电子档案管理系统基本功能规定

　　电子档案管理系统基本功能规定中明确，企业数字档案馆（室）是指企业运用现代信息技术固化档案工作业务流程，对本企业或与其具有资产隶属关系企业的电子档案或其他数字资源进行收集、整理、保存，并通过网络提供档案信息服务和共享利用的集成管理系统平台。

　　1、电子档案管理系统基本功能规定范围

　　本标准规定了党政机关电子公文处理、电子公文归档、电子档案管理的技术规范和管理要求。

　　本标准适用于党政机关电子公文和电子档案的一体化管理，也适用于指导电子公文处理系统与电子档案管理系统设计研发。企事业单位电子公文和电子档案管理可参照执行。

　　2、规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

　　GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

　　GB/T33190电子文件存储和交换格式版式文档

　　GB/T33477党政机关电子公文标识规范

　　GB/T33482—2016党政机关电子公文系统建设规范

　　DA/T70文书类电子档案检测一般要求

　　DB35/T161文书档案目录数据交换格式与著录细则

　　《电子档案移交与接收办法》（档发〔2012）7号）

　　《数字档案室建设指南》（档发〔2014）4号）

　　《电子档案管理系统基本功能规定》（档办发〔2017）3号）

　　《党政机关电子公文处理工作办法》（厅字〔2019）7号）

　　3、术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件丄

　　3.1电子文件eIectronicdocument

　　国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

　　3.2电子公文eIectronicofficiaIdocument

　　以数字形式存储于磁盘、光盘等媒体，依赖计算机系统阅读、处理并可在通信网络上传输的公文。注：电子公文是电子文件一种形式。

　　3.3电子档案eIectronicrecord

　　具有凭证、查考和保存价值并归档保存的电子文件。

　　3.4元数据metadata

　　描述电子公文的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

　　3.5归档archiving

　　按照国家规定将具有保存价值的电子公文及其元数据的保管权交给档案部门的过程。

　　3.6存档信息包archivalinformationpackage

　　以件为基本单位，对电子公文处理系统形成归档的内容数据和相关元数据，按规范技术要求进行封装所形成的信息包。

　　注：一个存档信息包为一件电子档案。

　　3.7查询信息包queryinformationpackage

　　为满足电子档案查询利用需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取与查询利用相关的内容数据所形成的信息包。

　　3.8管理信息包managementinformationpackage

　　为满足电子档案管理需求，以件为基本单位，从存档信息包中提取元数据中的管理信息以及电子档案管理过程中生成的信息（如：检测信息、著录信息）所形成的信息包。

　　3.9封装encapsuIation

　　将电子公文内容数据及其元数据作为一个整体按指定结构打包的过程。

　　4、电子公文归档一体化主要流程

　　4.1流程图

　　电子公文全生命周期包含电子公文处理、电子公文归档、电子档案管理三个阶段。电子公文归档一体化的主要流程如图1所示。

       由.子公文归档一体化主要流程图

　　4.2电子公文处理

　　电子公文按照《党政机关电子公文处理工作办法》的规定处理完成后，生成存档信息包，传输至预归档库。存档信息包应符合附录A的规定。

　　4.3电子公文归档

　　应按照各单位制定的文件材料归档范围和保管期限表，对预归档库中的存档信息包进行数据鉴定、编目，提取存档信息包中的相关数据生成查询信息包和管理信息包，弄将存吾信息包、查询信息包、管理信息包存入电子档案库。查询信息包和管理信息包应分别符合附录B、附泰C的理凫。

　　4.4电子档案管理

　　电子档案管理是基于电子档案库中的数据在电子档案接收、整理、保存、利用、鉴定与处置、统计等业务环节的全过程管理。

　　5、电子公文处理

　　5.1电子公文办理

　　5.1.1收文办理应按照GB/T33482—2016中8.2.1执行，并符合《党政机关电子公文处理工作办法》中的收文办理要求。

　　5.1.2发文办理应按照GB/T33482—2016中8.2.2执行，并符合《党政机关电子公文处理工作办法》中的发文办理要求。

　　5.1.3电子公文的收发文办理还应满足GB/T33482—2016中8.2.3的归档要求。

　　5.1.4如有电子印章，应转换为与实物章一致的印章图形。

　　5.2存档信息包生成

　　5.2.1收发文办结后，系统应自动收集整理电子公文，并将每份电子公文封装为一个存档信息包。收文、发文归档内容应符合下列要求：

　　a）收文归档内容包含电子公文处理系统形成的规范化正文（OFD格式）、附件、公文处理单和电子公文元数据；

　　b）发文归档内容包含电子公文处理系统形成的规范化正文（OFD格式）、痕迹稿、无痕稿、附件、公文处理单和电子公文元数据。

　　5.2.2存档信息包中的电子公文归档格式应符合GB/T33190对文件格式的规定，无法实现格式转换的文件保留原有格式。

　　5.2.3存档信息包应采用OFD格式，文件信息应能被直接阅读。

　　5.2.4电子公文元数据应包含基本元数据和扩展元数据，应采用HTML或XML格式。电子公文元数据类别及要求应符合附录D的规定。

　　5.2.5应按照DA/T70规定的检测内容和检测方案，对存档信息包进行检测，确保电子公文真实、完整、可用、安全。存档信息包应以电子公文标识命名，电子公文标识应按照GB/T33477的规定编制。5.2.6存档信息包应采用技术手段防止被篡改，应有相应的日志进行监控。

　　5.3预归档

　　5.3.1将存档信息包推送至预归档库，应支持手动归档、自动归档、批量归档、单份归档。

　　5.3.2归档接口应支持通用接口技术标准，归档接口要求可参照附录E。

　　6、电子公文归档

　　6.1鉴定

　　6.1.1应根据各单位制定的文件材料归档范围和保管期限表厶代价值鉴定，区分归档与不归档并确定保管期限。

　　6.1.2对需归档的电子公文，应依据其公开属性完成开放鉴定，确定其对昇开放利用属性。

　　6.2编目

　　6.2.1应按照DB35/T161的规定进行编目，建立相应档案目录数据。

　　6.2.2电子档案目录数据应与相应的存档信息包建立关联关系，保持一一对应。

　　6.2.3鉴定归档后的存档信息包应以档号编制其文件名，档号编制规则参照DA/T220

　　6.3查询信息包及管理信息包生成

　　6.3.1提取存档信息包中的内容生成查询信息包及管理信息包。

　　6.3.2查询信息包应以档号加CX编制其文件名，管理信息包应以档号加GL编制其文件名。

　　6.3.3查询信息包和管理信息包生成后，应与存档信息包一并存入电子档案库，管理数据类别及要求应符合附录C的规定。

　　7、电子档案管理

　　7.1管理

　　7.1.1电子档案管理过程应按照GB/T18894的规定实施，管理过程产生的管理信息应存入管理信息包。7.1.2电子档案管理通过电子档案管理系统实现，系统功能设计应符合《电子档案管理系统基本功能规定》和《数字档案室建设指南》的规定。

　　7.2利用

　　7.2.1电子档案库中的目录数据库及查询信息包中的内容，由各单位根据业务需求提供利用。

　　7.2.2电子档案应分级分类利用，采用必要的技术手段进行保护。

　　7.3备份

　　应对电子档案进行备份，应通过异质备份方式建立电子档案副本。有条件的单位可采用异地备份。

　　7.4移交

　　电子档案移交进档案馆应基于安全、可靠、规范的基础软硬件平台，应按照《电子档案移交与接收办法》的规定，移交电子档案目录与电子档案，同步移交相应的查询信息包和管理信息包。