会计档案管理制度

　　为进一步加强公司（以下简称公司）会计档案管理制度，明确会计档案管理的原则及基本要求，保证会计档案的妥善保管、有序存放、方便查阅，严防毁损、散失和泄密，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》、财政部、国家档案局发布《会计档案管理办法》及公司实际情况，特制定本办法。

　　范围

　　1、本办法适用于公司。

　　2、销售分公司的会计档案管理由财务云中心根据本办法的原则性要求制定具体的实施细则。

　　3.规范性引用文件

　　《公司档案管理办法》(ZD/JU41-2013)、《档案借阅管理办法》

　　4、定义

　　4.1.会计档案：是指公司在进行会计核算等过程中接收或形成的,记录和反映单位经济业务事项的,具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料,包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

　　4.2.会计档案单位（以下简称“各单位”）：拥有会计档案所有权的单位。包括：单据受理前移单位和云中心、置业、广东等股份公司主体下的业务会计核算部门。

　　4.3.会计档案管理：是指为保证会计档案的真实、完整、可用、安全，对会计档案的收集、整理、归档、暂存、查阅、借阅、移交等做出的流程、审批、要求等的规范。

　　4.4.归档：是指会计档案经办人员将纸质会计档案交本单位会计档案管理部门，完成实物交接和归档确认的过程。

　　4.5.电子归档：指将ERP及其他信息化系统中的电子会计档案资料从现时服务器转储到备份介质的过程。

　　4.6.暂存：是指会计档案归档后，移交公司档案管理部门之前，在各单位会计档案管理部门暂时存放与保管。

　　4.7.移交：指暂存期满后，各单位档案管理员将会计档案交公司档案管理部门的过程。

　　5、职责分工

　　5.1.财务部：负责制定公司会计档案管理的规章制度，并对公司各单位的会计档案管理工作进行检查、督促和业务指导。

　　5.2.会计档案单位：负责本单位会计档案工作的组织、协调和管理；根据公司会计档案管理的有关规定和要求，制定本单位的会计档案管理工作实施细则；负责本单位会计档案的收集、整理、接收归档、暂存期间的保管、查阅和暂存期满的移交等日常会计档案管理工作。会计档案移交后由接收单位为新的会计档案单位，一直到移交给公司档案管理部门。

　　5.3.流程数据创新部：负责公司ERP及其他信息化系统中电子档案的电子归档，以及组织公司电子会计档案鉴定、销毁工作。

　　5.4.公司档案管理部门：负责接收和集中统一管理公司各单位移交的纸质会计档案，以及组织公司纸质会计档案的鉴定、销毁工作。

　　6.会计档案的分类

　　6.1.会计档案按资料的类别分为会计凭证、会计账簿、财务会计报告、其他类，具体内容包括：

　　（1）会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

　　（2）会计账簿类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿。

　　（3）财务会计报告类：月度、季度、半年度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明；其他财务报告。

　　（4）其他类：银行存款余额调节表、银行对账单、增值税发票进项抵扣联、核销单、纳税申报表等其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保存价值的会计资料。

　　6.2.会计档案按存放的载体不同分为纸质类、电子文档类。其中根据形成过程不同电子会计档案分为公司内部形成和接收外单位形成。

　　6.2.1.公司内部形成的属于归档范围内的电子会计资料，满足下列条件可仅以电子形式保存，形成电子会计档案。

　　（1）形成的电子会计资料来源真实有效,由计算机等电子设备形成和传输;

　　（2）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料,能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料,设定了经办、审核、审批等必要的审签程序;

　　（3）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案,符合电子档案的长期保管要求,并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系;

　　（4）采取有效措施,防止电子会计档案被篡改;

　　（5）建立电子会计档案备份制度,能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响;

　　（6）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

　　6.2.2.公司从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的,可仅以电子形式归档保存,形成电子会计档案。

　　7、会计档案的归档

　　7.1.会计档案编目及检索工具：

　　7.1.1.各单位应根据会计档案类别编制目录；根据档案的具体内容结合实际需要编制分类目录。

　　7.1.2.各单位应按会计档案类别分别编制检索工具，以方便档案资料的检索与提供利用。检索工具原则上按以下规则编写：

　　7.1.2.1.凭证类档案应按年度、类别、凭证号进行索引，各单位根据实际情况可按记账人优先索引，也可引入其他关键字（如销售发票类加发票号）进行索引。

　　7.1.2.2.非凭证类档案按年度、类别进行索引。

　　7.2.会计档案装订整理要求：

　　7.2.1.档案材料：归档文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸、铅笔、复写纸等书写的字迹。

　　7.2.2.经办人员在将会计档案整理立卷、装订成册时，应按照7.1.2检索工具要求进行分类整理并装订，保证会计档案干净整洁，完整无缺，所附附件粘贴或装订牢固。

　　7.2.3.凭证类会计档案原则上分类别、依序号、按记账月份装订成册。案卷用漆皮纸作封面，并用麻线或装订机进行装订，资料中不得夹有任何金属物，如大头针、别针、订书针等。案卷侧面应完整填列总编册序号、凭证所属帐套、经办人姓名、凭证期间、本月编册序列号、凭证号起止段等相关信息；案卷封面应由经办人签名、主管签名、处长签名或盖章。凭证附件原则上应粘贴在相应凭证后，并粘贴牢固、折叠整齐，较厚的附件应分页折叠整齐，折叠后的宽度应与凭证宽度一致，附件主要内容应位于装订线以外，便于查阅、复印。若凭证附件确需单独装订，应按非凭证类档案管理要求装订，并在原会计凭证及凭证附件间建立查询钩稽关系（如在原会计凭证中注明附件归档编号，并同时在非会计凭证中注明原会计凭证编号），保证档案管理的完整、有序和方便查阅。凭证装订的厚度为27mm至33mm；凭证装订线或装订孔截入的宽度为20至25mm。归档的凭证分册封页应附有凭证清单，包括记账人、凭证日期、凭证号码等内容。

　　7.2.4.非凭证类会计档案封页应附目录清单，列示档案内容的名称、关键内容等要素。其余事项参照凭证类档案的装订要求执行。

　　7.3.会计档案归档要求

　　7.3.1.各单位应根据本单位的实际情况指定专人（专职或兼职）担任档案管理员，负责会计档案接收归档、暂存期间的保管和查阅等工作。出纳人员不得兼会计档案管理员。

　　7.3.2.凭证类会计档案的归档原则上应在记账月份之后的1个月内完成；非凭证类会计档案的归档时间原则按《非凭证类会计档案归档要求》进行归档，未列示的档案内容，参照同类档案执行。驻外分支机构的会计档案归档时间可在上述基础上适当延长，但最长不得超过1年。为保证档案的规范性和连续性，各类档案的装订频率一经确定通常情况不得更改。

　　7.3.3.财务云中心内部管理使用的资料不作为会计档案管理，如内部业务受理单、银行回单签收记录、特快专递签收单等资料，只作为财务内部资料归档暂存，归档要求为每年结束后1个月内，暂存期为3年，暂存期满由财务云中心档案室编制档案销毁清册，并报财务部部门领导批准后自行销毁。

　　7.3.4.财务部审计、税务、保险，资管中心筹融资、信保、资金交易等业务所产生的各类合同原件一律作为非凭证类会计资料归档。

　　7.3.5.ERP及其他信息系统中的电子会计档案，应按年对已满2年的电子档案进行归档。

　　7.3.6.会计档案归档时经办人应附档案归档清单。归档清单需注明经办人员、档案管理员、归档时间、归档文件的内容等。档案管理人员应当按照归档清单所列内容逐项清点。归档清单一式二联，经办人与档案管理人员签字确认后各执一联。

　　7.3.7.档案管理人员应对接收的档案完整性进行抽查并做好抽查记录，抽查完毕后进行归档确认。抽查内容包括凭证清单与实物凭证是否一致，凭证装订是否符合档案管理要求，但不包括会计业务处理的准确性及附件的完整性。凡抽查过程中发现不符合归档要求的会计档案，会计档案管理员有权拒收，直至满足归档要求。

　　7.3.8.会计档案归档介质可以根据需要选择纸质、电子数据存储等形式。原则上会计凭证类会计档案应以纸质的形式归档；满足6.2.1、6.2.2条件的可仅采用电子归档，形成电子会计档案。

　　8.会计档案的暂存保管

　　8.1.为方便会计档案的使用，各单位的会计档案在单位档案管理部门归档后，可由各单位档案管理部门暂存一定期限。暂存保管期间，各单位应编制会计档案保管清册，设置专用档案库房或档案专柜暂存保管会计档案。档案库房要具备温湿度控制设施和良好的卫生环境，要具备防盗、防光、防潮、防尘、防有害生物和防污染等安全防范措施，光盘等储存介质文件还应防磁，确保会计档案的安全完整。库房档案存放索引和柜架指引标记清楚。

　　8.2.暂存期限原则上为1年，会计档案资料较多的单位为便于查阅可适当延长暂存期限，但最长不超过3年。会计档案的暂存期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　8.3.档案管理人员要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到账、卡、物相符，使各类档案均处于严格受控状态。对破损或载体变质的档案，要及时进行修补和复制。

　　8.4.暂存期满后，各单位档案管理员应编制会计档案移交清册，移交公司档案管理部门统一保管。

　　8.5.公司纸质会计档案的暂存档案库分别设置在负责会计核算的会计档案单位，产生会计档案的其他部门需及时移交至暂存档案库，统一保管。

　　9、会计档案暂存期间的使用

　　9.1.会计档案暂存期间内，公司内、外人员查阅和复印会计档案的审批权限：

　　（1）会计档案单位人员查阅和复印（拍照，下同）会计档案，需经会计档案单位处长或经理级领导书面同意；

　　（2）集团（含其下属子公司）内非会计档案单位人员查阅和复印会计档案，需经查阅和复印人员所在单位负责人书面审核，并经会计档案单位主管档案管理的处长或经理级领导书面同意；

　　（3）集团（含其下属子公司）外人员因特殊需要需查阅和复印会计档案的，需有正式介绍信，并经会计档案单位负责人（单位负责人包括所有部长级领导，下同）书面同意。

　　9.2.查阅人员在查阅和复印前需按照上述“9.1”的审批权限经相关人员签字同意，并办理登记手续。档案管理员负责查找并提供需查询的会计档案所在册（本），查阅人员不得自行进入档案存放处翻查。会计档案管理员应监督查阅和复印过程。

　　9.3.各单位保存的会计档案归档后原则上一律不得借出。如根据实际情况，确实需要借出会计档案的，需经会计档案单位负责人书面同意后，方可提供借阅，并办理登记手续。严禁私自将借出的档案资料转借他人。

　　9.4.已归档会计档案借出时，每次借出册数不得超过10册，借阅期限最长不超过15天，借阅人员必须按期归还，确需继续使用，应到各单位档案管理部门办理续借手续，续借手续审批权限参见9.3执行。超期未还且未办理续借手续的，各单位档案管理部门按照“16会计档案管理考核”考核细则提出考核建议交财务部，由财务部实施考核。各单位档案管理人员负责未归还档案的后续催还。

　　9.5.借出会计档案归还时，档案管理员应对归还的会计档案进行完整性检查，并办理注销手续。

　　9.6.严禁查阅、复印和借阅会计档案的人员在会计档案上涂画、拆封和抽换，不得损坏档案原貌。

　　10.会计档案暂存期满的移交

　　10.1.暂存期满后，各单位应向公司档案管理部门办理交接手续，移交会计档案。

　　10.2.移交会计档案时，由移交单位编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限等内容；交接双方按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位负责人负责监交；交接完毕后，交接双方经办人和监交人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。

　　10.3.电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交,且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

　　11、会计档案的长期保管

　　11.1.公司档案管理部门应指定专人和设置会计档案专柜对各单位送交的会计档案进行分类保管，保证查阅便捷。公司档案管理部门对会计档案的接收和管理严格按照《公司档案管理办法》及相关实施细则的要求执行。

　　11.2.公司档案管理部门对各单位移交的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，公司档案管理部门应当会同档案报送单位和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　11.3.会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从档案发生的会计年度终了后的第一天算起。

　　11.4.本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照《会计档案保管期限表》所列期限执行。各单位会计档案的具体名称如有同本办法附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。

　　11.5.会计档案在保管过程中发生毁损或遗失情况的，会计档案管理单位负责人应及时指导相关人员采取各种补救措施，尽最大努力获得重新建档的相关资料（如从业务人员或外部单位等处获得资料），以便会计档案的重新形成。

　　12.会计档案的鉴定

　　12.1.公司档案管理部门定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，形成会计档案鉴定意见书。

　　12.2.经鉴定，仍需继续保存的会计档案,应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

　　12.3.会计档案鉴定工作由公司档案管理机构牵头，组织单位财务部、暂存保管单位、审计部、纪检监察部等机构或人员共同进行。

　　13、会计档案的销毁

　　13.1.会计档案达到保管期的，经鉴定可以销毁的会计档案，除本办法13.2、13.3条规定的情形外，应按照以下程序销毁：

　　（1）会计档案暂存期间达到保管期的，由各单位档案管理员提出销毁意见并编制会计档案销毁清册；会计档案移交到公司档案管理部门后达到保管期的由公司档案管理部门同会计档案单位提出销毁意见并编制会计档案销毁清册。

　　（2）会计档案销毁清册应列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。

　　（3）会计档案单位负责人审核，并在会计档案销毁清册上签署审核意见。

　　（4）主管财务的公司领导在会计档案销毁清册上签署审批意见。

　　（5）销毁会计档案时，应当由公司档案管理部门和会计档案单位共同派员监销，审计部门参与监销。

　　（6）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告主管财务的公司领导。

　　13.2.电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定,并由公司档案管理部门、财务部、暂存保管会计档案单位和流程数据创新部共同派员监销。

　　13.3.保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存,保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

　　13.4.正在项目建设期间的建设单位形成的会计档案，需移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，即使保管期满仍不得销毁，应按照规定办理交接手续。

　　13.5.会计档案销毁清册应按会计档案管理和保管要求进行归档和长期保管。

　　14.其他特殊规定

　　14.1.公司原有部门从公司分立后，其原有的会计档案仍由公司统一保管，分立后的部门可查阅、复印和借阅与其业务相关的会计档案；部门分立时未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　14.2.公司原部门部分业务移交其他单位后，所移交业务涉及的会计档案应当由原部门保管，承接业务部门可查阅、复印和借阅与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由承接业务单位保存，并按规定办理交接手续。

　　14.3.公司部门合并后原各部门解散或一方存续其他方解散的，原各部门的会计档案应当由合并后的部门统一保管；合并后原各部门仍存续的，其会计档案仍应由原各部门保管。

　　14.4.公司部门因撤销或者其他原因而终止业务的，其会计档案应当移交公司档案管理部门代管。原部门撤销时未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。

　　14.5.公司委托中介机构代理记账的，应当在签订的书面委托合同中，明确会计档案的管理要求及相应责任。

　　14.6.关于保管期限的衔接规定

　　14.6.1.新《管理办法》与原《管理办法》规定的最低保管期限不一致的，按照新《管理办法》的规定执行。

　　14.6.2.已到原《管理办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新《管理办法》的规定组织销毁；已到原《管理办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新《管理办法》确定继续保管期限。

　　14.6.3.已到原《管理办法》规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新《管理办法》的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新《管理办法》的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新《管理办法》确定继续保管期限。

　　14.6.4.未到原《管理办法》规定的最低保期限的会计档案，应按照新《管理办法》的规定重新划定保管期限。

　　14.7.关于电子会计档案归档的衔接规定

　　14.7.1公司在新《管理办法》施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新《管理办法》6.2.1、6.2.2规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原《会计档案管理办法》的规定归档保管。

　　14.7.2.公司根据新《会计档案管理办法》仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。

　　15、会计档案的信息化管理

　　为使会计档案的管理更加规范和系统化，各单位应借助公司的信息化管理平台，逐步将档案管理工作纳入信息化管理，实现档案信息的数字化和网络化、以及档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化，形成档案信息资源的高度共享。

　　16.会计档案管理情况检查

　　财务部将定期或不定期对各单位会计档案管理情况进行检查，结合“17会计档案管理考核”给予责任单位和职工相关实际考核，并将检查结果和考核情况予以通报。

　　17、会计档案管理考核

　　为加强公司会计档案的管理，保证会计档案的妥善保管，提高员工会计档案管理工作积极性，特制订以下考核细则：

　　17.1.有下列行为之一的，给予单位和个人通报表扬、经济奖励。

　　17.1.1.对会计档案的收集、整理、提供利用做出显著成绩者。

　　17.1.2.对会计档案的保护和现代化管理做出显著成绩者。

　　17.2.有下列行为之一的，给予单位和个人通报批评；若未给公司造成损失的，视具体情况对责任人处XXX元以下罚款；若给公司造成损失的，对责任人处XXX元以上XXXX元以下罚款，并视情况责令责任人赔偿损失，同时可考虑给予责任人降职、降薪、辞退等行政处罚；有违法所得的，没收违法所得；触犯法律构成犯罪的，移送司法机关追究刑事责任。

　　17.2.1.不按规定归档或不按期归还会计档案的。

　　17.2.2.损毁、丢失、擅自销毁公司会计档案的。

　　17.2.3.擅自提供、抄录、公布、转借公司会计档案材料，泄露公司商业秘密的。

　　17.2.4.涂改、伪造会计档案的。

　　17.2.5.擅自出卖、转让会计档案或档案复制件，侵犯公司知识产权的。

　　17.2.6.会计档案工作人员玩忽职守，造成会计档案受损害的。

　　17.2.7.其他造成公司会计档案受损，给公司带来损失的行为。