档案管理工具

　　档案管理工具的种类很多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的有以下几种：

　　一、按检索范围分

　　1.全宗范围

　　即以一个全宗或全宗的一部分档案为对象的检索工具，有案卷目录、案卷文件目录、全宗文件目录、全宗文件卡片目录、重要文件目录、重要文件卡片目录、文号目录、全宗指南等。

　　2.档案馆（室）范围

　　即以档案馆（室）的全部或部分档案为对象的检索工具，有分类卡片目录、分类目录、主题卡片目录、主题目录、专题卡片目录、专题目录、专题介绍、人名卡片目录（或索引）、地名卡片目录（或索引）、档案馆指南等。

　　3.若干馆范围

　　即以全国或某一地区若干档案馆的全部或部分档案（或专题）为对象的检索工具，有全国性的联合目录，如《全国明清档案联合目录》、《全国民国档案联合目录》、《全国革命历史档案联合目录》；地方性的各种联合目录，如《XX省明清档案联合目录》、《XX省革命历史档案联合目录》、《XX省民国档案联合目录》等。

　　4.专题范围

　　即以档案馆内有关某一专题的档案为对象的检索工具。如专题目录、专题指南、专题性人名索引、地名索引等。

　　二、按载体形式分

　　1.纸张式检索工具

　　以纸张为载体的检索工具有两种形式：

　　（1）卡片式。卡片式检索工具，是将一个条目著录一张卡片，将卡片按一定顺序排列而成的检索工具。有全宗文件卡片目录、重要文件卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名（人物）卡片目录、地名卡片目录等。

　　（2）书本式。书本式检索工具，亦称簿式检索工具，是将著录条目连续排列并装订成册的检索工具。从装帧与否区分，有订本式和活页式；从体例上区分有目录式和叙述式。有案卷目录、卷内文件目录、全宗文件目录、重要文件目录、分类目录、主题目录、专题目录、人名目录、地名目录、文号目录、全宗指南、档案馆指南等。

　　2.缩微式检索工具

　　缩微式检索工具是以缩微摄影方式制作的、以胶片为载体的检索工具。这种检索工具用于手工检索时使用缩微阅读器放大阅读，也可用于计算机检索。它的主要优点是存储密度大，节约空间；体积小，便于携带和交流；便于拷贝和复制；耐久性好，适宜长期保存和使用。缩微式检索工具一般是将书本式或卡片式检索工具以缩微摄影方式制作而成，但使用时需要一定的阅读条件。

　　3.机读式检索工具

　　机读式检索工具是以特定的编码形式将档案的内容和形式特征存储在计算机存储介质上由计算机识读的检索工具。使用时可以在屏幕上显示，也可以打印输出。它的主要优点是存储密度高并可海量存储，检索速度快，还可多途径检索。但前处理工作与输入工作量大，还需要配计算机软件、硬件等设备编制检索数据库。

　　三、按编制方式分

　　1.目录

　　目录是将档案的著录条目，按照一定的次序编排而成的检索工具，有分类目录、主题目录、专题目录等。

　　2.索引

　　索引是将文件或案卷中所反映的某一内部或外部特征分别摘录、注明出处，以一定的顺序编排而成的检索工具。它分人名索引、地名索引、档案存放地点索引、文号索引等。索引与目录没有严格的界限，一般的区分方法是，目录条目的著录项目比较完整，对档案的内容和形式特征有较为全面、系统的描述，索引则是对档案的某一部分特征进行著录，多是档案中所反映的各种事物名称（如人名、地名、机关名称等），著录项目简单，有的只有排检项及其出处（档号）两个项目。

　　3.指南

　　指南是以文章叙述的形式，综合介绍档案情况的一种检索工具，有全宗指南、专题指南、档案馆指南等。

　　四、按排检方法分

　　检索工具按排检方式分为分类和主题两大类。分类排检的有案卷目录、案卷文件目录、全宗文件目录、重要文件目录、分类目录、专题目录、文号目录、全宗文件卡片目录、分类卡片目录、重要文件卡片目录、专题卡片目录。属于主题范畴按字顺排检的有主题卡片目录、主题目录、人名卡片目录、人名目录等。

　　五、按信息处理手段分

　　档案管理工具按加工文献和处理信息的手段，可分为手工检索工具和机器检索工具两大类。手工检索工具是由人工直接查找档案线索使用的目录或索引，常见的有卡片式和书本式。机器检索工具是指借助于电子计算机等手段查找档案材料所使用的检索工具，如机读目录、缩微目录等。

　　六、按功能分

　　按功能来分，档案管理工具有查找性、报道性和馆藏性三种。查找性检索工具有全宗文件目录、分类目录、专题目录、主题目录、人名目录、全宗文件卡片目录、分类卡片目录、专题卡片目录、主题卡片目录、人名卡片目录等。报道性检索工具有档案馆指南、全宗指南、专题指南等。馆藏性检索工具有案卷目录、案卷文件目录、存放地点索引等。

　　上述区分是指主要功能而言，有些检索工具两种功能兼而有之。如查找性工具中的书本式目录，既用于查找，也用于报道和交流。馆藏性工具的案卷目录，也具有一定的查找和报道功能。

　　七、按使用对象分

　　档案管理工具按使用对象分为公务与开放的检索工具，或称为档案馆工作人员使用的检索工具和利用者使用的检索工具。公务性检索工具有案卷目录、案卷文件目录、分类目录等。开放性检索工具有开放档案目录、档案馆指南、全宗指南、专题指南等。