孝南区档案整理服务中心

　　档案整理是一项关乎组织、保存和管理信息的重要工作。无论是个人档案、机构档案还是历史档案，其整理都应当遵循一定的原则和方法，以确保信息的准确性、可用性和长期保存的有效性。在进行档案整理时，需要考虑到文件的分类、编目、存储、检索以及必要的保密措施，以便于日后的使用和查阅。

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　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，档案整理不仅是一项技术活，更是一项需要系统性思维和细致执行的工作。遵循分类清晰、编目规范、存储安全、检索便捷和保密可控等原则，能够有效提升档案的管理效率和信息利用率。在数字化信息时代，档案整理也需要与科技手段结合，以更好地保护和利用信息资源。通过良好的档案整理实践，我们能够更好地理解和利用过去的经验教训，推动个人和组织的发展进步。

　　档案整理流程

　　档案整理是组织和管理文件、记录以及其他资料的过程，对于个人和组织来说都非常重要。它不仅有助于保持文件的整洁和易于访问，还能提高工作效率和信息管理的质量。下面将详细说明档案整理的流程。

　　1.确定整理目标和范围

　　确定整理的文件种类和范围，例如是否包括纸质文件、电子文件，以及需要整理的具体时间段或主题。

　　2.收集和分类文件

　　收集所有相关文件，包括纸质文件和电子文件，并按照事先设定的目标和范围进行分类。可以根据文件的类型、日期、主题等分类标准进行整理。

　　3.清理和筛选

　　对收集到的文件进行清理和筛选，删除过时和无关的文件，只保留必要和有价值的信息。

　　4.建立整理系统

　　设计和建立适合自己或组织的整理系统，包括文件的命名规则、存储结构和档案编号等，确保文件易于管理和检索。

　　5.文件归档和存储

　　根据整理系统的规定，对文件进行归档和存储。可以采用文件柜、文件夹或电子文档管理系统进行存储，同时确保存储环境干燥、安全。

　　6.制定保管和更新策略

　　制定文件的保管期限和更新策略，包括定期归档和备份，确保文件的安全性和长期可访问性。

　　总之，档案整理不仅是一种管理文件和信息的方式，更是提高工作效率和组织管理能力的重要手段。通过合理的整理流程和系统化的管理方法，能够有效地保护和利用各类文件资料，为个人和组织的发展提供有力支持。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理意义

　　档案整理是一项重要且常被忽视的工作，它不仅仅是整理文件和资料的过程，更是对信息的有序管理和历史记录的重视。在各个领域，从个人生活到企业管理，档案整理都扮演着关键角色。以下是档案整理的几个重要意义：

　　1.信息管理和访问便捷性：

　　档案整理确保信息的有序存放和管理，使得需要查阅资料的时候能够快速找到所需信息，提高工作效率。

　　精确的文件归档系统能够减少时间在查找文档上的浪费，尤其在复杂的文件体系或大量文件的情况下尤为重要。

　　2.历史记录和知识传承：

　　档案整理保存了历史上的事件、个人生活、组织活动等信息，这些记录对于后人了解过去、研究历史至关重要。

　　通过档案整理，可以保留和传承组织的文化、价值观念和重要决策的背景信息，有助于保持组织的连续性和发展方向的延续。

　　3.法律合规和风险管理：

　　在企业和组织中，档案整理有助于遵守法律法规，确保文档的合规性和保密性。

　　合理的档案管理制度能够减少风险，例如在法律诉讼中提供必要的证据，或者保护个人隐私信息不被泄露。

　　4.资源利用和节约成本：

　　档案整理可以帮助识别和利用未被充分利用的资源，例如重新整理旧档案以发现有价值的信息或资源。

　　精确的档案管理能够避免重复采购或重复创建相同的文件，节约时间和成本。

　　综上所述，档案整理不仅仅是一种行政管理手段，更是对信息的珍视和历史的尊重。它通过有效的信息管理、历史的传承、合规的保障以及资源的高效利用，为个人、组织乃至整个社会带来了诸多益处。