保险公司档案整理

　　近日，国家档案局发布了《财产保险业务档案管理规范》，于2021年10月1日起实施。规定了财产保险业务文件收集、整理、归档和财产保险业务档案保管、利用、鉴定与销毁等的要求和方法，保险公司档案整理适用于财产保险公司财产损失保险、责任保险、信用保险等财产保险相关业务档案的管理。

　　保险公司档案整理规范

　　1范围

　　本文件规定了财产保险业务文件收集、整理、归档和财产保险业务档案保管、利用、鉴定与销毁等的要求和方法。

　　本文件适用于财产保险公司财产损失保险、责任保险、信用保险等财产保险相关业务档案的管理。

　　2规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件；不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　GB/T11821照片档案管理规范

　　GB/T18894电子文件归档与电子档案管理规范

　　DA/T15磁性载体档案管理与保护规范

　　DA/T50数码照片归档与管理规范

　　DA/T68.1档案服务外包工作规范第1部分:总则

　　DA/T69纸质归档文件装订规范

　　DA/T70文书类电子档案检测一般要求

　　DA/T78录音录像档案管理规范

　　JGJ25档案馆建筑设计规范

　　3术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1财产保险propertyinsurance

　　以财产及其有关利益为保险标的的保险。

　　3.2财产保险公司

　　propertyandcasualtyinsurancecompany

　　经营财产损失保险、责任保险、信用保险、短期健康保险和意外伤害保险等保险业务的保险公司。

　　3.3财产保险业务文件

　　propertyinsurancebusinessrecord

　　在开展财产保险承保、理赔、再保险等业务活动中直接形成的各种形式和载体的记录。

　　注:具体包括承保类、理赔类和再保险业务文件。

　　3.4财产保险业务档案

　　propertyinsurancebusinessarchive

　　办理完毕且具有保存价值并归档保存的财产保险业务文件。

　　3.5财产保险业务电子文

　　electronicdocumentofpropertyinsurancebusiness

　　在开展财产保险承保、理赔、再保险等业务活动中,通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的数字格式的各种信息记录。

　　3.6财产保险业务电子档案

　　electronicrecordofpropertyinsurancebusiness

　　办理完毕且具有保存价值并归档保存的财产保险业务电子文件。

　　4总则

　　4.1财产保险业务档案工作是财产保险公司档案工作的组成部分,财产保险公司应建立健全财产保险业务文件归档和业务档案管理规章制度,并采取相应措施确保财产保险业务档案的完整、准确、系统和安全。

　　4.2财产保险业务文件归档是业务工作流程的一个环节,应纳入业务工作或项目计划,纳入业务部门职责范围和业务人员岗位责任制,纳入考核体系和奖惩制度。

　　4.3财产保险业务电子文件归档和业务电子档案管理应纳入本单位信息化建设规划,实施全程和集中管理,确保财产保险业务电子档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　4.4财产保险业务档案工作所需的基础设施设备、日常管理、信息化建设等相关经费,应列入本单位年度财务预算。

　　4.5财产保险公司对财产保险业务档案中记载的客户信息负有保密职责,严禁擅自泄露客户信息。

　　5管理职责

　　5.1业务部门职责

　　负责财产保险业务文件的收集、整理和归档工作,并对归档文件的完整、准确、形成质量和整理质量负责。

　　5.2档案部门职责

　　5.2.1负责对财产保险业务档案工作进行统筹规划。

　　5.2.2负责制定符合本单位实际的财产保险业务档案管理规章制度。

　　5.2.3负责监督和指导业务部门做好财产保险业务文件的收集、整理和归档工作。

　　5.2.4负责财产保险业务档案的接收、保管、利用、鉴定、销毁等工作。

　　5.2.5参与本单位财产保险业务信息系统的规划、设计、开发、实施等工作,提出财产保险业务电子文件归档要求,指导业务部门及时归档财产保险业务电子文件；负责电子档案管理系统建设,确保能够及时接收财产保险业务电子文件,并符合电子档案管理要求。

　　5.3信息化部门职责

　　负责在财产保险业务信息系统规划、设计、开发、实施、运维等过程中落实财产保险业务电子文件归档功能要求,依据标准建设财产保险业务信息系统电子文件归档功能,参与电子档案管理系统建设,做好电子档案管理系统的运行维护,为财产保险业务电子文件归档和电子档案管理提供信息化支持。

　　6收集

　　6.1财产保险公司在承保、理赔、再保险等业务活动中直接形成的业务文件应纳入归档范围。各公司可参考但不限于附录A确定本单位财产保险业务文件归档范围。

　　6.2财产保险业务文件归档时应划分保管期限。财产保险业务档案的保管期限分为永久和定期,定期包括30年、10年、5年,各类业务档案保管期限具体见附录A。附录A中规定的保管期限为最低期限,各公司在具体划分时可选择高于本规定的期限。承保类业务档案的保管期限一般自保险合同终止之日起计算,理赔类业务档案的保管期限一般自结案次年1月1日起计算,再保险业务档案的保管期限一般自归档之日起计算。

　　6.3业务人员应根据归档范围将办理完毕的业务文件及时移交部门专(兼)职档案人员。

　　6.4财产保险业务文件制成档案材料应有利于归档保存,图文字迹应符合耐久性要求。

　　7整理和归档

　　7.1整理时间和要求

　　7.1.1财产保险业务文件收集完成后应及时整理。

　　7.1.2财产保险业务文件的整理应保持业务文件之间的有机联系,并区分不同价值,便于保管和利用。

　　7.1.3整理纸质业务文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保管保护要求。

　　7.1.4财产保险业务文件中的照片、音频及视频等的整理应符合GB/T11821、DA/T50、DA/T78等文件的规定。

　　7.2分类

　　7.2.1财产保险业务文件一般采用年度-业务类型-险种(或实际操作类别)-保管期限的分类方法。

　　7.2.2财产保险业务文件按照业务类型一般分为承保类业务文件、理赔类业务文件、再保险业务文件。

　　7.2.3承保类业务文件按照险种可划分为:航空保险、航天保险、石油保险、核保险、企业财产保险、家庭财产保险、工程保险、责任保险、信用保险、保证保险、船舶保险、货物运输保险、保赔保险、机动车保险、农业保险等类别业务文件。

　　7.2.4理赔类业务文件按照险种可划分为:航空保险、航天保险、石油保险、核保险、企业财产保险、家庭财产保险、工程保险、责任保险、信用保险、保证保险、船舶保险、货物运输保险、保赔保险、机动车保险、农业保险等类别业务文件。

　　7.2.5再保险业务文件按照商业分保实际操作类别可划分为:商业分保业务、再保险结算业务等类别业务文件。

　　7.3组件

　　7.3.1承保类业务文件一般以一份保单所有文件为一件。批单一般与保单组成一件,如因实际情况无法组成一件,可在建立索引和对应关系后分别组件。一件承保类业务文件中的文件,保单放在该文件最前面,其他文件按照承保工作程序依次排列。

　　7.3.2理赔类业务文件一般以一个赔案所有文件为一件。一个赔案所有文件一般合并组成一件,如因实际情况无法组成一件,可在建立索引和对应关系后分别组件。一件理赔类业务文件中的文件,有批复的赔案,批复放在该文件最前面；非诉讼赔案的结论、决定放在该文件最前面；有诉讼案件判决性材料的诉讼赔案,判决性材料放在该文件最前面；其他文件按照理赔工作程序依次排列。

　　7.3.3再保险业务文件一般以一个再保险商业分保合约所有文件为一件；一个临分项目所有文件为一件；一个再保险结付人的结算文件为一件。一件再保险业务文件中的文件,按照再保险工作程序依次排列。

　　7.4排列

　　7.4.1承保类业务文件按险种和保管期限划分后,一般按照保单或批单的流水号依次排列。

　　7.4.2理赔类业务文件按险种和保管期限划分后,一般按照赔案号依次排列。

　　7.4.3再保险业务文件按实际操作类别和保管期限划分后,一般按照文件形成时间依次排列。

　　7.5编页码

　　7.5.1财产保险业务文件一般以件为单位编制页码,以有效内容的页面为一页。

　　7.5.2页码应逐页连续编制,宜分别标注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　7.5.3拟编制页码与文件原有页码相同的,可以保持原有页码不变。

　　7.6编档号

　　7.6.1财产保险业务文件档号的结构宜为:全宗号-档案门类代码-分类号-件号。

　　7.6.2全宗号、档案门类代码由财产保险公司统一规定。财产保险公司根据本单位实际情况确定全宗号。档案在形成的全宗单位自行保管的,可不编制全宗号。档案门类代码一般由“财险”汉语拼音首字母“CX”标识。

　　7.6.3分类号由年度、业务类型代码和险种(或实际操作类别)代码及保管期限代码组成,中间用“-”连接。

　　年度:文件形成或针对的年度(以4位阿拉伯数字标注公元纪年,如2011)；跨年度形成的文件,放入办结年度。

　　业务类型和险种(或实际操作类别)代码:一般采用阿拉伯数字(01—99)标识。各级类目标识之间用“.”隔开。比如,01.02表示某财产保险公司的航天保险承保类业务档案,其中,01代表承保类业务档案,02代表航天保险。

　　保管期限代码:保管期限分为永久、定期30年、定期10年、定期5年,分别以代码“Y”“D30”“D10”“D5”标识。

　　件号是单件业务档案在分类号最低一级类目内的排列顺序号,一般采用6位阿拉伯数字标识,不足6位的,前面用“0”补足,如“000266”。各单位可根据业务档案数量调整件号位数。

　　示例:档号

　　11000000-CX-2012-01.01-D30-012345,其中,11000000代表全宗号,CX代表财产保险业务档案门类,2012代表形成年度2012年,01.01代表航空保险承保类业务档案,D30代表保管期限30年,012345代表第12345件业务档案。以上档号表示某财产保险公司某分支机构2012年形成的保管期限为30年的第12345件航空保险承保类业务档案。

　　7.6.4按件装订的财产保险业务文件应在首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章应填写档号,归档章样式见附录B的图B.1。电子文件可以由系统生成归档章样式或以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。

　　7.7编目

　　7.7.1财产保险业务文件应依据档号顺序逐件编制归档文件目录。

　　7.7.2承保类业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、保单号、被保险人、单证流水号、页数、责任者、备注等项目。目录样式见图B.2。

　　7.7.3理赔类业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、赔案号、被保险人、保单号、赔款金额、结案时间、页数、责任者、备注等项目。目录样式见图B.3。

　　7.7.4再保险业务文件归档文件目录一般设置序号、档号、合约/项目名称或再保险结付人名称、合约编号/分保业务号、合约/项目起期、合约/项目止期、页数、责任者、备注等项目。目录样式见图B.4。

　　7.8装订

　　7.8.1财产保险业务文件装订前,应对不符合保管要求的业务文件进行修整。文件载体已破损的,应予以修裱；字迹模糊或易退变的,应予复制。财产保险业务文件应按照保管期限要求去除易锈蚀、易氧化的金属或塑料装订用品。对于幅面过大的业务文件,应在不影响其日后使用效果的前提下进行折叠。

　　7.8.2财产保险业务文件一般以件为单位装订。

　　7.8.3如一件财产保险业务文件内的文件较多,可以分成多册装订,多册文件为同一件。

　　7.8.4装订采用线装法、粘接法或封套法等方式,有关操作应符合DA/T69的规定。

　　7.9装盒

　　7.9.1将财产保险业务文件依据档号顺序逐件依次装入档案盒。不同分类号的文件不能装入同一个档案盒。

　　7.9.2档案盒内应放置盒内归档文件目录和备考表。盒内备考表一般设置盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等项目。盒内目录应放置于盒内所有文件之前,盒内备考表应放置于盒内所有文件之后。盒内备考表样式见图B.5。

　　7.9.3档案盒应根据摆放方式的不同,在盒脊背或底边填写全宗号、档案门类代码、年度、业务类型和险种(或实际操作类别)、保管期限、起止件号、盒号等内容。其中,起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号；盒号即同一年度、业务类型和险种(或实际操作类别)档案盒的排列顺序号。盒脊背样式见图B.6。

　　7.10移交归档

　　7.10.1部门专(兼)职档案人员应定期将已整理的财产保险业务文件向档案部门移交归档。承保类业务文件不晚于保单签发的第三年,理赔类业务文件在结案的次年,再保险业务文件在再保险合约关门、临分项目结束或结算文件形成后的次年向本单位档案部门移交归档。

　　7.10.2业务部门移交的业务文件经档案部门检查合格后,由业务部门填写档案交接登记表,双方按规定办理交接手续。档案交接登记表应一式两份,交接双方各留存一份。档案交接登记表样式见图B.7、图B.8、图B.9。

　　8保管

　　8.1财产保险公司应依据财产保险业务档案的载体选择档案存放设备,并设置与本单位档案工作发展相适应的档案库房。档案库房应保持干净、整洁,并具备防潮、防水、防日光及紫外线照射,防尘、防污染、防有害生物、防火、防盗等条件,库房防护功能及温、湿度应符合JGJ25、GB/T18894和DA/T15对各类档案载体的保管规定。

　　8.2财产保险业务档案应及时上架,上架排列方法应与本单位业务文件分类方案一致,排架方法应避免频繁倒架。每年形成的业务档案按业务类型区分后,按照险种(或实际操作类别)序列依次上架。

　　8.3财产保险公司对自身的业务档案可以采取自行管理、全部或部分委托具有相应档案管理资质的第三方管理的方式进行管理。采取自行管理方式的,应至少集中到市级机构统一管理,有条件的可集中到省级机构统一管理。采取委托第三方管理方式的,应与第三方管理机构签订管理合同,明确有关要求,指定专门机构、专门人员负责监督该机构的运行。有关操作应符合DA/T68.1的规定。

　　9利用

　　9.1查、借阅业务档案应办理相关手续,严格遵守登记和审批制度。

　　9.2已经采取电子档案管理方式的,查阅档案时,应优先查阅电子档案,以保护传统载体业务档案。

　　9.3借阅人员归还纸质业务档案后,档案管理人员应及时检查,确保业务档案为原件。如发生丢失、损坏、缺页等情况,应追究有关人员责任。

　　9.4财产保险公司应积极开展业务档案的提供利用服务工作,加强对业务档案的编研开发,满足公司业务活动和管理工作的需要。

　　10鉴定与销毁

　　10.1财产保险公司应成立由分管领导、档案、业务、法律、合规等部门人员组成的档案鉴定小组,对到期的业务档案进行鉴定,形成鉴定意见书。业务档案鉴定工作由档案部门牵头,会同业务、法律、合规等部门进行。

　　10.2经档案鉴定小组鉴定,仍需要延长保管期限的业务档案,由档案部门在归档文件目录内注明延长年限；对保管期限满确无保存价值的业务档案,应登记造册,形成销毁清册,由档案、业务、法律、合规等部门负责人审核,再报公司负责人审批签字后方可销毁。

　　10.3档案部门负责组织档案销毁。销毁档案时,应有两人监销,销毁人员及监销人员应在销毁清册上签字,严格防止业务档案遗失和泄密。

　　10.4销毁的业务档案由档案部门在归档文件目录内注明“已销毁”字样。销毁清册应按照销毁时间顺序永久保存。

　　10.5对虽已到期、但未结清债权债务或有其他未了事项的业务档案不得销毁。对国家和社会具有重要保存价值的业务档案应适当延长保管期限。

　　11业务电子文件归档和电子档案管理

　　11.1财产保险公司应按照GB/T18894和DA/T70的要求,做好财产保险业务电子文件归档和财产保险业务电子档案的管理工作。

　　11.2来源可靠、程序规范、要素合规的财产保险业务电子档案可仅以电子形式保存。财产保险业务档案同时存在纸质与电子两种载体时,应在内容、相关说明及描述上保持纸质档案与电子档案之间的有机联系。

　　11.3财产保险公司应明确财产保险业务电子文件及其元数据的归档范围、时间、程序、接口和格式等要求。

　　11.4财产保险业务信息系统应具备电子文件归档管理功能或接口,能支持按要求形成、收集、整理、归档电子文件及其元数据。

　　11.5财产保险业务电子档案管理系统应具备业务电子档案接收、整理、保存、统计、利用、鉴定与销毁、安全管理和系统管理等功能,以满足财产保险业务电子文件归档与电子档案管理需要；应具备对实体档案进行辅助管理功能,具备纸质档案数字化以及纸质档案数字副本管理功能。

　　11.6财产保险公司应为财产保险业务电子档案及其元数据的安全存储,配置与财产保险业务电子档案管理系统相适应的在线存储设备。

　　11.7财产保险公司应对财产保险业务电子档案进行备份,保证财产保险业务电子档案的安全、可靠。

　　11.8财产保险公司档案部门应每年对财产保险业务电子档案的真实性、完整性、可用性、安全性进行检测,形成检测报告。如出现不可读取风险,应及时进行财产保险业务电子档案迁移。