随着信息技术的快速发展，贵州省各地纷纷加快档案数字化进程，通过档案电子化扫描，将传统的纸质档案转化为电子数据，实现档案的高效管理和便捷利用。

　　贵州档案电子化扫描的重要意义：

　　1. 强化经济效益。传统纸质档案的借阅、利用，需要对纸质档案进行复印，对档案管理人员的时间和办公费用牵扯过多，导致办公成本上涨，效率低下。档案数字化管理能解决这一问题，电子档案的查阅和利用可以利用网络传输，有效避免对纸质档案反复复印造成的人力、物力方面的浪费。

　　2. 提升查询效率。当前，国家鼓励和支持可开放档案的查阅、利用。档案数字化管理能达到快速检索、异地传输、远程利用、随时可查等操作，能方便快捷地提供利用。全面实现档案数字化管理之后，履行查档手续的档案利用者可以在档案软件系统中搜索关键词，就能查到他所需要的档案信息，大大提升查询效率。

　　3. 增强原件保护。通过扫描的手段将纸质档案转变为电子档案，能对纸质档案本身起到一个保护的作用。档案电子化管理后，档案的查阅、利用完全可以用电子档案代替档案原件，能相应减少利用过程中翻阅对档案原件造成的损伤，对档案原件起到一个保护作用。用电子档案代替档案原件利用时，也可以有效避免孤本受限的问题。

　　4. 保障信息安全。在贵州档案电子化扫描过程中，可以对破旧、损坏的纸质档案进行修复，延长纸质档案的寿命。另外，可以对形成的电子档案进行备份和纸质档案异地保存，可以有效规避由天灾等不可抗力因素带来的档案信息丢失。

　　贵州档案电子化扫描所需条件包括：

　　第一，硬件设备。需要配备至少一台运行档案管理系统的计算机服务器，如果档案材料较多，存储量巨大，可能要配备多台服务器。另需配备至少一台高速扫描仪，如果档案材料中包含老旧的纸张(如人事档案中的年份较久的材料)，还需要配备一台平板扫描仪，因为老旧的纸张是不能使用高速扫描仪扫描的，只能使用平板扫描仪扫描。还需要配备一台打印机，因为档案管理工作中随时需要打印一些资料，除了档案本身需要打印之外，还需打印档案盒的标签，档案目录材料等等。

　　第二，软件系统。需要配备一套档案管理系统。现在的档案管理系统分为两大类：一类是专门针对人事档案的人事档案管理系统，还有一类是针对文书档案的文书档案管理系统，如果要细分的话，还包含了建筑类档案、国土资源档案、金融业务档案、会计类档案等等，这些不同行业的档案管理系统会有不同行业的特色和风格，但总体功能是一致的：实现档案的电子化存储与管理

　　第三，人员组织与管理。档案的扫描工作是一项工作量巨大的工程。除一个总的项目负责人外，还要根据工作量的大小配备多名材料整理人员和录入人员。现在很多单位档案管理的专职人员很少，也抽不出其他人员来做这项工作，所以大多选择外包给其他专业团队来做。

　　第四，工作流程。档案电子化的工作流程大致如下：

　　1、档案材料清点、签字出库。

　　2、档案拆检，并按规定进行整理。

　　3、档案批量扫描。

　　4、档案扫描图像处理。即对扫描的原图进行纠错、纠偏、高清等处理;如发现漏扫的及时进行补扫。

　　5、基本信息录入及上传图片。即把档案的基本信息如档案编号、名称、录入时间、页数、目录信息等录入系统;然后上传相关的档案扫描图片，形成完整的电子档案。

　　6、档案装订。完成电子化的档案就可以按顺序放置整齐，然后按规定装订好。

　　7、档案清点、签字入库。入库的档案必须按照出库单逐一清点，不能出现遗漏。

　　第五，质量要求与验收。电子化的档案材料必须满足以下要求：

　　1、扫描的图像文件与原件一致并清晰可辩，不存在错、漏、模糊不清的情况;

　　2、在系统中可随意浏览、查询档案材料;

　　3、扫描后的档案材料整理装订整齐;原始档案必须完整归档。

　　最后，通过专业的技术手段和严格的质量控制，贵州档案电子化扫描不仅能够有效提升档案管理的效率和安全性，还可以为档案的长期保存和高效利用提供有力保障。