南京档案电子化扫描

　　南京是我国江苏省省会，是长三角地区第二大城市，中国国家历史文化名城，国家综合交通枢纽。南京作为中国四大古都之一，有着“六朝古都”“十朝都会”之称，历史上，继吴后，又先后有东晋，南朝宋、齐、梁、陈在建康建都。因此，南京市区域内历史文化遗产十分丰富。随着信息技术水平提升，南京市积极开展档案电子化扫描工作，以更好地保存档案资源，发挥珍贵档案资源信息的作用。

　　南京档案电子化扫描的主要建设内容：

　　随着信息化的发展，档案在我们的工作和生活中司空见惯，各行各业都存在不同的档案文件和资料。纸质版的档案文件不易保存，不易查询，还涉及到损坏、丢失、篡改等诸多风险，所以，做好档案的电子化管理，已经成为当前及未来档案管理工作的必然选择。那么档案的电子化管理需要具备什么条件呢?

　　一、硬件设备

　　需要配备至少一台运行档案管理系统的计算机服务器，如果档案材料较多，存储量巨大，可能要配备多台服务器。另需配备至少一台高速扫描仪，如果档案材料中包含老旧的纸张(如档案中的年份较久的材料)，还需要配备一台平板扫描仪，因为老旧的纸张是不能使用高速扫描仪扫描的，只能使用平板扫描仪扫描。还需要配备一台打印机，因为档案管理工作中随时需要打印一些资料，除了档案本身需要打印之外，还需打印档案盒的标签，档案目录材料等等。

　　二、软件系统

　　需要配备一套档案管理系统。现在的档案管理系统分为两大类：一类是专门针对人事档案的人事档案管理系统，还有一类是针对文书档案的文书档案管理系统，如果要细分的话，还包含了建筑类档案、国土资源档案、金融业务档案、会计类档案等等，这些不同行业的档案管理系统会有不同行业的特色和风格，但总体功能是一致的：实现档案的电子化存储与管理。

　　三、人员组织与管理

　　档案的扫描工作是一项工作量巨大的工程。除一个总的项目负责人外，还要根据工作量的大小配备多名材料整理人员和录入人员。现在很多单位档案管理的专职人员很少，也抽不出其他人员来做这项工作，所以大多选择外包给其他专业团队来做。

　　四、工作流程

　　档案电子化的工作流程大致如下：

　　1、档案材料清点、签字出库。

　　2、档案拆检，并按规定进行整理。

　　3、档案批量扫描。

　　4、档案扫描图像处理。即对扫描的原图进行纠错、纠偏、高清等处理;如发现漏扫的及时进行补扫。

　　5、基本信息录入及上传图片。即把档案的基本信息如档案编号、名称、录入时间、页数、目录信息等录入系统;然后上传相关的档案扫描图片，形成完整的电子档案。

　　6、档案装订。完成电子化的档案就可以按顺序放置整齐，然后按规定装订好。

　　7、档案清点、签字入库。入库的档案必须按照出库单逐一清点，不能出现遗漏。

　　五、质量要求与验收

　　电子化的档案材料必须满足以下要求：

　　2、在系统中可随意浏览、查询档案材料;

　　3、扫描后的档案材料整理装订整齐;原始档案必须完整归档。

　　最后，南京档案电子化扫描工作在近年来取得了显著进展，成为推动档案管理现代化和信息化转型的重要举措。南京档案电子化扫描不仅提升了档案管理的效率和安全性，还为社会公众提供了更加便捷的档案查询服务。通过数字化平台，市民可以轻松获取档案信息，真正实现了“让信息多跑路，让群众少跑腿”。随着档案数字化的持续推进，南京档案馆将继续在数字档案资源建设、档案信息化战略转型以及非遗档案数字化开发等领域发挥引领作用，为南京市的数字政府建设和文化传承提供有力支撑。