三、具体情况具体分析。灵活运用来源原则

1.用自由来源原则解决高校档案来源复 杂、收集整理难度大的问题。

随着高校不断改革壮大，高校的档案不再 是单一的学校内部文件，档案的来源变得复杂、 宽广。如果仍坚持全部按照旧来源原则根据具 体的独立的部门来整理档案，则会出现档案难 以收集归类整理的问题。这样就要求档案工作 人员除把学校内部文书档案按照旧来源原则 ——根据发文单位归为一个全宗外，对于外单 位来文还要把关注的焦点由单个独立分散的机 关转为发文的目的，利用自由来源原则的思想， 只要外来文件反映的是同一办事目的、为同一 事由并且它们之间保持着有机联系的就不能拆 分，把这些文件来源虚拟为一个机构(问题)来 源，要归为一个全宗。也就是说，不管外来文件 来自哪个部门，只要它们反映的是招生、教育改 革或者其他目的的就可以归放在一起。这样， 就使得高校档案的“来源”变得简单化，归类整 理也简单易行了。

2.“新来源观”解决高校档案门类繁多，档 案内容鉴定难度大的问题。 高校的专业、业务性档案都是随一定的项 目、课题、工程、科研活动而形成的，归档文件材 料是一个密不可分的整体，具有明显的成套性 和系统性。若把这些文件笼统地按照机构来源 归档，就会把它们之间的成套性和系统性破 坏。按照“新来源观”，把相对抽象的文件形成 过程视为“来源”的表现形式。这些文件的归档 整理方法应该是档案分类原则与来源原则在不 同分类层次的体现锄。我们可以把同一科技课 题、同一项工程项目、同一文件名称(如会计凭 证、会计账簿、会计报表等)分别视为一个文件 来源，把它们分别虚拟为一个机构(问题)，即把 它们形成的文件材料分别视为同一机构(问题) 来源的归档文件材料。这样这些文件就可以使 用被概念化了机构(问题)分类法，保护了档案 的成套性和系统性。

3.“新来源则?解决高校档案内容庞杂，主 题内容难以描述的问题。 由于电子文件在一些高校中广泛使用，使 得描述文件的主题内容难度相当大，若仍使用 旧来源原则开展电子文件收集整理工作，那么 档案整理工作难以开展。同样，根据电子文件 的特点，其整理与归档也要按“新来源观”的理 论思想进行。首先，电子文件的形成、承办、运 转、整理与归档等工作，由承办(业务)部门负 责。目前，很多高校的办公自动化系统设计时 没有让档案工作者参与，电子文件处于文秘部 门和档案部门分段管理的状态@。

然而，档案人 员并不熟悉电子文件的背景信息，容易造成归 档背景信息不全，电子文件不完整甚至失真，因 此，电子文件的承办人既是电子文件的形成者， 也是电子文件的管理者，要将电子文件的整理 归档工作，纳入电子文件承办人的岗位职责，以 确保电子文件的真实、完整、安全和有效性。此 外，我们还要运用“新来源观”，了解档案产生的 源头，重点关注文件的形成目的、形成活动、过 程、处理程序和职能范围等，把这些虚拟为一个 机构(问题)。

这样就避免了档案主题内容难以 描述所产生的收集档案不完整、失真的问题。 当然，我们在实际档案整理工作中可能还 会遇到许多十分特殊或者意想不到的情况，这 就需要我们不断的对来源原则进行学习、研究， 然后就实际情况灵活运用。相信在以后的档案 整理工作中，来源原则还会一直起着重要的指 导作用，然而要怎样才能更好的适应档案整理 工作的变化和发展，这就需要我们对来源原则 进行不断的拓展了。正如我们国家实行有中国 特我的社会主义一样，灵活地运用马克思的社 会主义理论融入到我们国家的实际中，灵活运 用来源原则也是一样的。