长春档案整理外包服务

　　档案整理工作，就是按照各单位档案形成的规律以及特点，根据科学的理论和方法，将各种档案整理成方便管理人员管理和利用的有序整体的一项工作。

　　对于档案整理工作而言，它的主要内容分为：区分全宗、全宗内档案的分类、档案立卷、档案排列以及编制档案目录等等。这些内容后续我都会详细讲解，感兴趣可以在评论区告诉我，会及时更新的。

　　对于现在的社会单位，行业是五花八门的，那么单位形成的档案一样也是各种各样的，不仅类别不同，有时载体也会不一样，所以根据档案的状况不同，整理工作的内容也会出现差异，而整理工作也可以分为下面三种类型：

　　（一）排列与编目

　　这里可以说一下，档案整理工作呢也是需要一定量的档案的，所以工作一般的场景都是出现在“档案室”“档案馆”内，往期我也分享过档案馆的一些资料，所以从档案馆（室）的角度分析。

　　当档案室接收的是机关部门整理好的档案，档案馆接收的是立档单位移交的档案，这个时候档案整理工作的范围就很大了，所以就需要对收集过来的档案全宗，进行系统性的排列，也要对档案目录进行加工。

　　（二）细节调整

　　俗话说得好“林子大了什么鸟都有”，档案馆也不敢绝对的保证，自己接收的档案都是极具价值的，所以当整理入档案馆内保存的档案，其中显然不符合整理要求，不便于保管利用的部分。

　　应进行加工，来提升档案的质量，另外，在时间的推移中，档案本身与整理方法也会发生变化，在发现不适合时代的时候，也要进行必要的调整。

　　（三）全过程整理

　　这个整理工作的类型，看字面意思就很好理解了，就是对档案整理的全过程进行工作，每一步都要细致地做好。另外，档案馆有时也会接收一些零散的文件。

　　又或者在库藏体系遭遇严重受损的时候，全过程类型整理工作也要及时地进行。

　　档案整理工作的重要性以及意义

　　档案管理工作的三大工作类型，档案整理工作排在了中间，要知道，按现在的说法，中间的可是“C”位，也就是突出的那个。

　　（一）档案整理可以保持档案之间的联系，实现档案价值

　　不管是现在，还是将来，保存档案的目的始终都是以及时地、系统地为社会各项事业提供有价值的信息，大到国家，小到企业，都离不开坚实的数据累计。

　　所以为了达到这一目的，提供的档案就需要经过科学的整理，以此来明显地反映出档案的历史特点以及价值，如果失去了科学的整理，那么下一步的研究也会充满困难。

　　档案整理工作的基本目的，也是把档案变成体系，使其固定下来，为档案的利用工作提供方便的条件。

　　（二）档案整理工作是纽带

　　档案整理工作，不仅是为档案的利用带来方便的条件，而且也为整个档案工作奠定了良好的基础。在整个档案管理的工作流程中，收集是起点，利用是目的，而“档案整理”是其中承上启下的重要纽带。

　　所以才说，档案整理工作是突出的那一份工作，它还可以促进档案收集工作，让收集工作的质量进一步提升。

　　（三）档案整理是实现现代化管理的要求

　　目前，大部分工作都是在追求信息化、现代化、智能化，而对于档案工作来说，实现档案管理工作的现代化就需要使用“档案管理系统”，在使用这些系统之前，还需要对档案进行数字化、信息化等等的操作。

　　而这一切一切的前提，就是需要档案有一定的有机联系，具有有序、集中等特性。这些特性也是档案整理工作赋予的。所以档案管理的现代化，需要以档案整理为基础。

　　归档文件排列顺序

　　归档文件的排列以“事由”为原则，即同一事由的相关文件应当排列在一起。事由可以是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。并且尽可能将关系密切的(如同一次活动、同一项工作、同一个会议形成的)文件材料排列在一起。

　　1、以年度为界线，按照年度—保管期限相对集中排序。

　　（1）由全宗单位档案室集中整理归档的，一个保管期限从1开始编一个大流水号；

　　（2）由全宗单位内各部门（即机构）分别整理归档的，每个部门（即机构）内按保管期限分别编三个小流水号。

　　2、保管期限，按问题和内容确定保管期限；按永久、长期/30年、短期/10年的顺序依次编排。

　　3、同一事由形成的文件排序按照文件的生成时间顺序序依次排列。

　　装盒时应注意以下问题：

　　1．应视档案盒的厚度选择厚度适宜的文件，尽量做到文件装盒后与档案盒形成一个整体（即尽量放满档案盒），竖立放置时不至于使文件弯曲受损。

　　2．按照排列的先后顺序依次装盒；一盒装满后，顺次装入下一盒即可。

　　3．不同形成年度的归档文件不要放入同一档案盒。

　　4．不同保管期限的归档文件不要放入同一档案盒。

　　5.由全宗单位内各部门（即机构）整理归档的，不同部门（即机构）的档案不要装入同一盒内。

　　6.一件文件（如讲稿、书稿）太厚，一个平常的档案盒装不下，可根据文件厚度，选择厚度适当的同一种类档案盒装入盒。

　　归档文件整理方法

　　按件整理又称，归档文件整理。即按照《归档文件整理规则》对文书档案进行整理。

　　按卷整理又称，文书立卷整理。以卷为单位整理文书档案。

　　两者的区别就是整理单位不一样，前者按件为整理单位和保管单位。后者按卷为整理单位和保管单位。

　　下面，我们来分别聊聊，两种整理方法的各自优势。

　　首先，按件整理，我觉得有以下4点优势。

　　1、简化了整理环节，提高了整理效率。

　　按件整理方法，主要工作步骤包括：装订、分类、排列、编号、加盖归档章、编制归档文件目录、装盒等。与文书立卷整理方法相比，不再需要对文书进行组合案卷、编写页号、拟写案卷标题、编制卷内文件目录、和案卷目录等程序。

　　2、便于管理，方便利用。

　　当我们需要借阅文书档案时，可以按件借阅。需要哪一件就借阅哪一件。与文书立卷整理方法相比，不需要提供整个案卷，这样减少了对其他档案案卷的磨损，同时，也降低了其他案卷泄密的可能性。

　　3、有利于实文档一体化管理。

　　按件整理的优势在于可以做到随办、随归，收文、发文可以随时登记归档，省去了文书立卷的环节。

　　4、有利于档案的编研开发工作。

　　计算机可以直接定位到每一份文件，并根据每一份文件的特征、文号和摘要进行检索查阅。同时，我们也可以通过关键词，与其他文件关联，深层次的开发档案资源。

　　那么文书立卷整理方法，我觉得有以下2个优点：

　　1、便于安全保管，不易散失。

　　文件整本装订，可以防止散失。同时，以卷为单位进行装订，可以减少光线和灰尘对案卷的腐蚀，而且保管安全性非常好，不掉页、掉件。

　　2、便于系统利用。

　　文书立卷后，每一卷文书都保持了文件彼此之间的历史联系，找某一份文件往往能将文件相关的所有文件查阅到，这样就能系统性阅览文件全貌了。