数字档案馆建设方案（数字档案馆建设内容包括）

　　数字档案馆建设遵循数字档案馆的组成结构，依照“自下而上”的建设顺序，其应用、服务建设是核心。

　　以网络基础示例，一般分为档案馆内部网络和电子政务网络，安全起见，网络间的“物理隔离”必须考虑。数字档案馆网络设备及用户群包括办公自动化及应用服务器集群、客户端、数据库和应用群集，数字档案室网络设备及用户群包括进馆单位用户、VPN网络部分、Web服务器、数据库和应用群集、备份服务器等。

　　硬件基础共有数字化设备、网络设备、存储设备、输出设备四类，优秀的数字档案馆必须支持海量存储的档案资源数据库和支持大规模并发用户的访问服务管理系统。数字化设备包括计算机、扫描仪、数码相机，网络设备包括交换机、防火墙、路由器，存储设备包括磁盘阵列、移动硬盘、光盘磁带，输出设备包括彩色打印机、播放器。

　　智慧档案馆建设的基本思路

　　01满足档案长期保存和长期增长的需求

　　《档案馆建设标准》第二章规定，新建档案馆规模应满足现存和今后30年应进馆档案、资料的数量之和的需求；

　　02、满足档案存储安全和存储环境的需求

　　《档案馆安全风险评估指标体系》指出，应遵循安全第一、预防为主、突出重点的原则，从馆库安全、设施设备安全、档案实体安全、档案信息安全、和人员安全等方面着手，最大限度的确保档案安全（档案库房十防和数字档案系统十防）；

　　03、满足数字档案馆建设和测评的需求

　　《数字档案馆建设指南》提出，数字档案馆是指各级各类档案为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用的需求，运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理、服务和利用的信息集成管理系统。是一项长期的工作任务，需要达到《数字档案馆系统测试办法》的要求；

　　04、满足发展绿色智慧档案馆的需求

　　《档案库房技术管理》第六章指出，智慧档案馆是智慧城市背景下档案馆进化发展的高级形态，要与四大核心技术融合：与智能楼宇的融合、与物联网的融合、与云计算融合、与大数据融合；

　　智慧档案馆主要建设内容

　　01、档案库房的建设

　　实体档案存储空间、环境和保障体系的建设，从库房类型、库房空间、档案装具、档案库房十防建设（防有害气体、防非法入侵、防火、防潮、防水、防尘、防有害微生物、防鼠、防高温、防强光）、监管控平台及保障体系建设等方面入手，建设安全、可靠、充足的档案库房；

　　02、数字化档案系统建设

　　基于三网平台的数字化档案收集、管理、存储、利用业务体系建设，依据《数字档案馆系统评测办法》，从主机房、三网平台、业务系统、管理体系、利用通道、数字化加工、档案资源体量和管理等方面入手，打造可以满足社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求的高效数字化档案系统；

　　03、服务、业务、技术用房建设

　　服务用房：

　　公共场所：服务大厅、接待室、查阅登记室、目录室、休息室

　　阅览服务：开放档案阅览室、未开放档案阅览室、微缩档案阅览室、音像档案阅览室、现行文件阅览室、现行文件保管室

　　展览区域：展览厅、报告厅

　　业务和技术用房：

　　中心控制室：调度指挥中心、监控中心、消控室

　　接收档案用房：接收室、除尘室、消毒室

　　整理编目用房：整理室、编目室、修史编志室、展览加工制作室、出版发行室

　　保护技术用房：去酸室、理化试验室、档案有害生物防治室、裱糊修复室、装订室、仿真复制室

　　翻拍洗印用房：翻拍室、冲洗室、印像放大室、水洗烘干室、翻版胶印室，其中翻拍室和冲洗室可与缩微用房的缩微摄影室和冲洗处理室合用

　　微缩技术用房：资料编排室、缩微摄影室(分大型机室和小型机室)、冲洗处理室、配药和化验室、质量检测室、校对编目室、拷贝复印室、放大还原室、备品库

　　音像档案技术用房：音像档案技术处理室、编辑室

　　信息化技术用房：中心机房、电子档案接收室、电子文件采集室、数字化用房（数字化用房由档案前期处理室、纸质档案扫描室、其他载体档案数字化室、数字化质量检测室、档案中转室）

　　智慧档案馆建设目标

　　01、五位一体

　　2009年10月，国家档案局在上海召开的全国档案馆工作会议上明确提出，下一个十年要“能力把各级国家档案馆建设成为五位一体的公共档案馆，”实现档案馆事业的跨越式发展。（档案安全保管中心、爱国主义教育基地、档案利用中心、政府信息查阅中心、电子文件中心）

　　02、万网业务平台

　　《数字档案馆建设指南》面向不同对象、立足现有不同网络，构建三个服务平台。基于局域网、政务网、因特网的档案收集、管理、存储、利用业务平台，三网物理隔离。

　　03、达到相关法规、标准要求，通过国家评测

　　通过国家数字化档案馆体系测试，力争达到“国家示范数字档案馆”标准；通过国家档案馆安全风险评估体系测试。

　　数字档案馆建设内容包括

　　数字档案馆建设是一项系统工程，包括基础设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和保密部门共同参与实施。数字档案馆建设主要包括：

　　1.按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案馆基础设施建设。

　　2.开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。

　　3.严格遵循标准规范，全面进行传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。

　　4.根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以及声像(照片、录音、录像)电子文件归档范围和保管期限表，以及适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规范管理，保证数字档案室运行顺畅。

　　5.加大人オ建设力度，通过培训或引进人オ，为数字档案室的建设和运行储备既通晓信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。

　　归纳来说，数字档案室建设内容可以概括为基础设施、应用系统、数字档案资源、保障体系四项基本建设(见图1-3)。

　　1.基础设施建设

　　完善的基础设施是数字档案室建设的前提和基础。基础设施建设包括网络基础设施、系统硬件、基础软件、安全保障系统、终端及辅助设备五方面内容。鼓励依托机关信息化基础设施进行数字档案室基础设施建设。

　　已经具备相关基础设施的，要按照数字档案馆建设要求进行适当调整。要特别重视在信息安全和方便管理方面对基础设施提出的设置要求，确保档案信息资源安全并方便档案人员履行管理职责。

　　2.应用系统建设

　　从现实看，应用系统是目前数字档案室建设的短板。机关传统档案管理系统大多基于辅助纸质档案及其数字化副本管理的需求开发设计，管理对象为目录数据、数字化图像等，功能相对简单。数字档案室的应用系统要求与办公自动化系统相衔接，能够实现电子文件归档与有效管理，并在开发和利用上有着更高的需求。这使得二者无论在设计思路还是功能架构上都区别甚大。

　　数字档案室要求参照《电子文件管理系统通用功能要求》(GB/T 29194-2012)，设置捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检素、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、系统配置、用户管理等基本功能。

　　集成管理各门类数字档案资源，为电子文件的真实、完整、可靠与可用提供首要保障。考虑到传统档案管理软件扩展困难、体验较差，应用系统能够灵活扩展、简单易用也是非常必要的。

　　3.数字档案资源建设

　　数字档案资源建设是数字档案室建设的重中之重。《指南》不是从电子文件管理流程的角度规范数字档案资源，而是通过规范电子文件命名(档号编制)、文件格式与品质、元数据要求等关键要素实现对电子文件的规范管理。

　　(1)电子文件命名

　　《指南》推荐使用档号为电子文件统一命名。在数字档案馆建设中，档号体现整理规则，是反映电子文件之间有机结构和历史联系的一条重要纽带。不同门类的电子文件无论处在哪个管理流程、存储于哪个逻辑位置，都能通过档号简单区分并明确相互关系。

　　(2)文件格式与品质

　　文件格式是关系电子文件长期保存的重要因素，也是保障电子文件真实、完整、可靠与可用的重要指标。文件品质虽然与电子文件长期保存关系不大，但直接反映电子文件的质量，并与电子文件的开发、利用关系密切。《指南》对文书、照片、录音、录像的保存格式做出了限定性规定，并结合实战经验确定了照片、录音、录像品质的最低要求。

　　(3)元数据

　　元数据是描述文件的背景、内容、结构及其管理过程的数据。到目前为止，元数据仍然是保障电子文件真实性、完整性、可靠性、可用性最有效的手段之一。同数字签名、时间等技术相比。

　　元数据对运行系统或第三方支持依赖性不强，在后续费用上也有相当的优势，因而对电子文件长期保存来说意义重大。除此之外，完善的元数据信息量大，能为电子文件的开发和利用提供无限的可能，有助于创造性发挥数字档案资源的作用。

　　目前档案行业只有文书类、照片类两项元数据规范，《指南》结合各地实践还提出了录音、录像的基本元数据项目，具体执行时可以以此为参考制定本地的元数据方案。如有新的元数据国家或行业标准发布，也可以直接对照适用。考虑到实现可能性，《指南》规定了元数据的最低数量，既便于操作又留足余地。

　　(4)电子文件归档范围和保管期限

　　数字档案室目前沿用传统档案归档范围和保管期限，但考虑到电子文件数量增加对成本影响相对较少，可以考虑适当调整电子文件归档范围与保管期限。

　　(5)电子文件的整理

　　电子文件一般参照传统整理方法进行整理，如有适用电子文件整理的国家、行业标准，应当优先按照该标准执行。比如文书类电子文件的整理应按照《归档文件整理规划》(DA/T22-2015)执行。

　　(6)版面格式要求

　　版面格式要求是针对文书类电子文件提出的独有要求。强调版面格式的意义在于一方面可以在一定程度上继承、延续纸质档案的可信性，另一方面也可以借助规范、严谨的办公自动化流程保障电子文件的真实性。

　　4.保障体系建设

　　保障体系建设包括经费、制度、人オ三方面内容。数字档案馆建设需要足够支撑建设和运行的经费，需要既通晓信息技术，又懂信息资源管理、知识管理的人才，需要包含电子文件管理工作流程、电子档案的管理、备份、应急处置等各项内容的制度要求，要有计划、有步骤地加以解决。

　　单就人才建设来说，应先从管理体制入手，建立档案、信息、技术部门协作机制，以部门协作弥补人才的不足，从长远来说，就要加大人才建设力度，通过培训或引进人才为数字档案室提供人才保障。

　　需要明确的是，保障体系建设作为数字档案室建设的组成部分，与其他建设内容相辅相成、相互促进，需要在建设中同步发展和进步，不能将保障体系建设仅仅作为开展其他建设的条件去对待。