科技档案怎么整理

　　科技档案怎么整理？科技档案的整理工作，就是按照一定的原则和方法，对科技档案进行系统整理和编目，并将其内容与成分揭示出来的一种工作。

　　科技档案的系统整理，包括对于科技档案的科学分类、组织、保管单位和有秩序地排列。科技档案全部整理工作，是通过归档前将科技文件材料组成保管单位，并将保管单位进行基本编目，然后在归档后所进行的工作。

　　科技档案怎么整理

　　整理内容包括组卷、排列、编目、装订、入库上架等工序，由科技档案部门独立完成。

　　1.组卷

　　（1）科研档案的组卷

　　按照课题阶段分别组卷，包括可行性研究、立项、方案论证、研究实验、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段。

　　（2）项目档案的组卷

　　项目前期文件、项目管理文件：按照事由结合时间顺序组卷。

　　招标投标、合同文件：按招标的标段、合同组卷。

　　勘察、设计文件：按阶段、专业组卷。

　　施工技术文件：按照单位工程、分部工程或装置、阶段、结构、专业组卷。

　　竣工图：按建筑结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷。

　　原材料质量证明文件：按单位工程组卷。

　　信息系统开发文件：按应用系统组卷。

　　设备文件：按专业、系统、台/套组卷。

　　监理（监造）文件：按监理的合同标段、事由结合文件种类组卷。

　　科研项目文件：按科研项目（课题）组卷。

　　竣工验收文件：按工程阶段、事由结合时间顺序组卷。

　　（3）设备档案

　　按设备的台（套）为单位组卷，一台（套）设备可以组成一卷或者若干卷。

　　2.案卷排列

　　科技档案案卷排列要遵循其形成规律，按照系统性、成套性的特点进行排列。

　　（1）科研档案的排列

　　按课题可行性研究立项、方案论证、研究实验与过程管理、总结鉴定、成果和知识产权申报、推广应用等阶段排列。

　　（2）项目档案的排列

　　项目前期文件、项目管理文件：结合主题、事由按时间顺序排列。

　　施工文件：按照综合管理、施工技术支撑、施工（安装）记录、检测试验、评定验收的顺序排列。

　　信息系统开发文件：按照需求、设计、实施、测试、运行、验收的顺序排列。

　　设备文件：质量证明、开箱验收、随机文件、安装调试、检测试验和运行维修的顺序排列。

　　监理文件：按照依据性、工作性文件顺序排列。

　　（3）设备档案的排列

　　按照购置文件、随机文件、安装文件、使用维护文件等顺序排列，数量较少的也可以直接按照年度大流水排列。

　　3.卷内文件排列

　　科技档案卷内文件一般应文字在前，图样在后；译文在前，原文在后。案卷内管理性文件按问题结合时间（阶段）或重要程度排列。

　　（1）图样文件排列：

　　形成时编制了图样目录，只需要按已编制的图样目录顺序排列即可。

　　形成时没有编制图样目录，排列图样一般按总体和局部关系排列。排序为：总体布置图、系统图、平面图（立面图、剖面图）、大样图等。

　　总体性、综合性的图样在前，局部性的图样居中，细部的、大样性的图样在后。

　　（2）文字文件排列：

　　按重要程度排列，重要文件在前，次要文件在后：按时间排列，按照科技文件的形成时间或者内容所反映的时间排列；按照科技文件之间的逻辑关系排列，对反映同意问题的来问和复文，正文和附件，复文在前，来文在后，正文在前，附件在后，正本在前，定稿在后。

　　（3）图文混合文件的排列：

　　案卷内的文字文件对整个对象（产品、工程、课题等）或整个案卷（部件、专业等）或多份图样进行的总体说明，则文字文件在前，图样在后；案卷内的文字文件只是对案卷内的某份图样文件进行补充或局部性的说明的，则图样在前，文字在后。

　　4.装订

　　（1）去除易氧化的金属装订用品。

　　（2）卷内文件超出卷盒幅面的，应折叠。图纸要按A4大小折叠成手风琴式。

　　（3）对于破损的、小于A4幅面的文件要修复和托裱

　　（4）成册的科技文件小于A4幅面的保持原样不变。

　　（5）以件为单位装订的，在每件文件的首页右上角加盖档号章。

　　（6）一般采用三孔一线的方式装订。

　　5、编写卷内文件页码

　　（1）卷内文件以件为单位编写页码，以有效内容的页面为一页。

　　（2）统一采用阿拉伯数字从“001”开始依次标注。

　　（3）印刷成册的已有也好的文件可以不再重新编写页码。如成套图样、说明书、论文等，在编制时已经编有页码，就不必另行重复编码。

　　（4）卷内目录、卷内备考表不编写页号。

　　6.编制卷内目录

　　卷内目录应排列在卷内文件首页之前。

　　（1）序号：使用阿拉伯数字从01起一次标注卷内文件的顺序。

　　（2）文件编号：填写文件文号或图样的图号、设备代号、醒目代号。

　　（3）责任者：填写文件形成者或第一责任者。

　　（4）文件题名：填写文件或图纸的全称，文件没有题名的，应由立卷人根据文件内容拟写题名。

　　（5）日期：填写文件或图纸的形成时间，要求以8位阿拉伯数字标注年月日。

　　（6）页号（以卷为单位装订）：填写每件文件首页上标注的页号，最后一件文件写起止页号。

　　（7）页数（以件为单位装订）：卷内文件以件为单位，采用不装订组卷的，填写每件文件总页数。

　　7.填写案卷封面和脊背

　　（1）档号：由全宗号、分类号（项目代号或者目录号）、案卷号组成：

　　全宗号：需向档案馆移交的档案，其全宗号由负责接收的档案馆给定，不向档案馆移交的科技档案可不填写全宗号。

　　分类号：根据本单位分类方案设定的类别号确定。

　　项目代号：由所反映的产品、课题、项目、设备仪器等的型号、代字或者代号确定。

　　目录号：目录编号。

　　案卷号：填写科技档案按一定顺序排列后的流水号。

　　（2）案卷题名：

　　简明、准确的揭示卷内科技文件的内容，主要包括产品、科研课题、建设项目、设备仪器名称或者代号，结构、阶段名称、文件类型名称等。

　　（3）立卷单位：

　　填写负责组卷部门或者单位。

　　（4）起止日期：

　　填写卷内科技文件形成最早和最晚时间，以8位阿拉伯数字标注年月日。

　　（5）密级：

　　填写卷内科技文件的最高密级。

　　（6）保管期限：

　　填写组卷时依照有关规定划定的保管期限。

　　8.填写卷内备考表

　　（1）互见号：

　　填写反映同一内容而载体不同且另行保管的档案的档号，并在括号内注明其载体类型。

　　（2）说明：

　　标明案卷内全部文件的件数、页数，卷内文件残缺破损的情况，在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。

　　（3）立卷人：

　　由立卷责任者签名，一般是档案整理者。

　　（4）立卷日期：

　　填写完成立卷的时间。

　　（5）检查人：

　　由案卷质量审核者签名，一般是科技项目的负责人，或者档案室主任、鉴定小组组长。

　　（6）检查日期：

　　填写案卷质量审核的时间。

　　9.编制案卷目录

　　案卷目录是案卷的名册，是著录案卷内容并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表，是档案检索、统计和管理的必要工具。科技档案案卷目录一般按照一级类目分别编制，即科研、项目、设备档案分别编制案卷目录。

　　案卷目录上的档号、案卷题名、保管期限应与案卷封面上的内容一致。

　　10.入库上架

　　按照档案密集架从上到下，从左到右的顺序进行排列。科技档案一般归档周期长，一个项目的科技档案不一定能够一次完成。所以，科技档案排架按最小类目进行排列，并在后面都要留有相应空间，以便存放新增档案。

　　科技档案整理基本规范

　　科技档案整理基本规范，同普通档案一样，即遵循科技档案的自然形成规律，保持科技档案材料的有机联系，为科技档案的利用提供方便条件。科技档案是围绕某一项科技、生产活动形成的，比如一个工程项目，从勘察设计、施工到竣工、交付使用;一个科研项目，从选题、调研、研究试验到鉴定验收、成果奖励申报和推广应用;一个大型设备安装项目，从安装、试车到运行使用等，都是按照各自的科学程序，遵循特定的规律，自然而然形成了一个档案整体。

　　科技档案的整理工作，就是要保持这个档案整体的完整性，维护这一整体内部所固有的次序和有机联系，任何人为地打乱固有联系或任意拼凑的作法，都是不切实际的。

　　1/科技档案的分类

　　科技档案常用的分类方法有如下6种：

　　(1)按工程项目分类。即以工程项目为单元，划分科技档案的类别，适用于基建档案、建筑设计档案和工程施工档案的分类。

　　(2)按型号分类。即按产品、设备的不同型号、规格划分科技档案的类别，适用于产品档案和设备档案的分类。

　　(3)按专题分类。即以科研课题为分类单元，划分科技档案的类别，适用于科研档案的分类。

　　(4)按专业性质分类。即按档案内容所反映的专业性质来划分科技档案的类别，适用于工、农业生产技术档案和科研档案的分类。

　　(5)按地域分类。即按档案内容所反映的地域特征来划分科技档案的类别，适用于农业档案、气象档案、水文档案、地质档案、地震档案等的分类。采用地域分类法，可按行政区划、地区范围，也可按水系流域、自然地貌等特征对档案进行分类。

　　(6)按时间分类。即按档案内容所反映的时间或科技档案形成的时间来类分科技档案，适用于气象档案、水文档案、地震档案等的分类。这种分类方法便于从历史纵向性角度反映自然现象和工作活动的演变发展规律。

　　除此以外，还可以按图幅大小、科技档案内容所涉及的实物特征等进行分类。

　　在实际分类过程中，单纯使用一种分类方法的情况很少，一般是几种分类法结合使用。例如，对水利工程项目进行分类，可采取地域(流域或水系)与工程项目两种分类方法相结合的方法，先按流域(水系)划分大类，再以每个流域(水系)上建造的工程项目为属类，这种二级分类方法可充分体现水利工程档案的形成规律。再例如，对于化工科技档案的分类，可按照化学工业科学技术档案产生的领域，将化工科技档案分为科学研究、生产技术、基本建设、设备(仪器)、化学矿山五大类。在各大类中，按照化工科技档案的不同性质，进行不同的分类。其中，基本建设类分为工程设计类和施工管理类(即工程设计档案、施工管理档案)，工程设计类又可按照工程项目—设计阶段—专业性质进行多层次的分类。

　　科技档案分类的标准、层次、级别，应依科技档案的性质、形成规律及其数量而定。总的要求是：同一种科技档案的分类标准应该一致，分类层次应简明，一次分类只能采用一种分类标准。为了使科技档案的分类科学合理，应制订科技档案分类方案或分类大纲，指导分类的顺利进行，保证分类的科学性、一致性和稳定性。

　　2/科技档案的组卷、排列与编号

　　1.科技档案的组卷要求

　　(1)科技档案的组卷要遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。

　　(2)产品、科研课题、基建项目、设备仪器按其部件、结构、阶段等分别组卷。

　　(3)与产品、科研课题、基建项目、设备仪器关系密切的管理性文件，应列入产品、科研课题、基建项目、设备仪器类中组卷。

　　(4)要保证案卷内所反映问题的科技文件材料的齐全完整。

　　(5)案卷内科技文件材料必须准确反映生产、科研、基建和有关管理活动的真实内容。

　　(6)案卷内科技文件材料的制作和书写材料必须益于长期保存。

　　2.案卷内科技文件材料的排列

　　(1)产品按设计(含初步设计、技术设计)、试制、小批量生产试制、批量生产、产品创优等工作程序排列，也可按其产品系列、结构(部件或组件)排列。

　　(2)科研课题按准备阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等时间阶段排列。

　　(3)基建工程按依据性材料、基础性材料、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计)、工程施工、工程竣工验收等排列。

　　(4)设备按依据性材料、设备开箱验收、设备安装调试、设备运行维修、随机图样等排列。随机图样也可单独组卷。

　　(5)管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。

　　(6)案卷内科技文件材料排列要求文字材料在前，图样在后。

　　科技档案图样材料的排列可采取如下方法：

　　(1)按隶属关系排列：适用于机械产品和基建工程图样材料的排列。其一般排列次序依次是：总图、组建图、部件图、零件图或按照总图、系统图、剖面图(平面图)、大样图的次序排列。

　　(2)按图幅比例排列：适用于测绘、测量图样材料的排列。

　　(3)按地区特征排列：适用于地质勘探、地震观测等图样材料的排列。

　　(4)按时间顺序排列：适用于水文观测图样、气象观测图样等自然现象观测图样材料的排列。

　　(5)按图号顺序排列：适用于形成时已经编号的图样材料的排列。

　　3.科技档案的编号

　　科技档案保管单位之间的排列是通过卷、册、袋、盒的编号来固定其次序的。科技档案的保管单位，是指一组数量适中的具有有机联系的科技文件材料，可以是一个案卷，也可以有册、袋、盒等形式。科技档案编号是科技档案类别代号及其保管单位顺序号的组合体。

　　科技档案类别代号由科技档案种类代号及该种科技档案的分类类目代号组成。科技档案种类代号一般是以科技档案种类名称的第一个汉字的汉语拼音声母作为该类科技档案的代号，若第一个汉字的汉语拼音声母同另一类科技档案的相同，则可选用第二个汉字或其他具有代表性含义的汉字的汉语拼音声母作为代号。如基建档案的代号为“J”(基ji)，设备档案的代号为“S”(设She)，产品档案的代号为“C”(产Chan)，测绘档案的代号为“H”(Hui)，科研档案的代号为“K”(科Ke)，等等。

　　科技档案分类号可采用现成的号码如工程代号、课题代号、型号等，也可自行编制。科技档案的编号示例见下图。

　　科技档案编号示例

　　科技档案保管单位可按重要程度、时间、地区等进行排列，排列完毕即可按顺序编制保管单位顺序号。

　　3/科技档案的登录

　　科技档案经分类和排列后，要将它按保管单位登记到目录簿上，以固定其排列次序和位置，巩固科技档案整理的成果，揭示其内容和成分。科技档案的登录一般需填写下面几种目录登记簿：

　　1.科技文件材料目录

　　该目录放在保管单位内经过系统排列的单份文件材料之前，可具体揭示一个保管单位内科技文件材料的内容和成分，其格式见表。

　　2.科技档案保管单位登录簿

　　该登录簿按保管单位顺序号依次登记保管单位基本情况，并对保管单位内的单份图样进行登记，其格式见表。

　　3.科技档案总登录簿

　　科技档案总登录簿以保管单位为对象，按归档时间先后顺序登录，其格式见表。