内蒙古档案整理服务中心

　　档案整理是一项重要且细致的工作，它有助于提高档案的利用效率和管理水平。在进行档案整理时，确立清晰的流程是确保工作高效和成果优质的关键步骤。档案整理不仅仅是简单地归档文件，更是对信息的有效管理和保护，以支持组织或个人的日常运作和长远发展。档案整理的流程主要包括以下几个方面：

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　　一、收集档案

　　首先，需要明确档案的来源和范围，制定收集计划。例如，从各个部门、项目组或者个人手中收集相关的文件、资料等。同时，要确保收集的档案完整无缺，包括原件、复印件以及相关的电子文件。

　　二、分类档案

　　根据档案的内容、性质、形成时间等因素进行分类。比如，按照业务类型分为财务档案、人事档案、行政档案等；或者按照时间顺序，如年度、季度进行分类。

　　三、编号与编目

　　为每一份档案赋予唯一的编号，并编制详细的目录。编号要遵循一定的规则，便于查找和管理。编目则包括档案的标题、编号、形成时间、保管期限等信息。

　　四、装订档案

　　将整理好的档案进行装订，保证其整齐、牢固。对于较厚的档案，可以分册装订。

　　五、审核档案

　　对整理完成的档案进行审核，检查分类是否准确、编号编目有无错误、装订是否规范等。

　　六、存储档案

　　根据档案的性质和重要程度，选择合适的存储方式和地点。例如，重要档案可以存放在防火、防潮、防虫的专用档案柜中，电子档案要做好备份。

　　通过以上流程，可以有效地完成档案整理工作，使其规范化、系统化，为后续的档案查询、利用和管理提供便利。但需要注意的是，档案整理是一个持续的过程，随着业务的发展和变化，要不断对档案进行更新和完善。

　　档案整理方法

　　档案整理，就是按照文件材料的形成规律，根据科学的理论和方法，把档案整理成便于保管和利用的有序体系的业务活动。《机关档案管理规定》（以下简称《规定》）提出了档案整理的基本原则，即“遵循文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用”。按照上述原则，档案整理的基本流程包括：确定档案整理单位、揭示档案之间的内在联系、确定档案先后次序、为档案提供唯一标识符、编制检索工具，也就是组件（卷）、分类、排列、编号与编目等五个步骤。

　　01组件（卷）

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　02分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　04编号

　　宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-BGS-0001、Z109-ZP·2019-Y-001-0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109-WS·2019-Y-0001、Z109-ZP·2019-Y-0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109-KJ·KY01-001-0003、Z109-KU·2019-015-0021。

　　05编目

　　编目就是编制档案目录。以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷，逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　档案整理原则

　　档案整理是一项至关重要的工作，它对于有效地保存和利用档案资源具有深远的意义。在进行档案整理时，需要遵循一系列的原则，以确保档案的系统性、完整性和可用性。

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，这些档案整理原则相互关联、相互补充，共同构成了一个科学合理的档案整理体系。严格遵循这些原则，能够保证档案整理工作的质量和效率，为档案的利用和保管奠定坚实的基础。

　　档案整理意义

　　档案整理是一项看似平凡却至关重要的工作，它不仅仅是对信息的整理和归档，更是对历史的保存和传承。在信息爆炸的今天，档案整理的意义愈发凸显。通过系统化的整理，我们不仅可以更有效地管理信息，还能够提升文化遗产的保护和利用效率，确保历史的真实性和完整性得到维护。

　　1.保护历史记忆与文化遗产：

　　档案整理通过记录和保存历史文献、照片、文字资料等，有助于保护和传承重要的历史记忆。这些档案不仅仅是纸面或电子文件，更是连接过去和未来的桥梁，为后人提供可靠的研究和了解历史的依据。

　　2.提升信息管理效率：

　　在组织或机构中，档案整理有助于建立起良好的信息管理系统，使得相关资料能够被迅速找到和利用。这不仅节约了时间成本，还提升了工作效率和决策的科学性。

　　3.支持法律与政策的执行：

　　许多法律和政策需要依赖历史档案来支持其执行和证据化。合理的档案整理可以为司法和行政决策提供坚实的法律依据，确保公正和透明。

　　4.促进学术研究与教育传承：

　　档案中记录的大量信息和数据对于学术研究和教育传承至关重要。它们为学者提供了深入研究的素材，为教育工作者提供了生动的教学内容。

　　5.保护个人隐私与信息安全：

　　合理的档案整理规范可以保护个人隐私信息不被泄露或滥用，加强信息安全管理，避免不必要的信息泄露和滥用。

　　综上所述，档案整理不仅仅是一项管理工作，更是对于历史、文化和信息管理的重要贡献。它通过保护历史记忆、提升信息管理效率、支持法律执行、促进学术研究和保护个人隐私，为社会稳定与发展提供了坚实的基础。