宁夏是我国的自治区之一，首府是银川市。在信息时代加速发展的当下，档案管理领域正经历着深刻变革。宁夏回族自治区的档案管理工作也顺应这一趋势，积极推进电子化扫描进程。据相关数据显示，传统纸质档案管理在检索效率、存储成本以及信息安全方面存在诸多挑战，检索一份档案平均耗时可达数小时，而存储成本逐年递增。与此同时，数字化技术的成熟为档案管理提供了高效解决方案。宁夏启动档案电子化扫描工作，是基于对行业发展趋势的精准把握，旨在提升档案管理效能，以适应区域经济社会发展对信息资源快速获取与利用的需求。

　　宁夏档案电子化扫描过程中，应遵循以下原则：

　　第一，规范化原则。规范化原则是指档案数字化时数据的格式、信息代码元数据项必须规范一致，以方便数据管理、检索利用和数据交换与共享。相反，数据格式、信息代码和元数据项不统一、不规范，将不利于档案的管理、检索利用和数据交换共享。统一的规范包含三个方面，一是数字化的档案信息的数据格式、信息代码和元数据项必须统一;二是数字化中应尽可能采用国家或国际标准，将数据格式、信息代码和元数据统一到国家或国际标准上来;三是数字化过程要规范，每一个环节都必须遵循相应的规范。

　　第二，安全保密原则。传统载体数字化前，应建立安全保障和保密措施，以确保数字化过期的档案信息的保密，安全保密包括安全与保密两个方面，其含义包括以下几个方面。

　　(1)要建立在档案数字化过程中的档案信息安全保密体系，建立一套管理制度与机制，从人、物、技术、管理等方面保证档案信息安全、防止信息失泄密。

　　(2)要注重档案数字化过程中档案信息的安全。

　　防止传统载体档案及数字化后信息丢失、损毁。保证传统载体安全，注意数字化场所的安全，注意机器、人员对档案造成的损毁;建立档案出入、交接整记制，分清档案安全保管责任。数字化后，需做好信息备份工作，及时备份数据;防止计算机病毒破坏档案数据信息。

　　(3)要注重档案数字化过程中档案信息的保密。

　　要从人防、物防、技防和加强管理入手，在人防方面要为档案数字化配备素质可靠的工作人员;在物防方面要选择具有保密措施的环境作为档案数字化建设的场所，场所要符合保密要求;在技防方面要特别注意用于档案数字化信息系统的保密建设，投入使用的电子档案管理系统要符合涉密管理要求。

　　第三，两个同步原则。

　　(1)档案数字化转换与档案鉴定同步推进。在档案数字化过程中，要对每个保管单位进行梳理，在这个过程中对需要数字化的档案进行一次鉴定是十分必要的。通过鉴定重新审视其价值，尤其是已到期或将到保管期限的档案，通过鉴定可剔除价值较低的档案，将其排除在数字化范围之外。数字化过程中的鉴定也可列入日常管理的定期鉴定，可谓一举两得。

　　(2)数字化转换与档案利用同步推进。由于档案数量庞大，档案数字化工作周期一般较长，如果等到全部档案数字化完成后将档案数据开放检索，数字档案馆的效益将长期得不到体现，增加缩减投资和项目失败的风险。为此，必须尽早将档案数据开放检索，实行数字化与档案利用同步进行，完成一批投入，开放一批，尽早使数字档案馆建设工作见到成效。

　　第四，价值性原则。档案在见证历史和传承文化方面具有普遍和长期的使用价值，越是久远的档案越有价值，尤其是历史档案，对于国家而言都是珍贵的记忆，其价值不可估量。对于这类档案在数字化加工时应特殊注意，不要造成损坏。

　　最后，宁夏档案电子化扫描工作的推进，是一项基于理性考量与科学规划的长期工程。从前期设备采购、人员培训，到中期海量档案的扫描、数据录入，再到后期系统维护与安全保障，每一步都遵循严格的项目管理流程。随着工作的深入，已取得显著成效，档案检索时间缩短至分钟级，信息利用率大幅提升。展望未来，持续优化的档案电子化扫描工作将成为宁夏提升公共服务水平、推动各行业数字化转型的重要支撑，为地区高质量发展注入强劲动力。