研究事业单位办公系统与智能档案管理

最近几年，随着我国科技的不断发展和进步，事业单位在日常办公中和档案管理工作中，可以积极主动的利用信息技术， 慢慢形成了智能化的办公系统和档案管理体系。但是，目前部分事业单位在应用信息技术时还存在一定的问题，因此需要利用合理 有效的手段，来不断优化办公系统。下文针对事业单位办公系统与智能档案管理进行深入分析，进而有效提升智能档案管理质量和 办公效率。

1 引言 在事业单位管理工作中，档案可以对工作与活动的轨迹进行准 确记录，把事业单位的发展充分展现出来，并且也是事业单位进行 工作决策的重要依据。档案管理工作的质量和水平对事业单位的整 体管理质量和效率有着直接的影响，并且还会对事业单位长期稳定 发展有着直接的影响。因此，在新时代背景下，事业单位需要加强 档案管理工作，通过多种形式的手段，对办公系统和智能档案管理 进行充分运用，进而有效提升档案管理效率和办公质量，使管理变 得更加科学化。

2 事业单位办公系统与智能档案管理运行现状 首先，信息化管理贯彻落实不彻底，档案信息存在错误。事业 单位和企业不同，规模相对较大，需要处理的档案信息量较多，并 且处理工作的难度也非常大。部分单位的办公系统和智能档案管理 的应用还正处于探索的阶段，以至于部分智能档案管理工作贯彻落 实不够彻底。在这样的情况下，各种类型的信息无法及时反馈回来， 这严重影响到事业单位的资源配置。其次，智能档案管理无法实现 统筹管理和一体化管理。目前各个事业单位在进行智能档案管理 时，由于没有科学的智能管理积水，以至于还无法实现集中、统筹 的一体化管理，以至于在管理时和采集信息时还存在一定的问题。

3 事业单位办公系统与智能档案管理的策略

3.1提升相关工作人员的专业技术水平

在事业单位办公系统中和智能档案管理中，涉及到不同程度的 信息技术，若相关工作人员无法熟练操作信息技术，在实际工作中 就会存在较大的阻力。因此，事业单位相关工作人员需要具备较强 的专业技能，需要积极主动的对智能档案管理知识进行学习和掌 握。因此，需要对档案管理人员进行定期培训，使其可以熟练的掌 握档案管理技术，对先进的档案管理技术进行应用，来进行档案管 理工作。并且，还需要档案管理工作人员具备较高的职业道德水平 和责任感，对先进的技术和档案管理理念进行主动学习。此外，事 业单位可以对先进的智能档案管理技术和设施进行引进，做好硬件 设施基础工作。在该过程中，需要注意的是，需要结合事业单位的 工作形式和特点以及实际工作需求，对智能档案管理设备进行合理 科学的选择，进而使事业单位的智能档案管理工作需求得到满足， 提升事业单位档案管理的数字化和智能化。

3.2对事业单位网络进行优化

针对当下档案管理发展情况来看，事业单位智能档案管理在未 来将会成为主要的工作模式。通过信息技术，利用电子文件的形式， 针对档案管理内容，进行收发文件和存取档案等等。这样就可以结 合工作的需求，来实现实时查询和管理，也不会由于环境恶劣等原 因，致使档案被损坏。根据目前电子文档发展的情况，已经慢慢的 代替原有纸质版文件档案管理工作，在各个单位对文件进行处理 时，通过电子文件已经变成了主要工作形式。在事业单位档案管理 工作中，涉及到大量的档案，利用传统人工的管理模式，已经无法满足现代事业单位档案管理工作需求。传统人工管理模式的工作量 较大，并且还由于人为因素致使档案内容出现错误、档案保管存在 问题等。此外，事业单位需要优化建设局域网，使内部保证各个工 作环境都可以实现信息共享，以便于相关工作人员可以通过局域网 对相关科室、人员的档案信息进行获取。并及时修正和更新档案管 理信息，进而有效提升档案管理的精准化、智能化、规范化。

3.3对档案管理制度和模式进行创新

在档案管理工作中，需要严格对相关制度和法律法规进行遵 守，并结合档案管理工作，不断完善内部管理制度，进而使档案管 理工作可以顺利的进行下去。事业单位需要结合档案管理工作的需 求，不断优化内部档案管理制度和模式。并且，需要结合当地事业 单位的特点，对档案管理手段进行合理制定。在信息时代背景下， 把信息技术作为基础实施工作，进而有效改善和改进档案管理措 施。并且，事业单位需要对先进的信息技术设备进行积极主动的引 进，进而不断完善档案管理模式，最终有效促进智能档案管理水平 的提升，促进事业单位智能化档案管理发展打下良好基础。

3.4注重对事业单位智能化档案管理工作的支持

档案管理工作是事业单位日常工作中重要的组成部分，事业单 位相关部门需要结合我国档案管理相关法律法规与规章制度，进而 有效提升档案管理工作水平和质量。事业单位可以从以下两个方面 入手，第一，需要多给予智能档案管理工作支持，提供给智能档案 可靠的物质条件。事业单位可以结合自身的实际情况，对智能档案 管理设备进行采购，对局域网进行完善，进而使智能档案管理工作 可以顺利的进行。第二，需要多给予人才储备和人才培训工作支持。 事业单位可以定期组织相关培训和教育，进而使相关工作人员可以 具备强烈的智能档案管理意识，对智能档案管理技能进行主动学 习，进而有效提升智能档案管理的精准性和科学性和规范性。 4 结束语 总而言之，在新时代背景下，事业单位加强对办公系统的运用 和加强对档案的智能管理是非常重要的，不仅可以有效提升办公质 量和档案管理质量，还可以促进事业单位长期稳定发展。因此，事 业单位需要结合自身的工作特点和办公需求，积极主动的探索办公 系统与智能档案管理，并利用多种形式的手段，提升办公系统与只 能档案管理工作的质量，进而使档案管理的各项工作可以顺利进 行，最终实现促进办公质量和管理效率提升的目的。