档案管理有限公司

　　档案管理有限公司为加强档案工作规范化管理建设，进一步提高档案工作服务本单位各项工作的水平，根据《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》等法律法规，结合本单位实际，制定完善档案管理工作制度，现印发给你们，请遵照执行。

　　档案管理有限公司

　　一、坚持“党管档案”原则。单位主要领导、分管档案工作领导为本单位档案工作主管领导，负责领导本单位档案工作。

　　二、组织学习、宣传教育。组织《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《四川省〈档案法〉实施办法》等档案法律法规的学习宣传教育，提高本单位干部职工档案意识和法治观念。

　　三、研究解决实际问题。将档案工作纳入本单位、本系统议事日程和工作计划，实行目标管理，定期主持召开工作会议，切实解决档案工作人、财、物等实际问题。

　　四、强化工作规范管理。布置档案工作规范化管理任务，提出“收、管、存、用”要求，并组织指导、监督和检查。

　　五、强化工作统筹协调。协调本单位档案室与其他科室及本系统所属单位的关系。

　　六、强化工作结果运用。组织开展本单位、本系统档案人员的业务培训、考核、奖惩等工作。

　　档案人员岗位职责

　　一、依法治档。学习宣传贯彻落实《中华人民共和国档案法》《档案法实施办法》《四川省〈档案法〉实施办法》等档案法律法规，严格执行档案工作有关标准、规范。

　　二、制度建设。建立健全本单位档案工作各项管理制度，并严格执行，对档案的分类做到科学合理，确保档案齐全完整、整理规范、有效利用。

　　三、业务建设。对本单位和本系统档案工作进行指导、监督和检查，促进档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、新技术应用等业务建设。

　　四、严格保密。严格执行档案资料保密制度。

　　五、做好“九防”。做好防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防污染等“九防”措施。

　　六、学习提能。学习和掌握档案业务知识和专业技术，不断更新观念，积极应用档案管理新技术、新方法，不断提升档案管理水平。

　　档案收集归档制度

　　一、收集归档范围

　　反映本单位工作活动、具有查考利用价值的各种门类和载体的文件，均属收集归档范围。任何个人不得将履行职责过程中形成的文件据为己有。

　　二、归档质量要求

　　遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区别不同价值和年度，便于保管和利用。文书、科技、会计、音像、电子、实物、照片以及专业等门类的归档文件和案卷质量符合相应标准。

　　三、收集归档时间

　　各种门类和载体的文件采用随时收集和集中收集等有效方法，确保文件材料收集齐全、完整，有序排列、分类存放，便于日常查找利用。

　　党务、行政管理文件于次年6月底以前整理归档。

　　科技文件在科技活动结束或告一段落后3个月内整理归档。

　　会计档案由会计机构整理立卷，当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构临时保管1年，再移交单位档案管理机构集中保管。因工作需要推迟移交的，应当经单位档案管理机构同意，最长不得超过2年。

　　音像文件在相关活动结束或告一段落后3个月内整理归档。

　　电子文件实时进行逻辑归档，并对应于纸质文件的归档时间进行物理归档。

　　重大活动形成的文件在该项活动结束或告一段落后3个月内整理归档。

　　专业文件按行业主管部门的规定时间整理归档，如无规定，则自行确定归档时间，且确定的归档时间不得超过2年。

　　重大活动和突发事件档案管理制度

　　为确保重大活动和突发事件档案收集整理的齐全完整，结合本单位实际，特制定本制度。

　　重大活动是指在中华人民共和国境内外组织举办的，对党和国家、行业、地方具有重大意义或者重要国际影响的会议、会展、赛事、纪念、庆典等大型活动；突发事件是指突然发生，造成或可能造成严重社会危害，需要采取应急处置措施予以应对的自然灾害、事故灾难、公共卫生事件和社会安全事件。

　　一、收集范围

　　（一）领导指示、批示，机构成立及分工文件材料，工作制度、预案、方案、报告、报表、简报、总结，会议材料，奖惩材料，大事记、宣传报道，各单位按照分工或职责形成的其他文件材料；

　　（二）照片、录音、录像；

　　（三）业务数据、公务电子邮件、网页信息、社交媒体信息；

　　（四）印章、题词、活动标志、证件、证书、纪念册、纪念章、奖杯、奖牌、奖章、奖状、牌匾、锦旗等实物档案；

　　（五）其他具有保存利用价值的文件材料。

　　二、实施登记

　　负责重大活动和突发事件档案登记工作的人员应当做好收集登记和日常管理工作，对重大活动和突发事件发生的时间、地点、人员、内容等项目全面准确进行登记，设置卷夹，将收到的文件分类临时存放，方便日常利用。

　　三、及时归档

　　重大活动和突发事件结束后3个月内，将所形成的全部文件按规定整理归档，无论是否形成专题档案，皆需形成专题目录，由本单位档案室集中统一管理，其他科室和个人不得据为己有。

　　档案整理制度

　　一、档案整理原则

　　档案整理工作应坚持尊重和维护档案的本质特性，保持档案文件之间的有机联系，充分尊重和利用原有基础，便于保管和利用。

　　二、档案整理环节

　　档案整理工作由办公室组织实施，档案人员负责对各种门类和载体的文件进行指导、监督和检查。

　　党务、行政管理纸质文件由办公室整理归档；会计文件由会计机构整理归档；科技文件、音像文件、电子文件、重大活动形成的文件、专业文件由相关科室整理归档。

　　三、档案分类排列

　　（一）文书档案采用“年度—保管期限”分类；其他门类和载体的档案按照相应的办法和标准、规范，综合运用“保管期限”“年度”“机构（问题）”“工程项目”等方法分类。

　　（二）不同门类和载体的档案分别排列；同一门类和载体的档案按分类方案排列。

　　四、档案整理标准

　　文书、科技、会计、音像、电子以及专业等门类档案，必须分别按照《归档文件整理规则》《科学技术档案案卷构成的一般要求》《建设项目档案管理规范》《会计档案管理办法》《照片档案管理规范》《电子文件归档与管理规范》《电子文件归档光盘技术要求和应用规范》等有关规定整理归档。

　　专业文件按行业主管部门规定整理归档。

　　五、档案基本编目

　　（一）案卷封面项目“全宗名称”“类目名称”“案卷题名”“时间”“保管期限”“件、页数”“档号”等填写齐全。

　　（二）案卷脊背项目“全宗号”“目录号”“年度”“案卷号”等填写齐全。

　　（三）档案盒封面和盒脊“全宗名称”“全宗号”“年度”“保管期限”“起止件号（室）”“盒号”等填写齐全。

　　（四）以卷为单位的纸质文书档案采用“全宗号—目录号—案卷号”编制档号；以件为单位的纸质文书档案采用“全宗号—档案类别·年度—保管期限—件号”编制档号；科技档案采用“全宗号—目录号/分类号—案卷号”编制档号。会计档案、电子档案、声像档案、实物档案等按照相关规定编制档号。

　　（五）案卷目录、卷内文件目录、归档文件目录填写齐全完整、规范；机读目录符合《文书档案著录细则与机读目录数据交换格式》等规定。

　　档案保管制度

　　一、严格执行“集中统一管理”的档案工作基本原则。

　　二、档案人员应科学管理档案，非档案管理人员不得进入档案库房。

　　三、档案库房和档案柜架适宜档案的安全保管保护，配备“九防”设备并按照规定正确维护和使用。

　　四、按照规范对各种门类和载体的档案排列入柜。档案柜架排放整齐，编制《档案资料存放示意图》和档案柜指引标记。

　　五、定期对档案库房进行防火、防盗、防有害生物等“九防”安全检查，做好检查记录；坚持每周4次以上测记库房温度、湿度，根据需要采取调节措施，确保温度控制在14℃-24℃、湿度控制在45%-60%之间；定期检查维护档案库房设施设备，确保正常运转；定期清扫除尘，保持库房清洁；定期采取措施，防治鼠虫霉等。

　　六、档案库房不得存放与档案保管、保护无关的物品。

　　档案利用制度

　　一、凡查（借）阅档案者，应如实填写《档案利用登记表》。

　　二、本单位人员因工作需要查（借）阅档案按以下规定办理：

　　（一）查（借）阅一般档案的，需经办公室负责人签字同意。

　　（二）查（借）阅党组会议记录、行政办公会议记录、有关控制数字等需要保密档案的，需经本单位档案工作分管领导批准，经签字同意后方可查（借）阅。

　　三、其他单位因工作需要查（借）阅档案，查（借）阅者须持单位介绍信，重要档案经本单位主要领导签字同意，一般档案经本单位分管领导签字同意后方可查（借）阅。

　　四、档案利用一般于工作时间内在阅览室进行。遇特殊情况需借出利用时，须经本单位主要领导签字同意。档案借阅时间不得超过5天，确需继续利用的，应当重新办理借阅手续。

　　五、查（借）阅档案人员不得擅自摘抄、复印、照相、翻拍档案或借给他人；不得擅自公布档案内容；不得在档案上圈点、勾划、作记号，不得撕毁档案；不得有其他有可能造成档案损毁的行为，违者将依法追究责任。档案室应安装视频监控设备。

　　六、档案人员热情提供档案利用服务，对归还档案进行卷数、页数等安全检查，发现问题，及时汇报解决。同时，如实填写《档案利用效果登记表》。

　　档案统计移交制度

　　一、机关档案室应当建立完善统计制度，对所保管不同形式档案、档案年度整理、档案年度出入库、档案设施设备、档案查阅利用、档案移交进馆、档案鉴定销毁、档案信息化、档案工作人员、档案社会化服务等情况定期统计并建立台账。

　　二、统计结果以纸质和电子版两种形式保存，数据真实、准确、完整。

　　三、按要求及时向档案工作主管部门报送档案工作统计调查表。

　　四、根据《中华人民共和国档案法》规定，按照市档案局、市档案馆的统一安排，向市档案馆移交符合档案质量标准的档案及其他资料。移交时，应当同时移交检索工具、编研成果，传统载体档案的数字复制件应当与档案原件一并移交；移交前，应当按照规定做好移交档案的密级变更或解除工作，并提出划控与开放意见。

　　五、档案人员调离工作岗位，必须办理移交手续，编制交接清单，交接双方应根据移交目录清点核对，与见证方一同在交接清单上签字。遇有“账实不符”的情况，应查明原因、分清责任、及时处理。

　　档案鉴定销毁制度

　　一、根据本单位工作的需要和为国家积累历史文化经济等财富的需要，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，准确地确定档案的保存价值。

　　二、由本单位分管档案工作领导、相关科室负责人组成档案鉴定销毁工作领导小组，全面负责本单位档案鉴定销毁工作。办公室负责组织协调，档案人员按照职责参加鉴定销毁工作并对会计档案、科技档案的鉴定销毁工作进行业务指导。

　　三、鉴定档案的价值要根据本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》进行。应当定期对达到保管期限的档案进行鉴定处置。鉴定工作应当在档案工作协调机制下进行，由办公室负责人主持，档案鉴定销毁工作领导小组开展工作，必要时可邀请相关领域专家参与。

　　四、档案鉴定工作采用由鉴定人员对案卷逐卷逐件分析、研究的方法进行，鉴定结束后，应当形成鉴定工作报告。对仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并做出标注；对确无保存价值的档案，应当按规定程序予以销毁。

　　五、严格遵守《机关档案管理规定》关于档案销毁的要求。经鉴定可以销毁的档案，应当按照以下程序销毁。

　　（一）机关档案室编制档案销毁清册，列明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管时间和销毁时间等内容，按档案工作协调机制报请审核批准。

　　（二）本单位分管档案工作领导、办公室负责人、档案部门负责人、相关业务部门负责人、档案部门经办人、相关业务部门经办人均应在档案销毁清册上签署意见。

　　（三）本单位档案部门组织档案销毁工作，并与相关业务部门共同派员监销。监销人在档案销毁前，应当按照档案销毁清册所列内容进行清点核对；在档案销毁后，应当在档案销毁清册上签名或盖章。销毁清册应当永久保存。

　　（四）档案销毁应当在指定场所进行。电子档案和档案数字复制件需要销毁的，除在指定场所销毁离线存储介质外，还应当确保电子档案和档案数字复制件从系统中彻底删除。销毁时应当留存电子档案和档案数字复制件元数据，并在管理过程元数据、审计日志中自动记录销毁活动。涉密档案的销毁应当符合《国家秘密载体销毁管理规定》。

　　资料收集制度

　　一、收集范围

　　（一）反映本单位不同历史时期各种史料、刊物、志书、大事记、年鉴、历史沿革、机构沿革。

　　（二）与本单位各项工作有关的政策法规汇编及其他文件汇编，各类统计资料，内部通讯。

　　（三）系统反映本单位活动编辑的简报。

　　（四）字典、百科全书、专业辞典、手册等工具书。

　　（五）有选择地收藏一部分革命领袖著作以及其他资料。

　　二、收集方法

　　档案工作人员应掌握本单位编印发行资料的信息，及时将资料收进档案室；根据利用工作反馈信息收集，或向领导建议订购相关资料。

　　三、资料整理

　　本单位档案室收集的资料，应根据《中国图书资料分类法》，结合运用作者（出版者）、内容、时间、载体形式等特征进行分类、排列、整理和编制目录、索引。

　　四、资料管理

　　（一）资料由档案人员负责管理。

　　（二）凡借阅资料，应当办理登记手续。

　　（三）借阅者应爱护各类资料，按期归还。如丢失、损坏，应照价赔偿。

　　电子文件归档与管理制度

　　一、归档电子文件应与其他门类和载体的档案实行集中统一管理。电子文件归档管理应明确专人负责，具体承办电子文件归档工作。本单位档案室负责全过程管理。

　　二、本单位主要活动产生的电子文件，具有重要凭据、依据和参考利用价值的，应按要求归档。重点收集定稿电子文件、正式电子文件。此外还包括数据文件、图像文件、图形文件、影像文件、声音文件、计算机程序、多媒体文件等。

　　三、电子文件的归档方式包括逻辑归档和物理归档，并以物理归档为主。

　　四、实施逻辑归档时，具体经办人完成电子文件归档操作；档案人员参与设备更新时的数据转换工作并作更新记录，会同计算机系统管理人员设定查询归档电子文件权限；网络管理人员应把归档电子文件的物理地址存放于指定的计算机服务器，采取可靠的备份措施；档案人员、网络管理人员要及时清理计算机或网络上重复的电子文件。

　　五、实施物理归档时，归档电子文件存储的载体应注明是否经过检毒和消毒处理，有隐患的数据文件不得归档；电子文件按年度—保管期限分类；归档电子文件经分类排列后，应著录标引，编制机读目录和档号。

　　六、各电子文件的形成科室应定期对归档范围的电子文件制作脱机备份。归档电子文件一式三套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。需永久、长期保存的电子文件，应制作纸质版本并归档；转换成纸质版本的，应及时归入相应门类的纸质档案进行管理。

　　七、归档电子文件应直立存放于防磁柜中，温度控制在17℃—20℃，相对湿度控制在35%—45%，距离强磁物10米以上。

　　八、归档电子文件，每年抽检一次，发现问题及时采用复制的方式补救，但原载体保留时间不少于四年。对归档电子文件的复制采用只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘等，禁用软磁盘。

　　九、档案室配备与业务部门相互兼容的计算机软、硬件系统，保证归档电子文件有效识读，封存的归档电子文件不得利用和外借。

　　十、销毁归档电子文件，需经本单位领导批准，有关业务科室和档案室审核，编制销毁清册，并确保载体与信息彻底销毁。

　　档案保密制度

　　一、档案工作人员和利用人员要严格遵守《中华人民共和国保密法》《中华人民共和国档案法》《保密守则》等有关规定，增强保密意识，严守保密纪律，确保档案安全。

　　二、档案、资料的查（借）阅和摘抄、复印，要严格按照《档案利用制度》进行。

　　三、档案人员不得擅自将档案、资料外借或带出档案室，更不能擅自帮助别人复制、摘抄档案，必须复制和摘抄的应逐级请示，并须经原定密机关批准，坚决杜绝失泄密事件发生。

　　四、利用档案的人员必须遵守保密工作制度，不得擅自进入档案库房，不得翻看与查阅档案无关的内容，不得泄露档案工作相关秘密。

　　五、坚持档案保密检查，发现安全隐患及时处理，若发现档案遗失、失泄密事件，及时采取补救措施，认真追查责任，严肃处理。

　　六、定期组织档案库房安全检查，开展保密教育和保密培训。