档案整理服务郑州

　　在现如今的社会中，上到一个上市公司、政府机构等社会组织，小到社会中的每个人，都离不开档案。档案真实记录了各种组织活动和个人经历，在组织决策、个人发展等方面都起到重要的凭证和参考作用。档案有多种形式，纸质文件、照片、音频、视频等，不论那种形式，在归档前都是分散的、凌乱的，文件收集后，必须经过整理归档，才能成为有序的、整齐的、便于查询利用的档案。

　　因此，档案整理是现代档案管理中十分重要的一环。档案数字化则是现如今信息化时代最便捷、最先进的档案整理模式。在档案数字化加工时，根据档案类型的不同，可以灵活的选择处理方式。例如文书档案和照片档案。前者扫描之后，通常还需要使用光学字符识别技术将文字转化为可编辑的文本，方便后续电子档案的检索和利用。照片档案则是要在对实体档案进行扫描或拍摄等加工后，为数字照片命名并根据照片内容添加标签，方便日后档案检索。

　　近几年来，郑州作为新一线城市，经济迅速发展，科技水平也不断提升，对档案整理的关注度日益提升。随着档案整理需求的增多，提供专业档案管理服务的公司也相继出现并发展。2007年成立于河南郑州的中博奥技术有限公司，就是其中一个发展较为长久、技术较为成熟的档案数字化整理外包公司。

　　郑州档案整理服务流程主要有以下这些：

　　第一，根据客户需求制定整体方案。在数字化项目前，外包公司要对客户关于档案扫描的需求进行全面、深入的沟通和了解，主要包括档案类型、形成时间、整理要求和目的等。充分了解客户需求才更有利于档案整理工作的开展。之后，由客户移交需要整理的档案，外包公司需要先对档案进行预处理，将档案按顺序分类排好，清点档案数量，并考虑可能影响扫描结果的外部因素，对档案上的灰尘、污渍等进行清理，对受损较严重的档案特殊保护，尽量修复到可以扫描的状态。

　　第二，在前期准备工作完毕后，就进入到最重要的档案扫描环节。主要工作就是由专业人员选择合适的扫描设备对实体档案进行扫描，将纸质转化为图像，再一一检查图像，将其中不符合要求的图像再次进行裁剪、调色等处理，确保扫描质量。上述流程完成后，还有一个重要步骤，就是将扫描后的档案信息通过光学字符识别(OCR)技术转换成可编辑检索的文本形式，以便后续对数字档案信息的一键检索和快速查阅，提供更加完善、便捷的档案利用服务。

　　第三，完成上述流程后，外包公司还会为客户提供专门、安全可靠的数字档案管理系统，并将整理好的档案存储在该系统中。与此同时，还需定期对档案资源进行备份，确保档案安全性和数据的完整性。

　　第四，由于档案数字化管理与传统的档案管理模式差别较大，档案数字化之后，原档案机构的管理人员可能不能适应新的档案管理模式。因此，外包公司会提供相关的培训与指导，帮助档案机构的工作人员学习档案数字化日常管理和维护，提高工作效率，提升服务水平。

　　通过以上的一系列流程，就可以将实体档案转换成以数据形式存储在线上的数字档案。这一变化对档案管理来说具有十分重要的意义。一方面，档案扫描可以提供档案管理效率，提升服务水平。经过数字化处理后，档案的日常管理和利用工作都在线上进行，只需要一台计算机就基本能够完成，而不用费时费力地找寻、拆装实体档案，极大地便利了档案管理人员的工作。另一方面，实体档案的寿命是有限的，经过档案扫描处理，则可以将这些档案信息永久地保存下来，有利于对档案信息的整合和保管，并减少对实体档案的翻阅，以保护档案原件。

　　最后，随着数字化转型在社会方方面面的逐渐普及，已经有不少企事业单位选择与外包公司合作进行了档案数字化处理，并取得了不错的成果。