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档案为什么要分类,主要原因是为了便于查找,在没有利用计算机管理的时候,我们通常做法是不断的分类,分到最小的类,这样通过登记的目录及库位号的方式进行查找。
随着通过计算机管理档案,以及依靠档案管理软件进行检索,通常我们只要知道关键字,即可以快速的到找到想要档案,随着条形码、RFID条码的应用,目前也提出了无序存放有序查找的思路,每份档案有一个唯一的条码或RFID码,对应实体档案存放位置。
随着档案单套制的渐行渐近,部分单位(如:上海自贸区)实现了档案单套制,很多档案也不在形成纸质档案,比如:电子保单、电子发票、电子合同、电子病历等,目前已经不在形成纸质文件,所以电子档案是否还需要分类,也是需要去进行探讨的问题。
传统档案如何分类呢?
档案分类主要包括文书档案、科技档案、专业档案、特殊载体档案,然后再进行二级分类,具体分类如下介绍供大家参考:
一、文书档案
文书档案不再进行二级分类,目前统一采用按件管理。
二、科技档案
科技档案具体分为基建档案、设备档案、科研档案、产品档案。
三、专业档案
专业档案具体分类很多,比如:会计档案、人事档案、社保档案、公积金档案、审计档案、婚姻档案、环评保护档案、国土资源档案、金融业务档案、移民档案、病历档案、医保档案、许可档案、执法档案、学籍档案等等
专业档案分类非常多,从国家档案局对专业档案分类目录,目前有100多类,具体可以到国家档案局网站上查找。
四、特殊载体档案
特殊载体档案主要指的是照片档案、录音档案、录像档案、光盘档案、胶片档案、实物等特殊载体保存的档案。