海口数字化扫描档案

　　档案数字化扫描是将纸质档案转换为电子格式的过程，旨在提高档案的存储效率和访问便捷性。这个流程通常包括准备、扫描、数据处理和存储等多个步骤。通过这一过程，档案不仅能够被有效保存，还能在必要时快速检索和共享。

　　海口数字化扫描档案

　　（一）档案整理

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　1、目录数据准备

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

　　3、区分扫描件和非扫描件

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整

　　对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；

　　折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　（二）档案扫描

　　1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）

　　根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如

　　工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。

　　普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；

　　纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；

　　纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）

　　页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；

　　页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；

　　页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

　　3、分辨率选择

　　采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；

　　采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）

　　扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；

　　需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；

　　粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　4、扫描登记

　　填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　（三）图像处理

　　对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。

　　纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；

　　旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；

　　去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；

　　裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；

　　断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；

　　反白字修正：将部分反白文字可进行描述；

　　分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；

　　拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（四）图像处理质检

　　主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

　　图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；

　　扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；

　　顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；

　　漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；

　　多扫：将多扫页面删除；

　　倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。

　　（五）图像存储

　　纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。

　　注：禁止用Word文档保存扫描图像。

　　（六）目录建库

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　（七）数据挂接

　　1、挂接前的数据关联检查

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　2、汇总挂接

　　档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　（八）数据验收

　　一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

　　验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　填写纸质档案数字化交接登记表。

　　（九）数据备份

　　经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。

　　（十）装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。

　　（十一）扫描注意事项

　　扫描前必需对文档进行拆除装订物，并检查文档内是否藏有干扰物（如钉书钉、碎纸等），以免产生卡纸、损坏扫描仪，务必保持文档干净送入扫描仪中；

　　对破损严重、无法进行扫描的原件要先进行修复、裱糊；

　　褶皱不平影响扫描质量的原件应先压平再进行扫描；

　　对纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）、纸质过厚、照片等采用高速扫描仪的平板扫描；

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；

　　扫描完每一份文件，要对照原文仔细检查扫描是否清晰、完整；

　　按要求使用扫描仪、清洗，并对每次使用完扫描仪进行保洁，检查是否关闭电源；

　　纸质档案数字化成果提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。

　　总之，档案数字化扫描流程是实现信息化管理的关键步骤。有效的数字化不仅提升了档案管理的效率，还保证了档案的长期保存与安全。随着技术的进步，这一流程将不断优化，为各类组织提供更加高效、可靠的档案管理解决方案。

　　档案数字化扫描标准

　　档案数字化扫描是现代信息管理的重要组成部分，它不仅提高了档案管理的效率，还为信息检索、存储和共享提供了便利。为确保档案数字化的质量和一致性，制定一套科学、标准化的扫描标准至关重要。这些标准不仅涉及到扫描设备的选择，还包括扫描过程中的操作规范和后期数据处理。以下是档案数字化扫描标准的主要内容：

　　1.扫描设备要求

　　分辨率：推荐使用至少300 dpi的扫描分辨率，以保证文档的清晰度和可读性。对于一些要求较高的档案，可能需要600 dpi或更高的分辨率。

　　颜色深度：建议选择24位色深（True Color）扫描，以确保图像的颜色准确性和细节保留。

　　扫描仪类型：优选高质量的平板扫描仪或专用档案扫描仪，避免使用低端的消费级扫描设备。

　　2.文档准备

　　清洁和修复：在扫描前，文档应经过清洁和修复，去除灰尘、污渍以及其他可能影响扫描质量的因素。

　　整理和分类：档案应根据类型和类别进行整理，避免扫描过程中出现混乱。

　　3.扫描设置

　　文件格式：建议使用无损压缩格式（如TIFF）进行扫描，以保留原始文档的所有细节。对于需要较小文件大小的应用，可以选择PDF格式。

　　色彩模式：选择适当的色彩模式（如灰度或RGB），根据文档的实际需求进行设置。对于黑白文档，应使用灰度模式。

　　4.扫描操作

　　一致性：在整个扫描过程中，保持扫描设置的一致性，包括分辨率、颜色模式和文件格式，以确保档案的统一性。

　　文件命名：使用明确的文件命名规则，以便于后续的检索和管理。文件名应包含文档的主要信息，如日期、类型和编号。

　　5.后期处理

　　图像处理：对扫描图像进行必要的后期处理，如裁剪、旋转和调整对比度，以提高图像的可读性。

　　质量检查：对扫描的档案进行质量检查，确保每份文档的清晰度和完整性。

　　6.数据存储和备份

　　存储介质：选择可靠的存储介质，如硬盘阵列或云存储，确保数据的安全性和可访问性。

　　备份计划：制定定期备份计划，以防数据丢失或损坏。备份应保存在不同的物理位置或云端。

　　总之，制定和遵循档案数字化扫描标准，对于档案管理和信息保存至关重要。通过规范的设备选择、操作流程和数据处理，可以显著提高档案数字化的效率和质量。此外，标准化的扫描过程还可以确保档案的一致性和长期保存的可靠性。

　　档案数字化扫描注意事项

　　档案数字化扫描是现代信息管理中的重要环节，它不仅提高了档案的管理效率，还保护了档案的长期保存和利用。然而，档案数字化扫描过程涉及多个方面的注意事项，确保扫描质量和文件安全是关键。以下是进行档案数字化扫描时需要特别注意的几个方面。

　　1.档案预处理

　　整理与清洁：在扫描前，确保档案无污损、无折叠。清理档案表面灰尘，以避免扫描时影响图像质量。

　　修复和整理：如有必要，对损坏的文件进行修复，整理档案的顺序，确保每页的完整性和正确排列。

　　2.选择适当的扫描设备

　　扫描仪类型：根据档案的类型和需求选择合适的扫描仪（如平板扫描仪、馈纸扫描仪或专业档案扫描仪）。

　　分辨率设置：选择适当的分辨率（通常300600 DPI），以保证图像清晰，适合后期的读取和存档需求。

　　3.扫描设置与格式

　　颜色模式：根据档案的实际情况选择合适的颜色模式（如黑白、灰度或彩色），以保持信息的准确性。

　　文件格式：选择合适的文件格式进行保存（如PDF、TIFF、JPEG），根据需求考虑文件的兼容性和压缩比。

　　4.数据质量控制

　　检查扫描效果：定期检查扫描结果，确保没有漏扫、模糊或失真现象。

　　备份数据：扫描过程中和完成后，要进行数据备份，防止数据丢失或损坏。

　　5.数据安全与隐私保护

　　访问控制：确保扫描后的电子档案仅限授权人员访问，保护档案的机密性。

　　加密存储：考虑对重要档案进行加密存储，以防止数据被非法访问或篡改。

　　6.后期处理

　　文件整理：对扫描文件进行整理，建立索引和目录，方便后续检索和管理。

　　质量验证：对扫描后的文件进行质量检验，确认所有档案内容完整且清晰可读。

　　总之，档案数字化扫描不仅是档案管理的现代化步骤，也是保护和传承重要信息的关键环节。通过遵循上述注意事项，可以确保扫描质量、提高数据的可用性，并有效保障档案的安全性。科学合理的扫描过程将为档案的长期保存和高效利用奠定坚实基础。

　　档案数字化扫描意义

　　随着信息技术的迅猛发展，传统纸质档案的管理面临许多挑战。档案数字化扫描，即将纸质档案转换为电子格式，已经成为现代化档案管理的必然趋势。数字化不仅能够提升档案管理的效率，还能改善信息的安全性和可访问性。这一过程对于各种机构和组织来说，都具有重要的意义。

　　1.提高档案管理效率

　　简化检索过程：数字化后的档案可以通过关键词搜索和分类系统快速检索，显著缩短查找时间。

　　节省物理空间：纸质档案需要大量存储空间，而数字化档案可以存储在硬盘、云存储等介质中，节约了物理空间。

　　2.增强信息安全性

　　备份与恢复：数字档案可以通过多重备份机制防止数据丢失，确保档案的长期保存。

　　访问控制：数字档案系统可以设定权限管理，限制敏感信息的访问，提升信息的安全性。

　　3.促进信息的共享与协作

　　远程访问：数字化档案可以在全球范围内通过网络访问，支持跨地域的协作和信息共享。

　　实时更新：电子档案可以进行实时更新，确保信息的及时性和准确性。

　　4.提升档案的保存条件

　　减少物理损耗：纸质档案长期保存容易受到环境因素如湿气、光照等的影响，数字化后可以避免这些问题。

　　长期保存：数字化档案可以在无损耗的情况下长期保存，克服了纸质档案因时间推移而劣化的问题。

　　5.助力法规与合规

　　符合法规要求：许多国家和地区对档案的保存和管理有明确的法规要求，数字化可以更好地符合这些要求。

　　便于审计与监管：数字档案可以提供详尽的审计记录，方便对档案使用情况进行监控和审计。

　　综上所述，档案数字化扫描不仅仅是技术进步的体现，更是档案管理模式的重大变革。通过提高效率、增强安全性、促进共享、改善保存条件以及符合法规要求，数字化扫描为档案管理带来了深远的影响。