贵阳档案整理服务公司

　　近年来，随着社会的发展和时间的推移，档案的数量越来越多，档案的种类也是越来越多，而档案的作用也是越来越重要。而为了更便捷、更高效的利用和保存这些档案，我们就需要对档案进行专业化的整理。那么，档案整理主要是涉及到哪些方面呢？

　　档案整理主要的方向由国家政策进行把控，而各地各机构在遵循这个方向的基础下，也会为了使用的便利性，做一些细节上的处理。首先说到人事档案整理，就不得不了解一下人事档案整理的十大类：①履历材料、②自传材料、③鉴定、考核材料、④学历学位、职称、学术、培训材料、⑤政审材料、⑥党团材料、⑦奖励材料、⑧处分材料、⑨工资、任免、出国、会议材料、⑩其他材料。

　　在大概理解这些分类的意义之后，我们需要对档案材料进行一系列操作：首先要需要对材料进行收集、筛选和鉴别；其次按十大类对这些材料进行分类（其中第四和第九还需要进行二级分类）；然后对每一分材料排序并标注编号；最后我们需要对这些材料进行修整、装裱、装订，便于对老旧材料的保存和查阅。

　　以上就是人事档案整理的主要工作内容，不要看起来觉得几句话几个词就解决了，在实际操作的时候，我们会遇到各种各样的困难。包括材料收集阶段，会因为时间的问题导致缺少部分材料；对于个别材料的分类，可能会引起意见的分歧等。

　　照片档案的整理步骤

　　按照《照片档案整理规范》的要求，照片档案的整理应本着有利于保持照片档案的有机联系、有利于保管、有利于提供利用的原则。照片档案的底片、照片应分开存放。

　　1.照片档案的分类

　　根据照片档案的特点，从室藏档案的实际出发，适当考虑照片档案与其他类型档案的联系，以达到分类的客观性、逻辑性与实用性的要求。底片与照片应有不同的分类方法。

　　（1）底片的分类

　　按底片的制成材料分类，有软质底片、硬质底片；按底片尺寸大小分类，有2寸、4寸、特大号；按年度分类，即按不同历史时期产生的照片来分类；按内容分类，即按底片所反映的问题、剧目、工程、项目、产品类型来分类。对于底片数量较少的单位也可以不分类，按底片收到的先后次序流水编号即可。

　　（2）照片的分类

　　应在全宗内按保管期限——年度——问题进行分类。跨年度且不可分的照片，也可按保管期限——问题——年度进行分类。分类方案应保持前后一致，不应随意变动。也可以考虑与文书档案的分类方法保持一致。照片档案数量较多的单位，还可以从摄影的目的、记载的内容和表现形式，划分为记录性照片和艺术性照片两大类。

　　2.照片文字说明的编写

　　文字说明同底片、照片一起构成了照片档案的基本要素。如果没有文字说明作补充，就会使人无法明白照片画面上所反映的时间、地点与内容。文字说明与照片放在一起，可以起到相互印证、补充的作用。文字说明编写得准确、简明与否，直接影响到照片档案的质量。文字

　　说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六个要素。这六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。单张照片的说明在照片正下方书写，也可在照片右侧或左侧书写。大照片的文字说明可另纸书写，一同保存。

　　3.照片档案的立卷

　　照片档案分类后，应将照片档案组合成案卷。一般情况下，一项内容一卷，内容相近的也可组成一卷，每卷不宜超过30个芯页，照片档案数量很少的单位，每一年的照片可组合成一卷。一般按照重要程度或时间顺序进行排列，按顺序嵌进照片档案装具。然后编照片号，照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码，由全宗号、保管期限代码、册号、张号组成。照片号有两种格式，即全宗号——保管期限代码——册号——张号、全宗号——保管期限代码——张号。

　　档案整理服务机构要注意的几点

　　国企机关事业单位或多或少对人事档案整理都有所要求，不管是人员的进出、职称评定、提拔任命等，都涉及人事档案的利用，而如果想了解一份人事档案的基本情况，进行档案整理是必须的。不少自身没有配备专业合格的档案从业人员的单位，选择委托人事档案整理服务机构开展工作，那有哪些需要注意的呢？

　　一、资质。既然是人事档案整理服务机构，自然需要配备相应的资质。最基本的就是营业执照上需要有档案整理字样，还需要配备档案服务机构备案证书。如果是一家专业的档案机构，还会拥有各类保密资质，涵盖各项档案业务，在保障档案的安全性、保密性的前提下，切实满足单位需求。

　　二、利用。人事档案整理涉及到的人事档案可能由单位自行保管，也可能散落在各地，档案服务机构也会根据单位的实际情况，上门驻场进行档案整理。如果委托一家不仅拥有人事档案保管权限，还能妥善处理人事档案整理的人才中心，可以将档案统一转到人才中心现场进行整理，极大方便了项目的实施。

　　三、案例。了解一家人事档案整理服务机构服务过哪些单位、做过哪些项目，可以有效对单位的专业性、实施能力进行判断。

　　综上所述，档案服务机构在选择上有诸多讲究。具体在选择时，也要从单位实际情况出发哦！

　　档案分类整理的三大原则

　　档案分类是一项重要基础性工作，如果文件分类不清、收集的档案归位不明，文件材料的组织体系混乱，整理编目也会杂乱无序，因此，如何使得每一份文件都能“适得其所”，是我们开展档案整理工作的关键一步。

　　严整性规则

　　分类的严整性体现在分类是否具有逻辑性。档案分类的结果是形成一个具有一定从属关系和平行关系的不同等级的逻辑系统。档案分类要求在纵向上具有从属关系，在横向上具有平行关系，做到各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致，

　　从纵向的从属关系来说，它表示大类和它所展开的各级属类之间的关系，即上位类和下位类的关系。上位类要能包含它所属的下位类，下位类一定是它的上位类的组成部分，两者之间是总体和部分的关系。即，下位类目的外延之和等于上位类目的外延。从横向的平行关系来说，它表示同一分类层次上的各类目之间的关系，即同位类之间的关系。同位类之间是互相排斥的关系，只能并列、平行，并使之界限清楚，而不能交叉重复。

　　这里涉及到逻辑学上概念的划分问题。

　　概念的基本逻辑特征是概念具有内涵和外延。概念的内涵是指反映在概念中的对象的本质属性或特有属性，即概念的含义，如，档案的本质属性是原始记录。档案的含义就是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。概念的外延是指概念的适用范围。比如，企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作档案都属于企业管理类档案。也就是说，概念的外延是指概念所反映的客观事物的"类"。因此，我们又可以说企业管理类档案有企业经营管理、生产技术管理、行政管理、党群工作四类档案。我们认识事物既要把握概念的内涵，又要把握概念的外延。概念的划分就是把一个大概念分为若干个小概念。被划分的概念叫"母项"（如，企业管理类档案），划分出来的小概念叫"子项"（如，企业经营管理档案、生产技术管理档案、行政管理档案、党群工作档案），划分的依据叫"划分标准"。

　　逻辑划分应当遵循以下要求∶

　　第一，划分必须穷尽。即划分出来的子项总和要等于母项的外延。这是我们在纵向上划分的要求。如文书档案以"年度一机构一保管期限"分类，在机构这一层次划分上要列出立档单位形成档案的所有内设机构，不能多也不能少。

　　第二，每次划分必须坚持同一标准。这是我们在横向上的划分要求。同时，还要求划分的子项应当互不相容。例如，如果在科研档案划分为工业、农业、医疗等类的同时，又分为基础理论、软科学等类。前者按行业划分，后者按研究性质等标准划分，就会出现工业方面的基础理论研究项目档案是归工业类，还是归基础理论类的问题。这是由于后者与前者不是按同一标准划分，子项互相包含造成的。其结果是档案归类混乱、查找困难。

　　效用性规则

　　档案分类本身不是目的，而是科学管理的一种手段。效用性规则要求档案分类要适应不同种类档案及其管理的特点，满足档案科学管理和方便利用的需要。

　　例如，分类的类目和层次的多寡问题。无论是分类层次，还是分类类目，都要适中。分类层次过少，类目也太少，就达不到分类的目的;分类层次过太多，类目也多，会因增加了头绪而使管理变得复杂。

　　又如，类目对象的选择问题。档案实体分类的类目选择应以贴近文件材料产生的实际为佳。福建省科技厅于2005年建立"科技计划项目管理系统"，课题的申报、评审等工作都通过网络在系统内进行。项目编号中有一个分类代号是与项目管理的业务处、中心对应的。比如，福建省科技档案馆的类目选择直接应用了"科技计划项目管理系统"中的这个分类代号。如农业类课题由农业处协调管理，在项目编号中用"N"表示，档案整理时也采用"N"作为档号的一部分，用以表示机构的类目，使档号与原有的项目编号对接起来，方便管理和检索。

　　稳定性规则

　　档案的分类，往往牵动着档案整理的全局。如果分类发生变化，排架、编号等相关工作也会发生变化，有些甚至需要从头做起。因此，不论是基层档案机构还是档案馆，必须保持档案分类的相对稳定性，不宜频繁地变更分类方法和分类体系。在确定分类方法和体系时也要慎重考虑，充分论证。

　　当然，产生档案的社会活动不是一成不变的。社会活动的调整或改变，必然导致档案分类对象的变化。无论是分类方法，还是分类方案，适时地进行变动、完善也是必须的。