关于“整理档案怎么整理”，有同伴说：这个简单，干就完了！也有同伴说：我想了解别人、别的公司都是怎么做的，互相交流、学习一下！

　　下面，就让我们脱下制服，换上便装，不从制度规范，而从企业实际管理的角度来分享这个课程。

　　档案整理的基本方法有两种:

　　1、以案卷为单位整理。以案卷为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合成案卷。所谓案卷，就是一组有密切联系的文件的组合体。

　　立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。以案卷为整理的档案，其基本保管单位是案卷。

　　2、以件为单位整理。以件为单位整理要以计算机管理为前提条件。以件为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位进行整理。一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件作为一件，来文与复文可为一件。以件为单位整理的档案，其基本保管单位是件。

　　下面分别从文书档案和科技档案两个层面来演示。

　　一、文书档案整理

　　1、组件与排序

　　文书档案的构成相对单纯，以件为单位整理归档，与该档案的形成有密切内在联系的文件组为一件，在实际操作中更加灵活、实用。排序如下：

　　①正文与附件：正文在前，附件在后；

　　②正本与定稿：正本在前，定稿在后；

　　③原件与复制件：原件在前，复制件在后；

　　④会议纪要：终版（签字/盖章版）会议纪要+会上达成的重要文件+会议通知+会议签到表+会议材料；

　　⑤请示与批复（报告与批示）：批复/批示在前，请示/报告在后；

　　⑥文件处理单或发文稿纸与相关文件：文件处理单在前，收文（相关文件）在后。

　　需要注意的是：

　　①文书档案的管理功在平时，要注重日常文件的收集，确保每一份归档文件齐全、完整，也就是“该归则归”。

　　②不必牵强附会，比如一次没有正式发文通知的例行会议，没必要把短信、微信通知截图保存，或与之相关却无关紧要的文件作为附件一并归档，一份会议纪要完全可以独立成档。也就是要剔除冗余文件，“不该归不归”。

　　2、分类

　　①首先要做个分类方案，最简单明了的方法就是分类方案图。

　　②批量整理档案时，先根据分类方案，将每份文件固定位置用铅笔标上类别。

　　③然后再按照一定的规律，比如档案形成时间，将同一类档案按先后顺序排列起来。

　　④最后，标注档号或盖上档号章。

　　3、编页码

　　①工具：1、2B铅笔；2、数字章；3、手动/自动打码机。根据习惯和需要选取合适的标码工具。

　　②位置：非装订线一侧下角。

　　③起始数：从数字“1”开始，不空页、不跳码（数）。

　　④起止页：组件/卷后每一件/卷的首页开始，至每一件/卷的最后一页止。

　　⑤注意：文件空白页、目录、自制封皮、备考表不用标注页码。

　　4、标注档号

　　档号标注方式：

　　①盖归档章/档号章（六格归档章和两格档号章），填写内容，其中：

　　六格归档章填写方法：第一格填写全宗号，第二格年度，第三格室编件号，第四格机构问题，第五格保管期限，第六格馆编件号（或总页数）。

　　企业里可选两格档号章，第一格填写档号中除卷/件序号外的其它段位，第二格填写卷/件序号。

　　②铅笔手写，直接标注档号。

　　企业结合相关标准和自身状况，自行设置档号编制规则。

　　企业里推荐使用铅笔手写标注档号。

　　档号标注（盖归档章/档号章）位置：

　　①档案首页右上角空白处；

　　②若无空白处，可单独做封面，档号直接打印在封面右上角，或盖档号章。

　　5、目录编制

　　目录基本要素：

　　序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注，等。

　　目录编制/填写注意事项：

　　①目录设置应切实，基本要素不缺失；

　　②格无虚设，应填尽填，不空项。

　　③填写规范，有据可依。

　　6、装订

　　常用档案装订工具：

　　①订书机、不锈钢订书钉、起钉器；

　　②三孔一线装订机或电钻或打孔器、钩锥（木柄锥）、剪刀、棉线或蜡线；

　　③缝纫机、钢针、裁纸刀、剪刀、纸片、棉线或蜡线；

　　④热熔胶装机、热熔装订胶条。

　　装订步骤：

　　①去除钉、夹等金属材质类装订材料；

　　②抹平钉孔、夹痕等原来的装订痕迹（这步操作也是为电子化扫描做准备）。

　　③选择合适的装订方式进行装订（三孔一线、直角装订、缝纫机装订、不锈钢钉装订，等）。

　　7、备考表

　　填写说明：

　　①卷/盒内基本信息，包括：卷/盒内主要内容、起止件号及特殊情况说明等。

　　②立卷人：档案整理归档人；检查人：上级领导。

　　③立卷日期：整理归档日期。

　　注意：

　　文书档案一般是按年度归档，但日常整理而非批量操作的话，备考表立卷日期可统一为年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　　（科技（项目工程）档案是按项目归档，可根据实际情况，或从项目竣工交付前后三个月内选定立卷日期。）

　　8、装盒

　　注意事项：

　　①同一盒内装相同类别的档案文件，不能混装。

　　②档案盒内存放内容与顺序：目录（最上方）、档案文件、备考表（最下方）。

　　③盒内档案文件按档号顺序依次排列。

　　④盒内档案不易装得太满，保留一定余地，以免损伤盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　　①档号（起止档号）；②案卷题名。

　　拓展信息：

　　①保管期限；②密级；③机构；④年度；⑤全宗号；⑥盒号，等。

　　方式：

　　①手工填写：字迹工整、无涂抹，内容准确、不含糊。

　　②打印粘贴：使用专用粘贴材料，贴紧、抹平、晾干；侧封条略窄于盒脊，以减免使用过程中磨损侧封条。

　　③机打：需专门的档案盒打印机。