城建档案整理规范

　　第一条为加强城建档案整理规范，保护和利用城市建设档案，发挥城市建设档案在城市规划、建设和管理中的作用，为现代化建设服务，根据《中华人民共和国档案法》、国务院《建设工程质量管理条例》和有关法律、法规，结合本市实际，制定本条例。

　　城建档案整理规范

　　一、城建档案整理的内容和意义

　　城建档案整理应遵循城建文件材料的自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，充分尊重和利用原有的整理基础，便于保管和提供利用。城建档案的整理就是对文件材料进行组卷、排列、编目、装订，使之有序化和系统化的过程。城建档案整理工作是城建档案归档工作的前提和基础，是城建档案馆（室）的一项基础业务工作之一，也是城建档案人员的基本专业技能。

　　（一）城建档案整理的工作内容

　　从城建档案整理工作的步骤来看，它主要包括两个方面的内容：城建档案的系统整理和科学编目。

　　系统整理，是对城建档案进行合理分类、有序排列，使之条理化和系统化，从而反映城建档案的自然形成规律，保持城建档案内在的有机联系。其具体工作内容有：分类、组卷和排列。

　　科学编目，就是通过一定的形式，按照一定的要求，正确地固定系统整理的成果，准确地提示城建档案的内容和成分。其具体工作内容有：卷内文件编目、案卷编目和编制案卷目录。

　　整理和编目是城建档案整个整理工作相互联系、不可缺少的两个方面。

　　（二）城建档案整理工作的意义

　　城建档案整理工作是城建档案业务工作的中心环节，在城建档案整个管理工作中具有十分重要的意义。

　　数量庞大的城建档案材料，如不进行科学规范的整理，查找一份文件便如同“大海捞针”一样困难。而且不把文件材料联系组合起来，就不能充分体现城建档案的特点，就会影响以至失去城建档案的利用价值。只有把城建档案组成合理化的体系，才能客观地反映各种城建活动的本来面貌，便于系统地查考研究。

　　所以，做好整理工作是城建档案利用、开放，发挥城建档案作用的一项重要而必须的前提条件。同时，优化城建档案整理工作，可以促进城建档案工作各个环节的良性运行和协调发展。通过档案的整理可以进一步了解和检验档案收集工作的质量，促进其改善和提高。城建档案经过整理，为全面鉴定档案的价值和建立计算机检索系统奠定科学基础，还能为档案的保护、统计、检查工作提供基本的单位和完整的体系，便于维护城建档案的完整和安全。所以，城建档案整理工作是开发城建档案信息资源的重要基础，整理工作科学化、标准化水平的提高，对于城建档案管理工作的总体优化具有直接和广泛的影响。

　　二、城建档案整理工作的原则

　　整理工作的原则，就是应当遵循城建档案的自然形成规律，充分尊重和利用原有的整理结果，最大限度地保持城建档案文件之间的有机联系，便于城建档案保管和利用。

　　（一）城建档案整理工作应当遵循城建档案的自然形成规律

　　城建档案是城市规划、建设和管理活动的伴生物，产生于城市规划、建设和管理活动的全过程，它伴随着城市规划、建设和管理活动的各个阶段、各个程序的运行而自然地、逐步地形成的。这就是城建档案的自然形成规律，这种规律表现为城建档案形成的过程性、阶段性、程序性的特点。城建档案的整理，必须遵循这个规律，这样才能保持城建档案内部固有的“过程性、阶段性、程序性”，才能真实反映城市建设的原貌，才是科学的整理。

　　（二）城建档案整理工作应当充分尊重和利用原有的整理基础

　　城建档案整理工作要充分尊重历史和继承前人的劳动，充分地利用原有的整理基础，这样有利于提高整理工作的质量和效率，以适应提供利用的需要。

　　所谓“利用原基础”整理档案的含义和要求包括两个方面：

　　（1）充分地重视和利用先前的整理基础，以确定档案整理的任务和要求，不要轻易打乱重整，应力求保持其原有的整理体系。

　　（2）在档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况。

　　（三）城建档案整理工作应当最大限度地保持城建文件之间的有机联系

　　所谓城建文件之间的有机联系，就是城建文件在产生和处理过程中所形成的内部相互关系。这种关系主要表现在城建文件的来源、时间、内容和形式几个方面。

　　城建文件的来源关系，是指城建文件的产生和形成单位的关系。如建设单位、施工单位、监理单位、管理审批部门等。形成城建文件的这些单位，使城建文件构成了来源方面不可分割的内在联系，整理时必须保持这种来源方面的固有联系。

　　城建文件的时间关系，是指城建文件产生的一个阶段或一个年度的关系。整理这种文件时，应该在保持来源联系的同时，注意保持城建文件之间的这种时间联系。

　　城建文件的内容关系，是指城建文件形成单位的同一活动或同一个项目的文件之间在内容上具有密切的联系。这种联系，是城建档案整理工作中要考虑的最重要的一个方面。

　　城建文件的形式关系，是指城建文件的载体和记录方式方面的联系。由于城建文件载体、记录方式不同，整理工作的要求也有所不同，因此在整理工作中也要充分考虑城建文件的形式关系。

　　对于保持城建文件之间的联系，我们应该辩证地看待和处理。不能只要一看到城建文件之间的某种联系，即随意整理，应该从整理工作的全过程看，从档案的来源、内容、时间和形式等各方面，全面地保持联系。同时，城建文件之间的内在联系是相对的，应该根据不同档案的特点及其不同的形成情况，而采取保持城建文件联系的不同方法。

　　总之，就是既要把握保持城建文件联系的客观限度，又要发挥主观能动性，从特定的整理对象出发，对整理方法进行优选，使城建文件之间的内在联系保持最合理的状态。

　　（四）城建档案整理工作应当便于城建档案保管和利用

　　保持城建文件之间的内在联系，不是整理城建档案的主要目的，所以不能“为联系而联系”。便于城建档案保管和利用，才是城建档案整理工作的基本出发点和最终要求。

　　总的来说，整理档案时，恰当地保持城建文件之间的有机联系，应当是便于保管和利用的，所以它们基本上是一致的。但是，保持城建文件的联系和便于保管利用，有时也不尽一致。如同一项目的会议记录、照片和录音磁带，就其内容而言，无疑是有相互重要的内在联系。但是把这些形式不同的材料全部混同进来进行整理，则显然不便于保管和利用。在整理档案时，特别是在保持城建文件之间的联系和便于保管利用发生矛盾的时候，不能机械地运用保持文件联系的原则，要充分考虑档案保管和利用的方便。因此，对于不同种类的城建档案，或记录方式、载体材料、机密程度、保管价值等显然不同的文件，应当根据情况分别整理，恰当地组合，而在相应的范围内要求保持文件最优化的联系。

　　三、城建档案的分类

　　城建档案的分类，就是把一个单位或一个项目的全部档案，按其来源、时间、内容和形式的不同，分成若干层次和类别，使之构成一套有机的体系。

　　（一）城建档案分类的意义

　　档案的分类，对于整个档案整理工作的组织和质量以及日常的档案管理，都有重要意义。

　　首先，档案不进行分类，显然仍是一堆杂乱无章的材料。只有对档案进行科学合理的分类，才能揭示出它们之间的内在联系，才能使这些档案材料成为一个有机整体，便于系统地提供利用。其次，档案不分类，立卷、排列、编目等工作就难以进行。只有经过一定的分类，其后的一系列环节才易于着手进行和逐步深入。

　　（二）城建档案分类的原则

　　（1）符合城建档案形成单位及其专业活动的性质和特点。

　　（2）根据文件材料的内容，选择和运用适当的分类方法。

　　（3）遵循文件材料的形成规律，保持文件材料的有机联系。

　　（三）城建档案分类的要求

　　1.档案类目和档案材料的划分应该具有客观性

　　城建档案是城市建设各类活动的产物，有其自身的形成规律和内在联系，我们应该按照不同项目、不同专业档案的情况，科学地选择分类方法，合理地设置类目，准确地划分归类，客观地反映档案形成单位活动的面貌。

　　2.档案分类体系应该具有逻辑性

　　档案分类体系的构成应该力求严密，必须遵循每次分类按照同一标准进行、子类外延之和等于母类外延、子类相互排斥等逻辑规则，尤其需要注意分类标准的一致性和类别体系中纵横关系的明确性。

　　3.档案的分类应该注重实用性

　　在选择分类方法时，必须注重实用，尤其要考虑，档案的分类必须便于保管，便于检索和利用。

　　（四）城建档案分类大纲和分类方案的编制

　　城建档案分类大纲是依据城建档案分类原则编制的对城建档案进行科学分类的依据性文件。1984年城乡建设环境保护部办公厅首次制定印发《城市建设档案分类大纲》（以下简称《分类大纲》），用于指导各地城建档案分类方案的编制。1993年国家建设部办公厅对原《分类大纲》进行修订，并印发了《城市建设档案分类大纲（修订稿）》（以下简称《分类大纲（修订稿）》），于1994年开始实行。城建档案馆（室）应根据全国统一的《分类大纲（修订稿）》，结合本馆（室）的具体情况，编制科学的、切实可行的城建档案分类方案。

　　城建档案分类方案不仅对指导城建档案分类工作具有实质性帮助，还可以借助它了解馆藏档案的内部结构和组织体系，便于对馆藏档案的利用和管理。因此，编制城建档案分类方案是城建档案分类工作的一项重要内容，也是城建档案业务建设的必要措施。

　　根据城建档案的特点、范围和形成过程等情况，《分类大纲（修订稿）》的编制可分两步进行。第一步可以根据城建档案的内容、形式特点等，将其划分为若干大类；第二步将每个大类的城建档案分成若干属类，在每个属类下再分成若干小类。根据目前城建档案与城建档案工作的实际情况，我们可以编制如下分类方案。以××市城建档案分类方案为例：

　　以上分类方案以国家建设部《分类大纲（修订稿）》设定的18个大类和102个属类为基础。小类应根据本城市的实际情况设置。在分类方案中，大类用英文字母表示，属类、小类、案卷号用阿拉伯数字表示。属类超过10个同位类目时，采用八分制，即同一级类目的号码由1用到8，以后用“91”、“92”、“93”直到“98”。

　　（五）档案编号举例

　　档案编号（图1）。

　　（六）城建档案分类的一般方法

　　在实际的分类过程中，可以根据档案的属性和特点、档案的社会利用需要等方面的因素，确定所采用的分类标准及其运用的先后次序。分类方法一般有以下几种。

　　图1

　　1.年度分类法

　　年度分类法是档案分类时经常采用的分类方法。按照文件的形成年度进行分类。主要是业务管理类档案，如建设工程规划许可证、建设工程施工许可证、竣工备案等项目审批档案。

　　2.来源分类法

　　来源分类法是按照文件的产生形成单位来分类。如按建设单位、施工单位、监理单位、管理部门等分类。

　　3.专业分类法

　　专业分类法是根据城建档案内容所反映的不同专业性质来分类。如按非工程档案分为城市勘测、城市规划、城市建设管理、环境保护等大类，在属类和小类的划分中也可以根据档案的实际情况按专业设类。如建筑档案按工业建筑、民用建筑分类。按专业分类，能将同一专业性质的档案集中在一起，便于查找利用。

　　4.载体分类法

　　载体分类法是按照文件的载体介质形式、记录方式来分类。如按照片、录音、录像、光盘、磁盘等非一般传统载体，这种分类有利于按载体的不同性质，便于科学保管。

　　5.工程（项目）分类法

　　工程（项目）分类法是按建设工程项目的每个单项工程来进行分类。如一个学校的教学楼、实验楼、办公楼、体育馆、图书馆等。

　　6.程序分类法

　　程序分类法是按工程准备（又分立项、用地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批）、施工建设、竣工验收等工程建设程序分类。

　　7.问题分类法

　　问题分类法是按文件的主题内容进行分类，如建设用地审批、拆迁许可、工程竣工备案、房屋权属登记等。

　　8.权属分类法

　　权属分类法就是按照档案所阐述对象的权属进行分类。这种分类法一般适用于产权产籍管理、土地管理等档案的分类。

　　上述分类方法在实际应用时，应根据具体情况并结合其他特征综合运用。当文件材料较多时，应将年度、来源、专业、工程（项目）、程序等分类方法结合运用。可将年度、专业、工程相结合，形成“年度—专业—工程（项目）”分类法，也可将工程（项目）、程序、专业相结合，形成“工程（项目）—程序—专业”分类法。

　　业务管理档案宜采用“年度—专业—工程（项目）”分类法，或“年度—工程（项目）”、“年度—问题”分类法。建设工程档案宜采用“工程（项目）—程序—专业”分类法。

　　四、城建文件的立卷

　　立卷，就是按照整理工作的原则和方法，将文件材料分门别类、排列有序、编制卷内文件目录，整理成案卷，也称组卷。

　　（一）立卷应遵循下列原则

　　（1）遵循城建文件材料的形成规律，最大限度地保持卷内文件材料的完整、准确和系统。

　　（2）遵循案卷内文件材料保存价值及密级大体相同的原则。

　　（3）案卷不宜过厚，文字材料卷厚度不宜超过20mm，图纸卷厚度不宜超过50mm。

　　（4）案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷。

　　（二）立卷应按下列程序进行

　　（1）根据立卷原则，确定归入案卷的文件材料。

　　（2）排列卷内文件材料。

　　（3）卷内文件编目。

　　（4）案卷编目。

　　（三）卷内文件材料的排列可采用下列方法

　　（1）按重要程度排列。

　　（2）按时间先后顺序排列。

　　（3）按文件材料之间的逻辑关系排列。

　　（4）按文件材料的客观形成过程排列。

　　（5）按文件材料所反映的对象在工程程序上的衔接关系排列。

　　（四）卷内图纸的排列可采用下列方法

　　（1）按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。

　　（2）按总体和局部的关系排列，反映总体、全局、系统的图纸在前，反映局部、单项的在后。

　　（3）按比例尺排列。

　　（五）卷内材料排列顺序

　　一个保管单位内，文字图纸混合组成的，文字材料应排列在前，图纸应排列在后。

　　（六）案卷编目

　　案卷的编目包括卷内文件页号、卷内目录、卷内备考表、案卷封面的编制等内容。具体编目方法应按现行国家标准《建设工程文件归档整理规范》（GB/T50328—2001）的要求进行。