政府档案整理服务中心

　　档案整理是一个组织和管理文件、资料的过程，它不仅仅是简单的整理和分类，更是保证信息的准确性、可靠性和可访问性的重要手段。随着时间的推移和信息量的增长，有效的档案管理变得尤为关键。以下是关于档案整理的流程：

　　政府档案整理服务中心

　　一、组卷

　　档案整理的第一步，就是要确定档案的基本整理单位，即组件或组卷，以此明确件（卷）的构成以及件（卷）内的排序。

　　在件的构成中，对于照片、录音、录像、实物档案，一张照片、一盒录音、一盘录像、一件实物即为一件。文书档案件的构成要复杂一些，收文一般包括文件处理单、文件正本，发文一般包括文件正本、发文稿纸、定稿、重要文件历次修改稿等，各种稿本往往还会包括正文、附件。在件内排序时要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件处理单或发文稿纸的，文件处理单在前、收文在后，正本在前、发文稿纸和定稿在后。

　　组卷（以科技档案为例）时，科研课题、建设项目、设备仪器方面的科技文件一般按其课题、工程项目、台（套）等分别组卷，管理性科技文件应放入所针对的项目文件中，按阶段或分年度组卷。科技档案卷内文件一般应文字材料在前、图样在后，案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　二、分类

　　分类指的是档案归类，即将完成组件（卷）的档案按照分类方案划分、归入相应的层次和类别，揭示档案内在联系，使档案形成一套有机体系。

　　文书档案一般采用年度、机构（问题）、保管期限分类项进行复式分类，如：年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）、年度—保管期限等。规模较大或公文办理程序适于机构（问题）分类的立档单位，一般采用年度—机构（问题）—保管期限、年度—保管期限—机构（问题）三级分类；规模较小或公文办理程序不适于按机构（问题）分类的立档单位，可采用两级分类，如：年度—保管期限分类法。

　　照片、录音、录像、实物档案分类方法与文书档案类似，但一般按照问题进行分类较为适宜，即照片、录音、录像档案按照问题或事由分类，实物档案按印章、题词、奖牌、奖章、证书、公务礼品等问题分类。档案数量较少的，也可以不分问题，采用两级分类。常见的分类方法包括：年度—问题—保管期限、年度—保管期限—问题、年度—保管期限等。

　　三、排列

　　排列是在分类方案最低一级类目内，根据一定的方法确定档案先后次序的过程。

　　以件为单位整理的文书档案在最低一级类目内，按时间结合事由排列，同一事由的文件按照形成先后顺序排列；

　　以卷为单位整理的科技档案，科研类、建设项目类档案可按照课题研究、项目建设工作顺序排列，设备仪器类档案可按照立项、验收、安装、维护等过程排列；照片、录音、录像、实物档案在最低一级类目内按照时间排列即可。

　　四、编号

　　档案编号是对分类排列后的档案编制档号。档号是在档案整理过程中赋予的一组数字、字符的集合，能够反映档案的基本属性，指示档案在全宗中的位置。

　　以件为单位整理档案，按照年度—机构（问题）—保管期限进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—机构（问题）—保管期限—件号。

　　比如，Z109全宗文书类2019年永久档案办公室第1件、Z109全宗照片类2019年永久档案第1专题第1件，按照规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”进行分类的，其档号结构为：全宗号—档案门类代码·年度—保管期限—件号。前例档案，去掉机构（问题）分类要求，按照本规则确定的档号为：Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

　　以卷为单位整理的档案，其档号结构为：全宗号—目录号（类别号、项目号）—案卷号—件、页（张）号，比如，Z109全宗科技档案科研项目第1项第1卷第3件、Z109全宗会计档案2019年度第15卷第21件，按照本规则确定的档号为：Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

　　五、编目

　　编目就是编制档案目录。

　　以件为单位整理档案应编制归档文件目录，以卷为单位整理档案应编制案卷目录和卷内文件目录。目录编制时应按照分类、排列的结果，依据档号顺序，逐卷、逐件开展。每一卷档案、每一件档案在目录中体现为一个条目。

　　在信息化条件下，档案目录不仅仅体现为纸质目录，同时也体现为电子目录，既方便手工查阅、档案交接，又方便计算机检索。需要注意的是，使用电子表格或者文字处理软件进行目录编制的，项目内容应直接输入完成，不加入空格、回车，以免影响数据完整性，给数据检索带来麻烦。

　　虽然不同门类档案整理的一般要求基本相同，但在具体要求上存在一定差异，尤其是采用不同整理方式时差异就更为明显。为解决此问题，《规定》提出了“卷件融合”新思路，从整理思路、档案管理、档号编制、目录编制上将卷、件整理方法逐步统一起来，实现档案资源的融合管理。

　　总之，档案整理不仅仅是一种组织文件的手段，更是保护和传承信息的重要环节。通过以上档案整理流程，我们可以更好地管理和利用各类档案，确保信息的完整性和可持续的可访问性。

　　档案整理原则

　　在进行档案整理时，遵循一定的原则是至关重要的。档案不仅仅是记录信息的载体，更是组织和保护历史和信息的重要工具。因此，合理有效的整理原则不仅可以提高档案的可查找性和保管性，还能确保其长期保存和利用的价值。以下是一些基本的档案整理原则，帮助确保档案工作的有效进行和成果的长期保留。

　　1、遵循档案的形成规律

　　档案整理工作的对象是文件材料，形式有文件、图表、照片、磁带等。

　　文件材料随着其形成过程具有特定的规律。整理档案时，必须了解文件材料的产生过程，认知其内在的规律，并尽可能地遵循固有规律。

　　把握文件材料原来的历史联系以及档案形成的规律，你就会发现，为什么说分类的时候不能按照文种分？因为文件内容是不尽相同的。

　　2、充分尊重和利用原有的整理基础

　　（1）充分重视和利用先前整理的基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　3、必须保持文件之间有机的历史联系

　　文件之间的历史联系，主要表现在文件的来源、时间、内容等几个方面。

　　在档案整理过程中，需要保持文件之间的历史联系。

　　来源是指文件是以一定的机关及其内部组织机构为单位，有机地形成的。

　　时间是说每个文件形成者所开展的具体活动，都具有一定的过程和阶段性，从而使文件之间具有自然的时间联系。

　　内容是指文件是单位在履行一定职能的各种活动中，为了开展某项工作或解决某一问题而产生的。

　　4、区分不同价值

　　整理档案时，还要区分文件材料的不同价值，组成不同的保管单位，就是对档案材料划定的存留年限，通常我们所说的永久、定期，定期又分30年和10年两个年限段。

　　5、便于保管和利用

　　档案整理工作的目的是为了便于保管和查找利用档案。

　　而恰当地保持文件之间的联系整理出的档案，就能便于保管和利用，所以它们基本上是一致的。

　　总之，档案整理的原则不仅仅是一种操作方法，更是一种管理理念和文化传承的重要载体。通过遵循适当的整理原则，我们可以确保档案的完整性、可用性和安全性，为后人了解历史、开展学术研究和行使权利提供坚实的基础。

　　档案整理方法

　　档案整理是一项重要的工作，无论是个人档案还是工作档案，良好的整理方法能够提高工作效率，减少信息搜索的时间成本，并确保信息的安全性和可用性。下面将为您介绍一些档案整理的方法：

　　首先，档案整理要区分“卷”和“件”。《机关档案管理规定》规定，文书、照片、录音、录像、实物一般以件（张）等为单位进行整理。科技、人事、会计一般以卷为单位进行整理。其他门类档案根据需要以卷或件为单位进行整理，整理方法分别按照相应要求执行。

　　其次，要遵守相关档案整理规范，有明确的规范要遵守对应整理规范，没有明确标准的要参照类似整理规范。

　　1.文书类应当按照《文书档案案卷格式》（GB/T 9705-2008）或者《归档文件整理规则》（DA/T 22-2015）的要求进行整理，于次年上半年归档。

　　2.基建项目类应当按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2008），并参照《建设项目档案管理规范》（DA/T28）及《国家电子政务工程建设项目档案管理暂行办法》的有关规定及时整理归档。

　　3.科研类应当按照《科学技术研究课题档案管理规范》（DA/T2）的要求整理归档。

　　4.设施设备类应当在开箱验收后即时归档，使用维修记录等按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》进行收集管理。

　　5.会计类应当按照《会计档案管理办法》（财政部国家档案局令第79号）的要求进行收集整理，在会计年度终了后于次年3月底之前归档。

　　6.照片应当按照《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）、《数码照片归档与管理规范》（DA/T 50-2014）整理，由拍摄者在拍摄后1个月内将照片原图连同文字说明一并归档。

　　7.电子文件应当按照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T 18894-2016）收集归档并管理。

　　8.实物和其他门类按照档案工作有关规定及时归档。

　　最后，档案整理要有的放矢，循序渐进，切记不可义气行事，一意孤行。整理过程的每一步开始前都要自问一下，“会整吗？”“这样整理对不对？”对于各类型档案的整理，新手档案员对文书档案的整理尤为忌惮，为什么呢？因为归档范围不好鉴定，保管期限不容易区分，如果这两项有一点问题，则像前文所述会对档案有不可逆转的损伤。档案先后顺序排好了，档号章一盖，档号项一写，你的字迹也成为档案的一部分了，错了就错了，没有改正的机会了。

　　总之，档案整理并非一劳永逸的任务，而是一个需要持续维护和改进的过程。通过上面介绍的方法和技巧，客户可以根据自己的需求和习惯制定出适合的档案管理策略。无论是个人生活还是工作场所，良好的档案管理都能够带来诸多好处，包括提高工作效率、减少信息查找时间、保障信息安全等。

　　档案整理作用

　　档案整理是管理和保存信息的重要手段，不仅在个人生活中有着重要作用，也在组织和社会层面发挥着关键作用。通过系统化的整理，可以有效地保护信息的完整性和可访问性，促进知识的传承和文化的保护。

　　1.保护信息完整性：

　　档案整理通过分类、标识和存储，确保信息不受损失或篡改，对于个人来说，能够确保重要文档的长期保存和保护。

　　在组织中，保护档案的完整性有助于遵循法律法规、规范业务流程，并在需要时提供证据支持。

　　2.提升信息可访问性：

　　整理档案可以使信息更易于查找和获取，节省时间和精力。

　　对于历史文献和研究资料来说，提升了信息的可读性和研究价值，促进学术研究和教育。

　　3.促进知识传承和文化保护：

　　档案整理有助于将知识和经验传承给下一代，维护个人、组织和社会的记忆。

　　通过保护和传播文化遗产，档案整理在维护文化多样性和历史记忆方面发挥重要作用。

　　综上所述，档案整理不仅是个人管理的重要手段，更是保护信息、促进知识传承和文化保护的关键步骤。它通过保护信息完整性和提升可访问性，为个人、组织甚至整个社会提供了可靠的信息基础和文化支持。