项目档案怎么整理

　　项目档案怎么整理，是指在项目建设过程中形成的具有保存价值的文字、图表、声像等原始记录的总称。它全面真实的反映了整个项目建设的过程和现状，是见证工程内在质量的依据和凭证，对工程的生产、运行、整理和维护具有重要作用。但在实际工作中，却存在领导重视不够、档案整理制度网络体系不健全、未将项目档案整理的相关内容纳入合同整理、文件材料收集不齐全完整、相关部门对项目档案的监督措施不力等问题，现就如何抓好项目档案整理工作浅析如下。

　　项目档案怎么整理

　　项目档案，是国家档案资源的重要组成部分，是国家宝贵的历史财富，项目主管、建设、施工、监理单位要充分认识项目工程档案的重要性，加强对项目档案工作的组织领导和监督指导，将其纳入项目工程质量责任制进行目标整理。在项目建设过程中，要把项目档案工作与项目工程工作同部署、同检查、同考核，杜绝重工程建设，轻档案的现象发生，要在项目工程核准初期就建立档案整理机构，配备档案人员，在项目工程主管单位的协调下，指导设计、施工、监理等单位，构建项目工程档案工作网络。

　　加大监管和执法检查力度

　　一是档案行政整理部门要加大与发改、重办和项目主管部门的联系，根据项目建设情况提前适时介入，及时掌握省、市重大建设项目的进展情况，并制定相应的监督、检查、指导的措施和办法，将每个重大建设项目纳入视野，随时监控。二是档案行政整理部门要将项目档案整理工作纳入执法检查范围，针对项目档案工作的薄弱环节，开展专项执法检查，着重检查项目文件材料的收集齐全完整程度、安全保管保护条件、基础业务建设、档案整理是否规范，对整理不规范、存在重大安全隐患的业主单位责令其限期整改，对严重违反档案法律、法规的单位、个人予以坚决查处，绝不姑息。

　　建立健全整理制度

　　健全的整理制度是各项工作取得成功的关键，以制度管人，以制度促发展，使项目档案整理工作做到有章可循、有法可依。一是要根据项目档案的特点，建立项目档案的收集、整理、移交、保管、利用等制度，项目建设单位（法人）、设计单位、施工单位、监理单位应把项目文件材料的形成、积累、整理和归档工作纳入项目档案工作整理体制和工作程序，并制定相应的检查、控制及考核措施。二是要完善网络体系，首先建设单位自身要完善档案整理网络体系，其次要指导各参建单位之间建立和完善相关的档案整理网络，确保项目档案收集的及时和完整。

　　强调项目档案整理的相关内容纳入合同整理

　　项目建设单位（法人）及项目整理单位应当对设计、施工、监理等单位项目档案工作进行监督指导。在签订设计、施工、监理等合同、协议时，应设立专门条款，明确各有关责任。并对归档范围、项目档案套数、移交时间、质量等提出具体要求。按照《国家重大建设项目文件归档要求和档案整理规范》（DA/T28-2002）《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）的规定，完成各自职责范围或合同、协议规定的竣工文件的编制和项目文件的整理、归档工作。

　　项目设计、施工、监理等单位在建设项目完成后应将经整理、编目的项目文件按合同、协议规定的要求，向项目建设单位（法人）档案整理机构移交。项目监理单位应当对项目竣工文件的完整、准确情况和案卷质量进行审查，经项目建设单位（法人）确认并办理交接手续后连同审查记录一并移交项目建设单位（法人）档案整理机构。

　　在签订工程项目合同时，对工程竣工文件的质量，资料的积累、形成、竣工图的编制和验收交接，进行明确规定，实行工程档案保证金制度。竣工档案保证金一般按工程总投资3%-5%从参建单位工程款中扣缴预留，待竣工文件收集齐全，编制完毕并经业主单位档案部门验收合格后方予返还。还可将档案的移交纳入工程结算中，工程完毕完工后，没有档案部门的档案移交签证手续，不予结算。从而促使档案归档率、完整率和准确率的提高。

　　注重文件材料的收集

　　为确保项目档案的完整、准确、系统，档案的收集是基础，收集的文件材料一定要签字手续完备、字迹清楚、图面整洁，载体及书写材料适宜永久、长期保存。竣工图编制应符合国家、行业的有关标准和规范。

　　一是要注意收集项目所涉及的电子、声像、照片等特殊载体档案；二是要与相关的纸质文件一同归档；三是整理时要标注相应的参见号或互见号。项目业主单位（法人）要根据项目进展情况，及时指导设计、施工、监理等单位及时提交项目档案，并且要有完备的交接手续，交接清单一式二份。

　　调研中发现，前期文件的收集比较齐全，要着重对施工、监理、财务器材、竣工材料的收集。施工文件要注重施工方案及报批文件、施工定位、基础处理、焊接探伤、隐蔽工程（照片、验收记录）、交工记录的收集。

　　监理文件要注重监理大纲、规划、细则及批复、质量控制、进度控制、投资控制、监理单位对项目文件质量审查记录的收集。设备工艺要注重安装调试、性能检测、技术鉴定文件的收集。财务器材要注重固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册等的收集。

　　加强部门联动

　　项目档案能否顺利推进的一个关键，就是相关部门要形成联动机制，齐抓共管，共同推动项目档案的健康发展。一是档案行政主管部门要积极主动加强与发改、财政、项目主管部门、重大建设项目推进办等单位的联系与沟通，主动作为合力全方位推进。

　　二是项目主管部门、发改、财政等部门在参与项目竣工验收时，要切实履行职责，严把质量关的同时，一定不能忽视项目档案这一关键环节，看项目档案是否进行专项验收，因为项目档案验收是项目竣工验收的前提和基础，项目档案未验收的项目不能进行项目验收（项目竣工验收前3个月完成项目档案的验收）。