文书档案整理分类方法

　　文书档案整理分类方法可以根据不同的需求和目的进行灵活选择。文书档案对组织效率和信息管理的重要作用，以及合规性和便捷性的考虑。下面是一个常见的分点论述：

　　1.归档目标：

　　在文书档案整理分类方法中，首先需要明确归档的目标。例如，是为了方便查找、提高工作效率，还是为了满足法律法规的要求等。

　　2.文件分类原则：

　　文件分类原则是文书档案整理的基础。可以根据文件的性质、内容、形式等因素进行分类。常见的文件分类原则包括按照文件的主题、时间、部门或责任人、文件类型等进行分类。

　　3.分类方式：

　　根据不同的分类原则，可以采用不同的分类方式。常见的分类方式包括：

　　按照主题：将文件按照其所属的主题或内容进行分类，例如人事文件、财务文件、项目文件等。

　　按照时间：将文件按照其产生或收到的时间顺序进行分类，例如按年份、月份等。

　　按照部门或责任人：将文件按照其所属的部门或责任人进行分类，例如按照销售部、市场部等。

　　按照文件类型：将文件按照其形式或类型进行分类，例如合同文件、报告文件、信函文件等。

　　4.文件编号和标识：

　　对于每个分类的文件，可以采用文件编号和标识的方式进行管理。文件编号可以根据分类原则和分类方式确定，以便于快速定位和检索。标识可以使用文件夹、标签、文件名等方式进行，以便于区分和辨识。

　　5.存储和保管：

　　在文书档案整理分类方法中，存储和保管也是重要的环节。可以选择适当的存储介质，如纸质档案柜、电子文档管理系统等。同时，需要制定保管规范，确保文书档案的安全性和完整性。

　　总之，文书档案整理分类方法是具有重要性和实际应用价值。可注意维护和更新文书档案的持续。

　　文书档案整理的作用

　　文书档案对于组织管理、信息管理和合规性等方面的重要作用，以下是整理文书档案的基本原则和方法。

　　1.提高组织效率：

　　文书档案整理可以帮助组织更快速、更准确地获取和利用各种信息资源，提高组织的效率和决策能力。通过整理文书档案，可以更好地发现和解决问题，促进组织的发展和进步。

　　2.便于查找和使用：

　　经过整理分类的文书档案，可以使各部门和员工更便捷地查找和使用相关信息。同时，也可以避免因为信息零散或不全面而产生误解和错误，从而提高工作效率和质量。

　　3.保障法律合规性：

　　文书档案整理也是满足法律合规性的必需过程。通过对文书档案进行规范化整理，可以更好地满足法律法规的要求和规范，避免因为违反规定而产生风险和责任。

　　4.促进信息共享和传承：

　　经过整理分类的文书档案，可以促进信息共享和传承。在组织内部，可以更好地利用历史经验和知识，避免重复劳动和重复错误。在跨部门或跨机构之间，也可以更高效地共享信息，促进合作和发展。

　　总之，文书档案整理具有作用和价值，需要注意维护和更新文书档案的持续性，并呼吁更多的人关注和支持文书档案整理工作。

　　文书档案整理步骤

　　文书档案是机关、团体、企事业单位在行政管理事务活动中产生的，由通用文书转化而来的那一部分档案的习惯称谓。包括命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、信函、简报、会议记录、计划和总结等。

　　适用范围：行政管理事务活动

　　收集、分年度、确定归档范围、分类(归档方法)、立卷(整理成件)、分保管期限、文件排列、装订、编号、数页码、装盒、编目、放置备考表、上架。

　　文书档案分类方法

　　保管期限——年度分类法，

　　保管期限——年度——问题分类法

　　问题——年度——保管期限分类法

　　年度——保管期限分类法，

　　年度——组织机构——保管期限分类法

　　作用

　　1）分类是档案整理工作的重要环节；

　　2）分类的科学性决定了文书档案整理的科学性；

　　3）分类是文书档案标准化、规范化工作的具体表现；

　　4）分类是整理工作的重要组成部分，是系统化的中心环节。

　　原则

　　档案分类要遵循客观性、逻辑性、实用性、历史性的原则

　　保管期限

　　我国档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

　　销毁

　　制定保管期限表；

　　制定销毁档案的审批制度；

　　制定销毁档案的监销制度。

　　编制

　　按照各个全宗分别编制。每一清册一式两份，一份报批，一份留存。

　　做好文书档案归档整理工作“四个注重”

　　为切实做好本院各类文件档案的收集、整理、归档工作，充分发挥档案资源的重要作用，办公室从“四个注重”即档案收集、整理、保管方面入手，认真做好文书档案归档整理工作。

　　一是注重材料收集工作

　　档案材料的收集是档案室获取和积累档案的一种手段，是保证档案文件齐全和完整的关键环节。对本院形成的和收到的“红头”文件，对照收发文簿逐一进行收集，严格收文、行文程序，细致做好公文材料底稿、附件和与文件有关的批示等附属材料登记和收集整理，做到登记办理、传阅、归档和保密工作环环紧扣、有条有理，确保文书材料完整、规范、有序。

　　二是注重规范整理工作

　　为确保档案整理质量，各类文书档案整理完成后，由主要负责档案人员按照归集整理要求，对整理的各类文件、会议记录、工作手册、总结、计划、报表等工作中形成的应归档的相关资料进行自查验收，对不符合要求的有关档案资料一律重新整理，直至合格为止，确保档案整理的质量。截止目前今年共归档文书档案458件，其中永久92件，30年65件，10年172件，资料129份。

　　三是注重档案保管工作

　　严格按照《档案法》及文书档案归档范围等规定，按类、件、份归档，专柜存放，专人负责，确保归档资料的完整、准确、齐全，并按照保管期限编印了《文书及归档文件目录》，便于检索，易于利用，极大提高了档案资料的查询和利用效率。

　　四是注重档案信息化工作

　　对纸质文书档案进行电子化处理，实现文书档案管理信息化，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，进而使文书档案的信息资源得到最大限度的开发。