档案数字化建设实施方案

　　中博奥为客户提供全面档案数字化建设实施方案,以文档生命周期管理模型为设计思想在数字档案管理系统中实现对档案的收集,管理,利用和保存等进行全过程信息化管理，本标准规定了纸质档案数字化的主要技术要求。适用于采用各种设备对纸质档案的数字化加工处理及数字化成果的管理。

　　积极创建示档案数字化建设实施方案

　　01、争取领导重视

　　浙江省委、省政府高度重视数字档案馆建设，将数字档案馆纳入“数字浙江”统筹建设，与电子政务同部署同推进。2016年，数字档案馆建设列入省“十三五”规划。2018年，国家档案局在对浙江省档案馆业务建设评价反馈意见中提出了创建全国示范数字档案馆的整改要求。

　　浙江省委、省政府对此高度重视，时任省委书记车俊要求省档案馆：“拉长短板，再上台阶，继续走在前列。”时任省委常委、省委秘书长陈金彪要求省档案馆争取在2019年完成全国示范数字档案馆创建工作。“十三五”期间，省财政共拨付省档案馆信息化建设经费达1.12亿元。

　　02、强化顶层设计

　　按照国家档案局《数字档案馆建设指南》及测评要求，省档案馆加强谋划，制定实施方案，同时启动电子文件归档与电子档案移交接收系统、电子档案接收进馆及长久保存基地（电子档案长久保存系统、数字档案馆系统）、全省档案信息共享系统（浙江档案服务网）、电子档案长久保存基地硬件4个信息化项目建设。

　　03、完善系统功能

　　升级操作系统、数据库、备份恢复系统等，实现功能优化。在接收功能方面，可实施在线、离线接收，检测不同数据类型数字档案；在管理功能方面，集成虚拟库房等技术，具备调卷、出入库登记、档案位置指示、保管状况描述等辅助实体档案管理功能，可对数字档案进行有序管理；在保存功能方面，能够对数字档案进行分类存储、格式转换、备份，电子档案全文数据可以转换为PDF、OFD格式；在利用功能方面，可满足局域网、政务网、互联网等环境下的不同利用需求，基本实现了检索查询、授权登录、复制审批等功能在内的全流程管理。

　　04、丰富数字资源

　　坚持把数字档案资源建设作为重中之重，不断在增加资源数量、提升数据质量上下功夫。截至目前，省档案馆馆藏档案案卷级目录112余万条、文件级目录890余万条，全部纳入档案目录数据库管理，馆藏纸质档案应数字化率达85%，共9270余万页，音视频类档案数字化率达100%。

　　省档案馆还对馆藏档案数字化质量进行严格管理，在数字化项目实施过程中配套专门的质检项目，对档案扫描、图像处理等提出严要求、高标准，确保馆藏档案数字化质量；要求新进馆纸质档案同步检测、接收相应的数字化成果，纸质档案与数字化成果同步接收策略收到良好效果；

　　努力建设适应电子档案“收、管、存、用”的数字档案馆系统，搭建“电子文件归档与接收平台”和“电子档案数据交换平台”，与浙江政务服务网权力运行系统及省直单位办公系统连通接口，实现政务服务电子档案和电子公文档案以及数码照片、数码音视频档案的在线、离线接收，通过馆室一体化的归档移交系统，规范开展数字档案接收、共享利用、在线监督指导等业务；牵头制定全国行业标准《政务服务事项电子文件归档规范》，增量档案电子化工作取得重大进展，现已接收29个省直单位移交的64万件政务服务事项电子档案和电子公文档案。

　　05、提升服务效能

　　坚持以人民为中心的发展理念，在档案服务利用功能的拓展和优化上下功夫，努力建设以共享利用为导向的数字档案馆系统，以提升档案管理工作效能和用户满意度为重点，充分发挥数字档案馆服务效能。

　　随着民生档案查阅、开放档案查阅、档案备份数据证明服务、档案数据灾难备份和“异地查档、跨馆服务”等16个公共服务事项纳入浙江省政府数字化转型核心指标考核体系，省档案馆服务事项的网办率、材料电子化率、跑零次率、掌办率等大大提高。

　　省档案馆充分利用数字技术赋能，查档服务实现了从线下到线上、从PC端到移动端、从跨馆到跨省的飞跃。2017年11月，建成使用浙江档案服务网，实现浙江全省范围内“一网查档、百馆联动”，让利用者查档“最多跑一次”或“零上门”。2018年12月，推出移动端查档服务，通过微信小程序“掌上查档”和“浙里办”App实现手机查档。2019年，档案查询服务成为第一批长三角一网通办事项。

　　06、确保信息安全

　　坚持网络安全、系统安全和数据安全并重，夯实制度运行和条件保障的工作基础。

　　一是建立涵盖机房管理、设备管理、安全管理、人员管理、数字资源管理、档案数字化工作等档案工作全环节的制度体系和有关应急预案，对各类突发事件的处置进行规范，定期组织信息安全应急演练，积极推动档案基础设施高标准建设。

　　二是优化网络配置，“三网”相互隔离，对关键网络设备、存储设备采取冗余配置，采用“超融合平台+分布式存储+磁带库备份”技术，对标《档案馆安全风险评估指标体系》标准，实现档案数据“在线应用+近线存储+离线备份”的科学有效管理，实现硬件与应用软件的高可用性集成，保障档案数据的安全和系统的稳定高效运行，信息安全保障体系满足物理安全、网络安全、主机安全、应用安全、数据安全等要求。按照国家档案局《数字档案馆建设指南》和《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》第三级要求设计、建设档案信息安全体系，实时检测、实时预警、实时保全。

　　三是电子文件归档和进馆移交接收系统、数字档案馆系统、电子档案长久保存系统、浙江档案服务网等数字档案馆子系统均通过公安部门信息系统安全等级保护测评，取得三级等保证书。

　　07、落实问题整改

　　针对示范数字档案馆创建中存在的问题，省档案馆认真组织整改落实，补齐短板，深入推进数字档案馆建设。

　　一是加快存量档案数字化进程。对存量应数字化未数字化档案进行全面调查摸底，制定计划，申请项目经费，争取到2022年年底，馆藏应数字化率达到100%。对数字档案资源进行系统梳理，确保质量。

　　二是积极推行档案电子出证工作。2021年6月，省档案馆联合省档案局制定《浙江省国家综合档案馆档案电子出证业务规范（试行）》，明确档案电子出证的流程与要求，电子证明的验证方式，电子证明可作为办事依据进行电子归档，实现了档案电子出证业务与电子证明使用单位之间的业务多跨协同，推进了查档服务“一次不用跑”。

　　三是对各系统及设备改造升级。有序开展数字档案馆有关各子系统及设备的改造升级工作，进一步优化数字档案馆功能。

　　四是对接全国档案查询利用服务平台。根据国家档案局部署，采取浙江档案服务网和国家平台对接的方式，确定标准、开发接口、完成联调工作，浙江省、市、县三级综合档案馆一次性全部接入国家档案查询利用服务平台，开始试运行。

　　迭代升级建设数智档案馆

　　01、以目标为导向，迭代升级数智档案馆

　　为深化对档案数字化改革的认识和理解，省档案馆成立了数字化改革领导小组和工作专班，建立周计划、周报告、月汇报制度，明确任务清单，挂图作战；多次召开数字化改革专题会议，强调对标对表，创新思维方法；

　　锚定目标，梳理核心业务，审定“重大任务”和“主要领域”内容与指标；抓住关键时间节点，加速形成数字赋能、整体智治的闭环管控；按照顶层设计、增量开发、迭代升级的推进模式，完善核心业务重大应用，切实解决群众最现实最紧迫的查档问题；从档案移交接收、整理保管、服务利用、编研宣传等核心业务着手，努力打造具有引领性、示范性、典型意义的档案系统重大应用；以省档案数据共享中心项目为带动，迭代升级建设数智档案馆。

　　02、加快打造数智档案馆“硬核”成果

　　建设数智档案馆是对传统理念、制度、体系、手段的系统性重塑，省档案馆坚持系统思维方法，抓重大需求、多跨应用场景、重大改革“三张清单”，以核心业务为牵引，从国家所需、群众所盼、未来所向的大场景中寻找与档案馆工作相关联的切口，提出重大需求，精心谋划设计高效协同、整体智治、执行有力的应用场景，改革突破与之不相适应的机制、流程、方式、手段，从根本上扫除迈向档案馆现代化的瓶颈和障碍。

　　坚持局馆协同、专班运作，顶层设计、纵横贯通、一体联动，全省一盘棋、上下贯通，对于全省范围的共性需求由省级档案部门统建，市县档案部门首创的好做法也可为全省层面所采用，尽可能做到应统尽统、一统到底，省、市、县三级档案馆基本框架一致，实现馆际、馆室多跨协同，细化量化路径目标，把数字化、一体化、智慧化贯穿到档案馆工作的各环节、全过程，实现制度重构、流程再造、系统重塑，推动档案馆工作从“事”向“制”“治”“智”转变，全面提升共建共治共享水平。