档案整理数字化及数字化服务

　　纸质档案的存放可能会因为年限过程而产生长霉发黄或者是字迹退化等问题。为了避免这些问题，我们就需要把进行档案数字化，让材料以网络化的形式有限延长原件的保存时间，实现档案的永久保存。

　　那么什么是档案数字化呢？档案数字化就是指把档案通过计算机扫描的方法把档案纸质原件进行数字网络化。一般情况下，我们需要先把档案按照十大类要求进行整理分类、排序、编目、著录，然后再进行数字化。

　　在进行数字化时我们需要先对原纸质材料进行扫描，上传到相应的系统；然后对已经上传数字化的材料进行修图处理，修掉档案材料中的折痕、墨块等；接着会有不同的工作人员进行第一次校验和第二次校验，只有通过两次校验都没有问题，我们才能接着对档案进行批量挂接处理，将扫描、处理完成的图片挂接到相应的档案条目；

　　挂接完成之后我们还需要进行目录编撰、图像处理、挂接校对；接下来进行对纸质档案进行分类和装订。最后在光盘或者硬盘中进行数字化的备份。数字化完成之后我们还需要对光盘进行检查、数字化数据进行整体验收，由技术人员将加工完并审核无误的数据进行数据倒入相应的库中。

　　档案数字化能够有效地延长我们纸质档案的保存时间，档案的数字化是一项严谨的工作，关注中博奥技术有限公司，了解更多档案数字化信息。

　　档案整理数字化流程

　　档案整理工作是档案管理的基础工作之一。作为档案管理工作中较为常见的档案种类之一的人事档案，在开展档案管理工作时，首要的就是做好档案整理工作。而随着人事档案管理工作的发展，推行人事档案信息化建设也是开展档案管理的新趋势之一。那么开展人事档案整理及数字化工作的流程有哪些呢？一起来了解一下吧！

　　人事档案整理及数字化工作并不是随心所欲的，档案管理政策法规对于人事档案的整理会进行十大类的分类细则，所以做好档案整理的第一步就是根据档案十大类准则进行档案材料的收集与查漏补缺工作。当然，档案收集工作并不是一次性的，随着时间的推移还会产生许多需要收集归档的档案资料，做好人事档案的收集工作也是档案日常管理的工作内容之一。

　　当然，档案整理不仅仅是进行档案收集工作，除此之外还需要进行材料排序、人事档案目录编写、档案材料祛钉修整，才是完成了档案整理工作的主要环节，同时才能进入档案数字化加工流程。数字化加工需要对纸质档案载体进行电子扫描，同时对于档案扫描件进行修图、校对等工作，才能将纸质载体档案变成电子载体信息进行存储。

　　人事档案整理及数字化工作对于推进档案管理与资源的利用有很大的帮助，所以做好整理及数字化工作是有益于企业进行人事档案管理的！

　　档案整理数字化注意事项

　　档案信息是企业的核心资源和重要资产，随着科技的飞速发展，数字化、智能化对企业的发展越来越重要。那么在武汉，档案数字化服务的选择需要注意什么呢？

　　第一，采用科学的技术指标。熟悉掌握档案数字化相关的规范文件。例如，纸质档案扫描加工的主要技术参数要求涉及色彩模式、分辨率、存储格式和压缩率等。其中扫描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建议扫描分辨率不小于300dpi。

　　第二，采用规范的加工流程。档案数字化加工的流程主要包括档案整理、目录建库、档案扫描、图像处理、图像存储、数据质检、数据挂接、数据验收、数据备份、成果管理等。不可遗漏任何一个工作环节，否则可能导致数字化成果不合格、不可用。

　　第三，采用严谨的过程管理。在数字化加工过程中，建立问题反馈机制，阶段性对数字化成果进行检验和修正，加强对质量的检测和过程的监控。

　　档案整理：在进行数字化之前，要对档案进行整理，包括排序、分类、去重、检查文件完整性和准确性等。确保档案材料的齐全、有序和准确。

　　图像处理、质量控制：慎用裁切、橡皮擦等图像工具，避免对原始档案造成不必要的损害；需要对数字化过程中的图像质量、文件完整性、数据准确性等进行严格把关，确保数字化成果的质量。

　　数据存储和管理、数据保密和权限控制：确保数字化后的档案数据安全存储，并进行有效的管理和维护；选择合适且多样化的存储设备，如硬盘、光盘、云存储等，以保证数据的安全性和可持续性；在档案数字化过程中，要加强对敏感和机密信息的保护，设置相应的权限控制，确保档案数据的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于档案管理员查找和利用档案信息。

　　外包服务管理：如果需要进行档案整理及数字化的外包服务，选择外包公司的时候不仅要鉴别单位的资质，还需要按照上述注意事项进行严格的管理和监督，确保外包服务的质量和档案安全。

　　通过以上注意事项，可以确保档案整理及数字化工作的顺利进行，提高档案管理效率，并且达到保护原始档案的目的。

　　档案整理数字化的作用

　　档案整理数字化是指将纸质档案通过数字化技术手段转换为电子文件，以实现档案信息的数字化管理和利用。这一服务在现代信息化社会中具有重要作用。以下是关于档案整理数字化的作用：

　　1.提高档案管理效率：数字化档案可以通过电子检索系统快速搜索、定位和获取所需档案信息，大大提高档案管理的效率。传统的纸质档案需要耗费大量时间和人力进行查找和整理，而数字化档案可以在几秒钟内完成检索，节省了大量的人力资源。

　　2.便于档案共享与协同：数字化档案可以实现档案信息的共享与协同。不同部门、机构或单位之间可以通过网络平台共享数字化档案，避免了传统的纸质档案流转和传递带来的时间和空间限制。同时，数字化档案也方便了多个团队或部门之间的合作与协同。

　　3.提升档案保护水平：纸质档案容易受到自然灾害、人为损毁等风险的影响，数字化档案可以有效地提升档案的保护水平。数字化档案可以进行多重备份，保证档案信息的安全性和稳定性。此外，数字化档案不会受到纸张老化、虫蛀等问题的困扰，有助于长期保存档案信息。

　　4.节约空间与资源：纸质档案需要大量的存储空间和人力维护成本。通过数字化档案整理，可以节约存储空间，减少纸张和印刷材料的使用，降低环境压力，实现可持续发展。同时，数字化档案也减少了传统档案整理和管理所需的人力资源。

　　5.促进信息化建设：数字化档案整理是信息化建设的重要组成部分。通过数字化档案整理，可以促进各个部门、机构或单位信息化水平的提高，推动现代化管理模式的应用，推进数字化城市建设。

　　综上所述，档案整理数字化在提高档案管理效率、便于档案共享与协同、提升档案保护水平、节约空间与资源以及促进信息化建设等方面具有重要作用。数字化档案的应用可以提高工作效率，增强档案信息的安全与稳定性，推动信息化建设的发展。因此，积极推进档案整理数字化服务对于促进社会发展和提升管理水平具有重要意义。