公共档案馆建设应引入CIS理念

一、引言

随着信息化社会的来临，社会环境和社会经济发 生巨大变化。传统档案馆面临信息化浪潮的挑战及其 他信息服务机构和专业信息内容服务商(1CP)之间的 竞争。传统档案馆只有向公共档案馆转型——真正走 向公众。服务于社会；真正做到从“政府型”向“社会 型”转变，突出社会服务功能才能避免被逐渐边缘化 的危险，才能积极应对挑战和竞争。赢得未来更广阔 的发展空间和美好前景。 近年来.关于公共档案馆建设理论研究和实践成为 档案界的热点问题.产生了很多理论成果，在实践过程 中也取得了一些成绩。

笔者认为从传统的档案馆向公共 档案馆转型和建设过程中应该引入CIS理念。正确把握 公共档案馆的社会定位、规划发展战略、树立公共档案馆 的品牌、培育和发展公共档案馆文化.全面提高公共档案 馆的核心竞争力：从管理、观念、形象等方面进行调整和 更新，制定出长远的发展规划和战略，以适应信息化的 发展变化。重新翅造档案馆在公众心中的社会形象。因 此笔者试图将CIS的理念引入到公共档案馆建设过程 中，对公共档案馆CIS理念进行阐述，期望能对传统档案 馆向公共档案馆转型和建设过程中有所启示。

二、OIS理念概述

在当今国际市场竞争越来越激烈，企业之间的竞 争已经不仅仅是产品、质量、技术等方面的竞争。企业 欲求生存必须从管理、观念、形象等方面进行调整和 更新，制定出长远的发展规划和战略，以适应市场环 境的变化。CIS(Corporate Identity System)企业形象设计 识别系统。即将企业经营理念与精神文化传达给企业 内部与社会大众.并使其对企业产生一致的认同感或 价值观.从而达到形成良好的企业形象和促销产品的 设计系统。

CIs设计系统是上世纪60年代由美国首先 提出.70年代在日本得以广泛推广和应用，它是现代 企业走向整体化、形象化和系统管理的一种全新的概 念。完整的CIS形象战略系统应包含理念识别MI、行 为识别Bl和视觉识别VI三方面组成Ill，一个良好的企业识别系统应有两个方面的作用：对内能使企业员 工达到统一的创意设计，产生归属感和自豪感，进而 激发员工的潜能、提高企业的经营设计公司CIS设计 效益，加强企业自身的竞争意识和竞争能力；CIS对外 能有效地将企业的各种经营资讯传达给社会包装设 计公众，促使其设计认识、识别。成功的CIS能令社会 设计公众产生认同感，转而承认和支持企业的存在， 改善企业生存的外部环境。

三、公共档案馆建设引入CIS理念

公共档案馆建设过程中引入CIS理念，就是将公共 档案馆的发展服务理念、荣誉精神文化，通过整体视觉和 行为系统传达给公共档案馆的内部与与外部相关公众， 并使其对公共档案馆产生一致的认同感和价值观，从而 达到形成良好的公共档案馆形象和发展服务的系统。

(一) 理念的统一

公共档案馆理念识别是指能体现公共档案馆特 性的.为促使并保持公共档案馆运作和长远发展而构 建的，反映整个公共档案馆服务意识的价值体系。它 是由公共档案馆的本质属性决定的.是推动档案工作 发展的团体精神和行为规范的反映。从宏观角度而 言，公共档案馆的根本特征是全方位向社会提供服 务.使馆藏档案资源为全体公民所共享。开放是公共 档案馆的发展之路。

开放带给公共档案馆的不仅是让 利用者的需求得到满足.还有日益广泛的社会认可， 与社会生活的亲密联系.以及随之而来的理解支持和 各种资源。同时.开放对公共档案馆的理念和各项业 务工作提出了更高的要求.促使和激发公共档案馆发 出在封闭状态下不可能出现的活力和生机；亲民是公 共档案馆发展之本。公共档案馆要离民众近些，

近些， 再近些；文化是公共档案馆发展之源，公共档案馆作 为公共文化设施.应以其标志性的文化外观、独特的 文化资源、特色文化服务.体现公共档案馆的个性和 魅力；服务是公共档案馆的发展之旨，公共档案馆要 把整个社会和全体公民作为自己的服务对象，调整馆 藏，服务民生。努力构建覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系，建立以现代信息 技术为依托的档案整合管理体系，建立在不同层面利 用者为对象的高效、便捷的公共服务体系。

(二) 行为的统一

公共档案馆行为识别是一种动态的识别形式。是 指公共档案馆在日常管理和服务过程中所有具体执行 行为与操作中的规范化、协调化，以及管理、服务的统 一化。公共档案馆已经明确了理念，同时公共档案馆 CIS的实施和公共档案馆形象的重塑也必须通过对内 对外的一系列活动将其贯彻与体现出来：通过公共档 案馆工作人员的精神面貌、业务素质、提供的产品和服 务等让社会公众了解公共档案馆。具体来讲：一是指内 部系统。主要包括公共档案馆的环境、工作人员行为的 规范和档案馆的工作。公共档案馆的环境包括档案馆的 办公环境和阅览环境等，也包括工作人员的精神风貌和 合作氛围。行为规范是工作人员共同遵守的行为准则。

行为规范化既表示工作人员行为从不规范到规范的过 程，又表示工作人员行为最终要达到规范化的结果.它 包括的内容有职业道德、礼仪、服饰、语言、对利用者的 服务态度等等。公共档案馆工作是其形象塑造的根本。 没有公共档案馆的基础工作.最终提供利用的就是无源 之水。

二是外部系统。主要指公共档案馆提供的产品和 服务以及公关活动等。笔者认为公共档案馆对外服务工 作要做到以下几点：以满足社会公众需求为中心，改善 传统馆藏，增加家庭档案、社区档案等民生档案的建档、 收集、整理、提供利用等；简化查档和阅档程序，提供人 性化服务；积极向图书馆和博物馆等信息机构学习，借 鉴其人性化的服务经验等；创新服务方式和服务手段， 拓展服务职能。

2008年5月1日《中华人民共和国政府 信息公开条例》已经实施。公共档案馆工作人员应该抓 住机遇，充分发挥其优势，积极介入到当地政府信息公 开工作中。充分利用开展现行文件利用服务的实践经 验，积极拓展档案馆的职能，为公众提供政府信息服务。 公关活动就是运用各种传播、沟通的手段去影响公众的 观点、态度和行为，争取公众的理解和支持。为组织的生 存和发展创造良好的社会环境。公共档案馆应该进一步 增强开放、公关的意识，从“深宫大院”走出来，更好地与 社会公众沟通、交流，真正地融人社会公众的生活中。公 共档案馆行为识别系统内容庞杂，它的目的在于通过各 种利用者的认知、识别档案馆的活动和行为，塑造档案 馆动态形象，并与理念、视觉系统相互交融.树立起公共 档案馆良好的整体形象。

(三) 视觉的统一

据美国实验室心理学家赤瑞特拉所做的实验表明：人类大脑从外界获取的信息有83%来自视觉。1l% 来自听觉，来自所有其他感觉通道(包括触觉、动觉、嗅 觉、味觉等通道)的信息不超过6%。可见视觉传达是人 类获得信息的主要渠道。因此.在视觉形象上突出公共 档案馆的性质和职能具有更直接的效果。首先公共档 案馆要注意内外环境的营造，力求以良好的服务环境 吸引人。

就内部环境而言，应该做到设施齐全、整洁干 净、明亮舒适；从外部环境来看，公共档案馆的选址.外 观建筑设计要从公众用户的心理需求出发.力求在应 用、美学上取得令人满意的效果。其次应该根据公共档 案馆的内在外在因素，设计出一系列寓意深刻、易于识 别和传播并具有强烈视觉冲力的公共档案馆标志。

公共档案馆标志主要有语言标志、图像标志和色彩标志。 语言标志就是表现公共档案馆精神和服务宗旨的口 号；图像标注是指象征公共档案馆特征的馆徽、馆标 等；色彩标志就是确定一种特定的色彩或是一组色彩 系列作为公共档案馆的标准色彩，把其运用到所有视 觉传达设计的媒体上来表现公共档案馆的特质。

小结

面临网络环境的冲击、挑战和来自其他信息服务 机构的激烈竞争，传统档案馆只有服务于社会公众， 真正走向公众，走向“公共”，才是生存之本，也是发展 之路。同时公共档案馆建设也是档案馆形象重塑的契 机。为统一提升档案馆的形象力。使档案馆形象表现 出符合社会价值观要求的一面，档案馆就必须进行形 象设计和形象管理。导入CIS理念指导公共档案馆的 建设能够改变档案馆原有的形象面貌.打造公共档案 馆的品牌形象，提升公共档案馆的知名度和美誉度： 能够创造良好的档案馆发展和服务环境.适应新的发 展需求。作者：曹兴华