数字化扫描文件电子档案

　　档案数字化扫描是将纸质档案转换为数字形式的关键步骤，是实现档案信息化管理和高效利用的重要基础。一个规范、科学的档案数字化扫描流程能够确保扫描工作的质量和效率，最大程度地保护档案原件，并为后续的数字化处理和利用提供可靠的数据支持。档案数字化扫描的流程主要包括以下几个方面：

　　数字化扫描文件电子档案

　　一、档案出库。需要对每一本档案材料做出库登记、入库盘点、双方核对、验收移交。

　　二、整理编码、核对。对接收的每本档案材料进行核查与整理，比如拆除材料纸页上旧的装订、对存在破损或未达扫描标准的材料进行技术修复，编制材料的类号和页号，整理编码完成后仔细核查准确，防止漏编错编。

　　三、电子目录的录入、校对、调整。将每一份档案纸质材料编制对应的电子目录，对完成的目录进行校对，确保转确率、避免出现错别字等，还要核查档案材料的形成日期、材料具体页数是否有误。

　　四、档案文件扫描。要将全部档案材料逐件按照顺序扫描，形成档案材料电子档原始图像。

　　五、原始图像制作、数据初审、高清图像刻作。对原始扫描图像进行修整，比如在不影响材料内容的前提下对纸张的破损、遗留的装订痕迹进行修理；修整后要对电子数据进行核查核对，并作图像高清刻作。

　　六、重新装订并检查。要保证纸质文件顺序与电子档文件顺序完全一致，打印并加装新的档案材料目录、隔页纸和档案正文内容，检查类页号是否填写缺漏、文件是否有错装、漏装，核查无误后将纸质档案封盒。

　　七、数据总审入库。对电子档数据进行检查复核，确定各方面细节无误、数据内容符合标准规则后，将电子档数据刻作入库，将档案纸质材料与电子档数据库移交。

　　总之，档案数字化扫描流程是一个严谨而细致的工作过程，每个环节都需要严格把控，以保证数字化档案的质量和可用性。通过遵循规范的扫描流程，可以提高档案数字化工作的整体水平，为档案的管理和利用带来极大的便利。

　　档案数字化扫描需要注意哪些

　　档案数字化扫描是将纸质档案转化为数字形式的重要环节，在这一过程中，有诸多需要特别关注的要点，以确保扫描工作的顺利进行和数字化档案的质量与可用性。下面将为您进行详细的说明：

　　1.制度上严格管理，建立岗位责任制

　　完善的规章制度，严格的责任落实，是做好各项工作的基础，制度和落实两者缺一不可，相辅相成，协调统一。档案数字化表面上是流水线作业，实质上是一项规范化、系统化的工作。档案主管部门、档案业主单位、外包服务公司需要按照相关规定，制定完善的工作方案，明确每个环节、岗位的工作职责，做到有制度管理、有人监督、有技术保障。

　　2.规范作业环节，找准问题根源

　　漏扫即少扫描一页或若干页，重扫即一张或多张档案页重复扫描一页或若干页，多扫即不该扫描的页被扫描了。

　　（1）扫描设备的问题

　　使用高速扫描仪的时候容易出现漏扫现象，由于设备新采购尚未调试正常，或者设备使用时间过长，部分配件老化，滚轴在高速旋转过程中连带两张或两张以上纸张进行扫描，要么第二张纸不被扫描，要么第二张纸连同第一张纸扫描成一个档案图像页。

　　（2）档案纸张的问题

　　①部分档案纸张由于纸张比较脆、薄，具有较强的吸附性，两张或两张以上的纸吸合在一起，不容易分离，造成漏扫。

　　②部分档案在形成的阶段，使用了胶水对两张以上的档案纸张进行黏合，数字化过程容易漏扫。

　　（3）操作人员的问题

　　①操作人员未对设备进行必要的维护，未对待扫描的档案页进行检查，造成（1）问题的产生从而漏扫；

　　②操作人员未对待扫描的档案页进行检查，造成（2）问题的产生从而漏扫；

　　③操作人员在拿档案页的过程中，由于自身疏忽，少拿了部分档案页从而造成漏扫；

　　④档案整理的工作人员在编制页码的过程中，由于疏忽，漏编、重复编、跳编页码，而造成漏扫、重扫；

　　⑤操作人员在拿档案页的过程中，由于自身疏忽，反复拿了相同的档案页从而造成重扫；

　　⑥操作人员在拿档案页的过程中，未按照相关要求将不该数字化扫描的档案页进行了扫描，从而造成多扫；

　　⑦操作人员在拿档案页的过程中，将不属于本卷/件的纸张进行了扫描，或者扫描了空白页等情况，从而造成多扫。

　　3.发现问题，解决问题，提高工作质量

　　通过上述2的分析，设备的老化容易产生漏扫情况，而其他原因造成漏扫、重扫、多扫现象基本上都是操作人员的问题。

　　（1）加强设备的维护，更换易损设备的部件；

　　（2）加强操作人员的业务知识培训，在做技能培训的过程中不能仅仅局限于某一个环节或某一个步骤，需要了解掌握整个数字化工作的流程；

　　（3）加强制度监督，做好每个工作环节的质量管理，确保每个工序质量达标；

　　（4）做好技术保障，前后呼应，及时反馈

　　①开展数字化工作之前的档案前处理环节，要做好档案纸张页的平整工作，提高后续扫描工作的“通过率”；

　　②编制页码过程中，要注意页码编制的规范性和准确性，不能有误；

　　③著录环节，要准确的将档案信息录入到系统中，特别是“页数”“页号”；

　　④初始扫描时，要能够自动鉴别空白页、重复页；

　　⑤扫描过程中，有效鉴别扫描的图像质量，不合适的扫描图像及时处置；

　　⑥扫描页数与著录“页数”相吻合，如果出现差异，及时查找原因并解决。

　　漏扫、重扫、多扫是档案数字化开展过程中经常容易出现的问题，如果不引起重视，极易产生轻视心理，进而造成整个项目的质量下降。抓源头，找关键，防微杜渐，做好、做细、做实每一个工作环节，才能做出合格的档案数字化成品，才能成为优秀的档案数字化项目，才能更好的保护档案实体安全。

　　总之，档案数字化扫描工作中的注意事项繁多且关键，任何一个环节的疏忽都可能影响最终的扫描效果和档案的价值。只有对这些要点给予足够的重视，并在实践中严格遵循，才能实现高质量的档案数字化扫描，为档案的信息化管理和利用奠定坚实的基础。

　　档案数字化扫描格式类型

　　在进行纸质档案数字化扫描时，需要选择适当的文件格式来存储扫描后的图像或文档。纸质档案数字化扫描格式是为了方便存储、管理和利用数字化档案而选择的一种将纸质文件转换为数字形式时所使用的特定文件格式。纸质档案数字化扫描格式有不同的特点和用途，可以根据需求选择最合适的格式。纸质档案数字化扫描格式包括以下这些类型：

　　1、PDF（Portable Document Format）：PDF是一种通用的文档格式，可以存储文本、图像、表格和其他多媒体内容。PDF文件可以在各种设备和操作系统上保持一致的呈现效果，并且支持文本搜索和可编辑性。

　　2、JPEG（Joint Photographic Experts Group）：这是一种广泛使用的图像格式，适合存储彩色照片和复杂图像。它采用有损压缩，可以在文件大小和图像质量之间取得平衡。

　　3、PNG（Portable Network Graphics）：PNG是一种支持透明背景和压缩的图像格式。它适合存储图标、简单图形和带有透明度的图像。

　　4、TIFF（Tagged Image File Format）：这是一种无损的图像格式，适合保存高质量的图像。TIFF文件通常比JPEG文件更大，但可以保留更多的细节和颜色信息。

　　5、OCR（光学字符识别）：OCR不是一种文件格式，而是一种技术，可以将扫描的纸质文档转换为可编辑的文本文档。OCR技术可以将扫描后的图像中的文字识别出来，并生成可编辑的文本文件。

　　6、DOC（Microsoft Word文档）：DOC格式是Microsoft Word的原始文档格式，可以存储文本、表格、图像和其他格式的内容。DOC文件可以在Microsoft Word程序中进行编辑和处理。

　　7、TXT（纯文本文档）：TXT格式是一种纯文本格式，只能存储文本内容，不支持文本格式和图像。TXT文件可以在各种文本编辑器中打开和编辑。

　　总之，选择中博奥档案管理系统进行档案数字化加工时，需要依据具体的需求和应用场景，来选择不同特点和用途的纸质档案数字化扫描格式，具体来说，需要考虑文件类型、可编辑性、文件大小、存储需求以及兼容性和可访问性等因素来确定最合适的格式。

　　档案数字化扫描的意义

　　在当今数字化时代，档案数字化扫描已成为档案管理领域的重要趋势。它带来的变革和价值不仅体现在对档案管理方式的革新，更深入影响到信息的利用、保存和传承。

　　第一点，档案数字化意义在于可以更好的保存历史资料。以前的保存手段和技术是有限的，这使历史档案可能出现不同程度的破坏，非常可惜。但现在科技发展，档案数字化手段就避免了类似的情况发生。通过扫描、摄影等技术可以对档案进行更好的保护。

　　第二点档案数字化意义是提高工作效率，方便了档案的管理。档案记载着不同时期不同种类的知识，所以整理工作是很繁琐重复的，而数字化管理有事半功倍的效果，足不出户，在电脑面前就可以完成档案的察借阅工作。

　　最后档案数字化还为档案的编研工作提供了数据支持，从繁重的立卷中解脱出来，集中时间和精力致力于档案与信息资源的开发和利用工作，进一步开发档案资源，文献汇编、数据汇编、专题汇编等各项工作。

　　总之，档案数字化扫描的意义深远且多方面。它不仅优化了档案管理的流程，提升了安全性和利用效率，还为社会的发展和进步提供了有力的信息支持。随着数字化技术的不断发展和应用，档案数字化扫描的重要性将愈发凸显，为我们创造更多的便利和机遇。