西安档案电子化管理公司

　　档案电子化是指将传统纸质档案通过扫描、录入等方式转换为数字格式，并存储在计算机系统中，以实现档案管理的现代化和高效化。随着信息技术的不断发展，档案电子化已经成为各类组织提升管理效率、保护档案安全的重要手段。下面将为您介绍档案电子化的流程：

　　西安档案电子化管理公司

　　（一）档案整理

　　在扫描之前，根据档案管理情况，按下述步骤对档案进行适当整理，并视需要作出标识，确保档案数字化质量。

　　1、目录数据准备

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)等的要求，规范档案中的目录内容，包括确定档案目录的著录项、字段长度和内容要求。如有错误或不规范的案卷题名、文件名、责任者、起止页号和页数等，应进行修改。

　　2、拆除装订

　　在不去除装订物情况下，影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

　　3、区分扫描件和非扫描件

　　按要求把同一案卷中的扫描件和非扫描件区分开。普发性文件区分的原则是：无关的重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不扫描原稿。

　　4、页面修整

　　对破损严重、无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复、裱糊；

　　折皱不平影响扫描质量的原件应先进行相应处理(压平或烫平等)后再进行扫描。

　　5、档案整理登记

　　制作并填写纸质档案数字化加工过程登记表，详细记录档案整理后每份文件的起始页号和页数。

　　（二）档案扫描

　　1、扫描方式（扫描前必须准备一台专业的平板扫描仪）

　　根据档案幅面的大小(A4、A3、AO等)选择相应规格的扫描仪或专业担描仪，如

　　工程图纸可采用0号图纸扫描仪进行扫描。

　　普通A4纸质文件，采用高速扫描仪的自动进纸方式扫描；

　　纸质过薄、透明的（如信纸、便签纸）采用高速扫描仪的平板扫描；

　　纸质过厚、照片等档案采用高速扫描仪的平板扫描；

　　对文件页面贴有附属小页面、纸张时，将大小页面单独在平板中扫描；2、扫描模式（纸质档案扫描一般采用黑白、灰度和彩色三种模式）

　　页面为黑白两色，字迹清晰的、不带图片的档案材料，采用黑白方式；

　　页面为黑白两色，清晰度较差或者带有图片的档案材料，以及页面多为彩色文字的档案，采用彩色或灰度模式（因情况而定）；

　　页面中有红头、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插图的档案，采用彩色模式扫描。

　　3、分辨率选择

　　采用黑白、256级灰度模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于300DPI；

　　采用24位为彩色模式扫描的文件，其分辨率选择为不小于200DPI。（以上模式分辨率的设定以A4纸张为标准，其他规格纸张酌情处理）

　　扫描的线数、阀值、亮度、灰度、对比度等值可根据所扫描文件材料的清晰度进行适当的调整；

　　需要时可根据原件的清晰度适当调整扫描分辨率。如原件质量较差且尺寸较小，可适当提高分辨率；反之也可相应减少分辨率，增减的多少以扫描后图像按原尺寸显示后是否清晰为准；

　　粘贴折页与表格，对于粘贴折页，可用大幅面扫描仪扫描，或先部分扫描后拼接；对部分字体很小、字迹密集的情况，可适当提高扫描分辨率，选择灰度扫描或彩色扫描，采用局部深化技术解决；对字迹与表格颜色深度不同的，采用局部淡化技术解决。

　　4、扫描登记

　　填写交接登记表，登记扫描的页数。核对每份文件的实际扫描页数与档案整理时填写的文件页数是否一致，不一致时应注明具体原因和处理方法。

　　（三）图像处理

　　对图像进行处理，以获得最好的图像质量，保证图像完整、端正、无扭区、版面无暗影、无干扰信息，主要完成图像处理包括：去黑边、去污点、纠偏等，处理完的图像保存格式为PDF。

　　纠偏：对扫描过程中出现的偏斜图像进行整体纠正，包括自校和手校，保证数字图像的偏斜角度小于1度（图像偏斜不超过页面内半个文字）；

　　旋转：按方字方向将图片旋转至正确方向，没有文字的图片，判断其方向后进行左旋、右旋、翻转、旋转等工具；

　　去污：对图像页面中出现的影响图像质量的杂质，去除数字图像中影响可懂度的杂质，如去除黑边、多余边、污点；

　　裁边：采用彩色模式扫描的图像应进行裁边处理，去除多余的白边，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。

　　删除空白页：将扫描后页面之间的空白页进行删除；

　　断字修补：对部分文字不清楚可进行修补；

　　反白字修正：将部分反白文字可进行描述；

　　分割：将A3幅面的文件分割为两份A4幅面的文件；

　　拼接：对大幅面档案进行分区扫描形成的多幅图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证档案数字化图像的整体性。

　　（四）图像处理质检

　　主要对完成图像深处理的检查，不合要求的返回上一环节重新处理，如以下问题：

　　由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描；

　　对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理；

　　图像处理的是否得当，严重的应重扫，处理不当的应重新处理；

　　扫描图像页码顺序是否与原文件一致，有无漏扫、多扫（重复）、纸张倒置等情况；

　　顺序：如果页码不连续，与原文不一致，需对页面进行排序；

　　漏扫：将漏扫的页面重新扫描，并插入到正确的位置；

　　多扫：将多扫页面删除；

　　倒置：不符合要求的需进行调整，保持与原文一致。

　　（五）图像存储

　　纸质档案目录数据库中的每一份文件，都有一个与之相对应的唯一档号，以该档号为这份文件扫描后的图像文件命名。多页文件要合并为一个PDF，保存到指定的路径，便于准确挂接入库，与档案管理软件中的目录建立一一对应的关系。再将所有文档批量转换为可以复制、检索利用的双层PDF格式，然后进行光盘刻录，确保刻录好的光盘能正确地读出，并做好标识标签。

　　注：禁止用Word文档保存扫描图像。

　　（六）目录建库

　　按照《档案著录规则》(DA/T 18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　注：采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据应要求进行修改或重录。

　　（七）数据挂接

　　1、挂接前的数据关联检查

　　以纸质档案目录数据库为依据，将每一份纸质档案文件扫描所得的一个或多个图像存储为一份图像文件。将图像文件存储到相应文件夹时，要认真核查每一份图像文件的名称与档案目录数据库中该份文件的档号是否相同，图像文件的页数与档案目录数据库中该份文件的页数是否一致，图像文件的总数与目录数据库中文件的总数是否相同等。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。

　　2、汇总挂接

　　档案数字化转换过程中形成的目录数据库与图像数据库，通过质检环节确认为"合格"后，通过网络及时加载到数据服务器端汇总。通过编制程序或借助相应软件，可实现目录数据对相关联的数字图像的自动搜索、加入对应的电子地址信息等，实现批量、快速挂接。

　　（八）数据验收

　　一个全宗的档案，数字化转换质量抽检的合格率达到95%以上（含95%）时，给予以验收“通过”。目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为"不合格"。

　　验收"通过"的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。

　　填写纸质档案数字化交接登记表。

　　（九）数据备份

　　经验收合格的完整数据应及时进行备份。著录条目和全文数据进行一式两份DVD光盘刻录。移交前检测光盘读取性能，抽查刻录好的光盘影像质量，主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。不合格的需重新刻录。数据备份后应在备份介质上标注好盘内文件内容、类别、存入日期及光盘编号等，以便查找和管理。对保密的需标明密级。

　　（十）装订

　　扫描工作完成后，拆除过装订物的档案应按档案保管的要求重新装订。恢复装订时，应注意保持档案的排列顺序不变，做到安全、准确、无遗漏。

　　装订不能损害档案原件。装订时应按原有顺序装订，案卷不掉页、左边和底边整齐，保持拆卷前的原貌，并认真做好档案页码、页数的检查对较。

　　档案电子化不仅能够显著提高档案管理的效率，还能有效保护档案资料，减少因自然灾害或人为因素造成的损失。同时，电子档案的便捷查询和共享功能也促进了信息的快速传递和利用。

　　档案电子化操作流程

　　企业、小型档案馆、人事局有纸质档案需要管理，如何让这些纸质档案电子化，从而实现更高效、安全的管控呢？

　　其电子化操作过程一般是这样的：

　　1、前期通常会涉及到纸质档案的电子化。如果量不是很大，建议大家购买扫描仪自行扫描，优点是可以节约成本。而且不少扫描仪自带的软件可以在扫描时设置为扫描文字可检索模式，这个功能特别有用。将这样的扫描件上传到电子档案管理系统里后，就能直接实现文件的全文检索了。

　　但如果档案量特别大，是百万级的，就建议大家寻找专业的档案数字化加工服务，先将档案转为电子类文档。

　　2、当纸质档案完成电子化以后，就轮到电子档案管理系统开始工作了。用户可通过系统提供的快速导入、批量上传工具,，将众多电子文件快速导入到档案系统里。

　　3、接下来，用户可以自定义档案的属性，为每个档案创建电子档案。例如纸质档案是人事档案，就可以将档案的属性设置为人员的基本概况，还可以加上纸质档案存放在哪个档案柜、档案保存期限等这些信息，还可以在档案里挂上他的电子档案扫描件、履历、照片等。

　　4、为了方便日后纸质档案的管理，可以将档案系统生成的案卷打印后贴到存放档案的档案盒上，全引目录也可以打印出来贴到档案柜上。每个档案都有自己的二维码，可将二维码打印并贴到纸质档案袋或档案盒上。

　　5、档案一旦建立完毕后，就进入日常使用中了。档案的日常使用主要是档案的借阅。如果只是查阅电子档案，那么可以为借阅人员设置电子档案使用权限，确保只有有权限的人员才能查看该档案的电子版本。如果需要借阅实物，可以用手机、扫描枪来扫描实物上的二维码，快速定位到系统里的电子档案进行借阅登录。

　　6、管理员可以通过录入、修改、借还等日志功能来定期了解档案使用情况，还可以对所有出错、丢失和销毁的档案进行统计，也便完整掌握档案的动向。

　　上面以人事档案为例，介绍了纸质档案的电子化流程。像纸质合同、图纸的管理也和人事档案差不多。

　　如果企业有实物需要管理，操作方法也类似，而且可以省去前期纸质文件电子化这一步，直接就可以使用电子档案系统进行管理了。

　　档案电子化需要哪些设备

　　档案电子化是将传统纸质档案转换为电子形式的过程，它提供了更高效、更安全的档案管理方式。为了实现这一目标，需要使用一系列设备来进行数字化处理、存储和管理。下面将详细介绍档案电子化所需的设备。

　　1.扫描设备：

　　档案电子化的第一步是将纸质档案扫描成数字图像。扫描仪是必不可少的设备之一，它可以将纸质文件转换为电子文件，如PDF或图像文件。在选择扫描设备时，要考虑扫描速度、分辨率以及自动化功能等因素。

　　2.电脑和服务器：

　　扫描得到的电子文件需要进行整理、管理和存储。因此，一台高性能的电脑或服务器是必须的。这些设备可以用来处理大量的数据，运行文件管理软件，并提供快速的访问和搜索功能。

　　3.存储设备：

　　电子档案需要妥善地保存和备份，以确保数据的安全性和可靠性。外部硬盘、网络存储设备（NAS）和云存储服务都是常见的选择。根据档案规模和需求，可以选择合适的存储设备进行数据备份和长期存储。

　　4.文件管理软件：

　　为了更好地组织和管理电子档案，需要使用专业的文件管理软件。这类软件可以帮助用户建立档案索引、设置权限、进行文件检索和共享等操作。同时，它们还提供版本控制、元数据管理等高级功能，以满足不同档案管理需求。

　　档案电子化是一个复杂而系统的过程，其中涉及了多个设备的协同工作。通过使用扫描设备、电脑和服务器、存储设备以及文件管理软件，我们可以将纸质档案转换为电子形式，实现更高效、更安全的档案管理。

　　档案电子化优势

　　在当今数字化快速发展的时代，档案电子化已经成为许多组织和机构的重要工作。它不仅简化了信息管理流程，还提高了数据的安全性和可访问性。档案电子化的1优势主要体现在以下几个方面：

　　1.空间节省与成本效益：

　　档案电子化能够大幅减少传统纸质档案所需的存储空间，从而节约组织的实体存储成本。

　　节省的空间可以用于其他更有价值的用途，比如扩展办公空间或者增设其他设施。

　　同时，电子档案的管理和检索效率高于传统纸质档案，节省了员工的时间成本，提升了工作效率。

　　2.信息安全与保密性：

　　电子档案通过加密、权限控制等技术手段，提升了数据的安全性，防止未经授权的访问和篡改。

　　传统档案易于遭遇灾难性事件（如火灾、洪水）而丢失，而电子档案则可通过定期备份和云存储技术来保证信息的持久性和可恢复性。

　　3.信息检索与共享便利性：

　　电子化档案能够通过关键字搜索等功能，快速准确地找到需要的信息，极大地提高了信息的检索效率和准确性。

　　对于跨地域或者跨部门合作的机构，电子档案的共享和协作更加方便快捷，促进了信息的共享和沟通。

　　综上所述，档案电子化不仅在管理效率、成本控制和信息安全方面带来了显著的优势，还为企业的发展和未来可持续性奠定了坚实基础。随着技术的不断进步和应用场景的扩展，电子化档案将继续在各行各业中发挥重要作用，成为提升管理效率和信息安全的重要手段。