绍兴档案整理服务公司

　　绍兴档案整理服务公司：文件归档是文件向档案转化的标志，是文书处理的终点，档案管理的起点。坚持四项原则做好档案整理工作，规范文件的管理，提高工作效率。

　　一是坚持遵循文件形成规律和文件之间的历史联系。根据文件的产生及处理过程，从文件来源、时间、形式、内容等方面进行深入分析，准确把握文件之间的关联性，进行精准归档，确保档案记录的完整性和有序性。

　　二是坚持高度重视和利用原有基础。坚决防止破坏以往整理和保存的基础档案，充分研究和利用原来文件整理的成果，为下一步文件归档整理工作汲取宝贵经验，提高工作效率。

　　三是坚持做好文件材料的价值区分工作。文件的价值由它的内容及其对组织单位工作的作用决定。根据文件材料的价值确定档案保管期限，按照保管期限将文件区分开来，进行针对性整理，为后期文件查询利用工作打下坚实基础。

　　四是坚持保证纸质、电子文件协调统一。在信息化条件下，文件归档整理必须统筹考虑传统的纸质文件和电子文件的协调统一。尤其要做好电子档案目录的创建工作，其中应包含档号、文件号、来源、文件名、日期、页数等检索项目，确保其重要检索工具的作用能够得到有效发挥。

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　　档案整理人都知道，档案整理第一件事，就是要给所有的文件“分件”。

　　合理的分件，一方面可以科学存档，方便后续档案利用；

　　另一方面，分好件才知道我们要录哪些文件目录，后续工作才能顺利开展。

　　档案整理过程中，如何确定归档文件的“件”？

　　一般来讲，一份文件材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。

　　文件材料的正本与定稿为一件；

　　正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿纸及领导批示的签批单等）；

　　转发文与被转发文为一件；

　　正文与附件为一件；

　　原件与复制件为一件；

　　报表、名册、图册、刊物等每册（本）为一件；

　　其中四川省明确规定“来文与复文”各作为一件。

　　文件正本与不同版本怎样确定件数？

　　文件除正本外，在撰、印刷过程形成的不同稿本。

　　包括历次修改稿、讨论稿、征求意见稿、定稿等，也可能需要留存。

　　一般来说，文件正本与定稿为一件，但定稿过厚不易装订的，也可单独作为一件；

　　重要文件须保留历次修改稿，其正本与历次修改稿（包括定稿）各为一件。

　　正文与附件怎样确定件数？

　　附件是批附属于正文之后的其他文字材料，作为正文的补充说明或参考材料。

　　如附带的图表、统计数字，正文批准或发布的法规性文件等等。

　　一般来说，正文与附件合为一件；

　　如果附件数量较多或者太厚不易装订时，也可各为一件。

　　会议文件和记录怎样确定件数？

　　不能把会议文件只确定为一件，要以责任者结合文件内容来确定件数，每份文件为一件；

　　会议记录以会议名称或会议主题确定件数，原则上一次会议记录为一件，可保留原记录本装订形式，作为“盒”对待。

　　报表、名册、图册、介绍信、刊物类文字材料怎样确定件数？

　　报表、名册、图刊物类文件材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件，介绍信一般一份为一件。

　　若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。

　　处理问题的文件材料怎样确定件数？

　　处理同一问题形成的文件材料较多时，应根据责任者结合内容确定件数，不能将处理某问题的若干份文件只确定为一件。

　　如处理信访文件材料，除原信件外，还有领导批示、调查材料、旁证材料、有关证据、处理结论、汇报材料等。