台北档案整理服务

　　台北档案整理服务的人事档案整理工作内容是指对档案文件资料进行收集、整理、归档、保存和检索的过程。其作用在于：1.保障个人信息的安全性和隐私性；2.提高企业管理效率，加快文件检索和处理速度；3.提高企业的服务质量和形象。

　　具体来说，人事档案整理工作内容包括以下内容：

　　1.收集：对档案个人资料、学籍资料、工作证明、合同、工资福利等文件进行收集，并进行初步分类整理；

　　2.归档：将档案资料进行分类整理，按照制定的标准进行归档，并在档案中标注档案编号、姓名等信息；

　　3.保存：对档案资料进行妥善保管，确保档案的完整性和安全性；

　　4.检索：按照制定的标准进行文件检索，提高文件的检索速度和准确性。

　　人事档案整理工作内容是企业管理中至关重要的一环，其好坏直接影响企业管理效率和企业形象。我们应该注重人事档案整理工作内容的标准化和规范化，建设档案整理系统，提高员工档案整理工作人员的素质和能力，定期进行档案整理工作的检查和评估，确保档案整理工作的质量和效率。

　　只有这样，才能更好地保障员工个人信息的安全性和隐私性，提高企业管理效率，同时提升企业形象和服务质量，为企业的可持续发展奠定坚实的基础。

　　归档文件“件”的区分与修整

　　首先是以我为本(以发文单位为主)。凡是本单位所产生的发文(红头文)必须归档，其它单位（包括上级、同级和下级机关）的来文，需要办理的文件(办件)必须归档，重要的文件材料应该归档，阅知类的文件可以不归档。

　　文件以“件”为单位进行整理归档。一般以每份文件为一件，

　　1、文件正本与定稿为一件（重要文件如法律法规等须保留历次修改稿的，其正本与历次稿包括定稿各为一件）。

　　2、正文与附件为一件（附件是指附属于正文之后的其他文件材料，作为正文的补充说明或参考材料，如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规文件等等。一般来说，正文与附件为一件，如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件）。

　　3、原件与复制件为一件（对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如热敏纸传真件、铅笔书写的重要文件），以及使用中出现破损的文件，应复制后归档。复制件包括复印机制作的复印件以及手工誊写的抄件等。这些复制件应与原件作为一件）。

　　4、转发文与被转发文为一件（转发文与被转发文是一份文件的不同部分，前者往往包括贯彻意见及执行要求，后者则是具体内容，它们在发挥文件效力方面难以分割，因此也应作为一件）。

　　5、报表、名册、图册等一册（本）为一件（报表、名册、图册等一般每册（本）内容都相对完整，具有独立的检索价值，因此应按照其本来的装订方式，一册（本）作为一件）。

　　6、来文与复文各为一件（这是比较特殊的一种规定。“来文与复文”是对联系密切的来往性质的文件材料的概括性表述，也包括“去文与复文”，从文种上看包括请示与批复、报告与批示、函与复函、通知与报告等等）。

　　7、请示与批复各为一件。

　　8、报告与批示各为一件。

　　正文与文件处理单（文件在运转过程中一般都附有文件处理单或者拟办单、发文稿头纸，有的还附有领导批示的签批条等。这些表单真实地记录了文件的形成、办理过程，是归档文件不可分割的重要组成部分，应与文件作为一件）。

　　“为一件”是指在实体上装订在一起，编目时也只体现为一条条目。

　　归档文件的整理工作，必须遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。排列方法强调按事由排列。

　　归档文件按照不同年度、不同机构（问题）、不同保管期限等形成中的客观规律进行相对集中，维护不同文件间的有机联系。排列文件时，强调了“事由原则”，将同一事由形成的文件排列在一起，使文件间的有机联系得以充分体现。

　　在装订之前，将全部文件梳理一遍，按照以上整理原则，将属于一件的材料放在一起，以便于装订，防止返工。

　　档案整理的注意要点

　　在进行档案工作时，首先需要开展的工作之一，就是认识、了解档案的价值，档案工作不仅仅只是完成对纸质载体的保管与管理，更是作为一种信息载体存在，所以需要增强档案工作意识，认识档案资料的价值，强化对于档案的利用，才能使得档案材料作为一种资源发挥更大的作用。那么单位档案整理工作的开展，需要注意什么呢？

　　首先需要注意的是，做好档案档案整理工作，离不开规范建档工作，即需要按照档案整理的规章制度，按照档案工作的政策标准，完成档案材料的收集与整理工作。比如档案工作中较为常见的人事档案与综合档案，在进行管理时的基础工作之一就是档案材料的收集整理。

　　其次，单位档案整理工作的开展，离不开专业的档案整理工作人员。并不是所有单位企业都可以进行档案保管，而是需要具备档案整理权限，而且档案工作需要设置专门的档案整理工作人员，因为档案资料的类型众多，不同的档案类型在进行管理工作时所依据的档案政策标准与规章制度也有差别，所以单位档案整理工作离不开专业的档案整理工作人员。

　　现阶段档案整理工作中存在的问题

　　档案整理工作中存在的不足之处

　　现阶段，单位在实施档案整理工作过程中，最为显著的问题在于管理理念较为落后。随着我国现代档案整理工作的不断发展与进步，传统的档案整理理念已经无法适应于全新的要求。随着经济社会的不断发展，档案整理工作已经涵盖了所有的行业，无论是档案的内容还是档案的形式均已经发生了翻天覆地的变化，这就导致档案整理工作的复杂程度得到了显著的提升。因此，为了更好地满足档案整理的不断发展，档案整理人员必须要及时更新理念，加强自身的学习，不断丰富自身的档案整理知识和经验。

　　另一方面，通过相关的调查研究可以发现，单位内部档案整理的从业人员，大部分是由单位内部其他岗位的工作人员兼任的，或者是由其他岗位调动而来的，这些档案整理工作人员并非档案整理专业初审，这就导致整个档案整理团队的管理能力水平处于较低的水平，对于档案整理工作的顺利实施和开展带来了一定的难度。

　　档案归档整理过程中存在的不足之处

　　通过对档案整理工作的实际情况进行分析，可知我国一部分档案整理人员还未能够充分意识到档案整理工作的重要性，并未熟练的、全面的掌握档案归纳整理技巧。例最为明显的问题在于档案整理工作人员对于档案并没有形成一个清晰的、准确的认识，如针对部分篇幅较大的档案，无法确定是应该保留还是删除。这就导致在档案整理归纳整理过程中保留了大量不必要的文件，从而导致档案存储空间被占用，同时，还投入了档案人员的精力。

　　档案分类工作存在的不足之处

　　在档案分类过程中，存在的问题主要表现在未能够充分的、全面的考虑实际工作的情况，制定科学的、合理的档案分类方案。分类的标准往往交叉使用，导致档案归档存在着非常明显的分散性特征。根据档案整理办法的相关规定，档案归档的分类方式主要可以分为三种：

　　即保管期限-年度-机构、保管期限-年度-问题以及保管期限-年度。但是，在实际的归档过程中，一般采用的方法为级次分类法和收文发文分类法等，这种分类方法缺乏统一性和标准性，将会导致文件检索存在着较大的难度。