昆明市档案整理服务公司

　　昆明市档案整理服务公司：为进一步加强和规范村(社区)“两委”换届选举档案管理工作，提升换届选举台账资料规范化水平，近日，昆明市呈贡区档案局业务指导老师一行3人到龙城街道洛龙湖社区开展“两委”换届选举档案归档指导工作。

　　昆明市档案整理服务公司

　　区档案局的老师依据《关于做好2021年全省村级组织换届档案工作的通知》的归档要求，首先从档案完整性、规范性、严密性和逻辑性等方面，分别对洛龙湖社区党组织、居民委员会、居民监督委员会、共青团、妇联、工会等社区各组织的换届选举档案资料进行了全面详细的检查翻阅。随后就社区换届选举及归档工作，与社区工作人员开展了简短的座谈交流，对归档工作给予充分肯定，对社区档案材料进行细致点评，并就下一步继续做好档案管理工作提出了具体指导意见和针对性建议。

　　洛龙湖社区强化思想认识，采取三项措施，认真做好社区“两委”换届档案整理工作，确保换届选举程序规范、全程留痕。

　　一是统一标准建立清单。按照社区各级组织换届选举工作流程、时间顺序，制定换届选举工作档案目录清单，对相关归档的文件资料进行分类、排序和装订，确保归档文件材料齐全、准确、系统。

　　二是严格要求抓规范。规范文档整理格式，从选举前准备阶段、动员部署阶段、组织实施阶段等明确资料归档要求，确保换届选举工作档案完整规范。

　　三是明确责任督导。明确工作人员专人负责换届档案资料的收集、整理和归档工作，逐一检查社区各级组织换届选举档案，确保换届文档、会议记录、照片等完善俱全。

　　洛龙湖社区始终坚持以换届锤炼党性、锻炼队伍、树立形象，以换届促档案规范的工作思路，高度重视换届选举和档案留存，以实现制度化、规范化和科学化为目标，以规范化建设为抓手，从主体责任、长效机制、业务培训和规范整理等层面高标准抓好社区换届档案规范，全面推进社区工作科学化水平。

　　昆明市档案整理服务公司工作的程序

　　第一、全宗的组织及排列；

　　第二、全宗类档案的分类；

　　第三、案卷的编辑和排列；

　　第四、案卷目录的编制；

　　通常按照从前至后程序，对全宗进行组织和排列，然后再全宗内进行系统化。系统化的第一步是对全宗类档案进行分类，分完类之后进一步系统化，那就是做案卷的编辑和排列，然后还做案卷目录的编制。

　　整理工作实际上是把无序的档案有序化的一个流程，是一级的分类。全宗组织、排列、区分、全宗类进一步的分类。那么进一步的分类就是类似内部组织、机构、按照时间对全宗类档案进行分类，然后进一步还要进行案卷的编译、排列，以及对案卷目录的编制，进行系统化的基本流程。

　　档案整理工作包括哪一些内容呢？

　　在正规条件下，我们的档案整理工作包括档案室接收文书部门和业务部门，按照归档要求整理、归档的文件或者是案卷。档案馆接收的是由机关档案室根据入馆要求整理、移交的文件和案卷。

　　正常条件下，档案室和档案馆的档案整理工作主要是对所接收的档案在更大的范围内进一步的系统整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目录的加工。另外呢对整理不善的档案进行局部的调整，档案馆和档案室对已整理入馆，如实保存的档案，经过管理、实践的检验或专门的质量检查，要对其中不符合要求的档案进行一定的加工，以提高整理的质量。

　　某些档案材料由于保存的时间较长，其自身和档案整理体系都会发生某些变化，也要对其进行相应的调整。对零散文件的整理，对档案进行全过程的整理工作，包括区分全宗、全宗类档案的分类，然后案卷的编列、编辑档案、案卷目录编制等等……

　　什么是零散文件呢？

　　我们要从头至尾做一遍对它的整理，这个工作量就是比较大的。比如说有时候这个档案馆临时接收了一些零散移交来的档案，就要从头到尾整理档案，整理工作的基本原则包括大的整理，必须保持文件之间真实历史联系。

　　文件之间的历史联系主要体现为文件在其来源、形成、时间、内容和形式等方面密不可分的关联性。因此我们这个原则，首先第一项就是要保持文件之间的这种历史联系、来源、时间、内容、形式方面密不可分的关联性。

　　档案文件在特定的历史、条件、环境、事件背景下形成的，在整理过程中一定要维护和保持，以便未来再现这种历史联系。档案的整理应该充分利用原有的基础，充分重视和利用先前整理的基础，不要轻易的打乱、重整。

　　例如业务部门或者文书人员整理的顺序、整理的方法，感觉已经落伍，就把它重新打乱、重新按照自已的要求来做，类似这种观念是不可取的，我们提倡应该充分的重视和利用之前已经整理好的那种已有的这个基础。

　　图2

　　档案整理过程中，应该充分研究和利用原来整理的成果，不要轻易破坏以往整理和保存的历史状况，充分的利用或者尊重原有的整理基础，档案的整理必须便于保管和利用。整理不是单纯的为了整齐划一、非常美观，我们要便于保管和利用。

　　档案的整理必须在保持文件之间历史联系的基础上，采用更简洁、有效的方法，使整理的档案便于保管和利用。最终的档案是要用于保管、是要用于提供利用的。在整理过程中，前面提到的第一步就是全宗的组织，那么我们来认识一下对全宗如何进行组织呢？我国通常按照全宗群来组织和排列馆藏全宗，即把统一时间、同一系统或相同性质的全宗排列在一起以保持同类全宗之间的联系性。

　　那么什么是全宗群呢？

　　全宗群是指同一时期或地区在纵向或横向方面具有相同性质的立档单位，形成的若干个全宗构成的有机整体。全宗群是在更大的范围内体现了档案之间的这种联系，全宗之间的联系。

　　全宗群是基于全宗和全宗之间的联系而组成的一个有机的群体。那么怎么样来划分全宗群呢？也就说我们把哪一些全宗放到一起作为一个权重群呢？首先可以按照时间或者是地区来划分，例如湖北省近代工业企业全宗群，两个维度，湖北省近代。工业企业有时间、性质、地区。江苏省二十世纪三、四十年代民族工商业全宗群。

　　按照专业系统或其他的联系的维度来进行划分，例如解放战争时期党政机关全宗群、民国时期某省交通系统全宗群等等。时间上的联系，同一个系统、同一性质方面的联系，所以它的维度是比较灵活的。

　　我们要找到一个共同的联系点、共同的维度，那么就可以把相关的全宗的集合在一起，构成全宗群。全宗群的组合及划分方法具有多样性和灵活性，不像全宗那样界限分明。由于全宗之间的成因关系具有多维、立体特点，所以全宗群有多种不同的划分标准和组合形式。

　　多维的、立体的、这种关系使得全宗群的划分非常的灵活。我们从不同的维度出发，就可以构成不同的全宗群。例如解放战争时期，统一地区党政机关全宗，可以划分为一个全宗群，也可以把它进一步细分为党群、政府和机关两个不同的全宗群，政府、机关的全宗还可以进一步分为农民、公交系统等若干全宗群。

　　公交系统还可以进一步划分，可以按照工业、交通、运输等各自构成全宗群。因此全宗群的划分呢，是根据全宗之间的联系，我们通过不同的这种维度可以有不同的划分方法。

　　我们再看全宗的排列与编号，全宗号是档案馆为已进馆或者是客人进馆的立档单位分配的编号，用于区分各立档单位，便于日常的管理和查询。全宗的代号，具有唯一性，全宗编号的规则，首先要考虑馆藏权宗的特点及管理的方便性；要力求简洁、方便、实用；已编好的全宗号不得任意更改。

　　权宗编号规则，具有扩展性。新权宗的编号留有余地，并具有唯一性，一个权宗只能有一个号码，权重编号的方法有两种，一种是流水编号法，也就是按照全宗进馆时间的先后顺序来编号，比如0001号、0002号，0003号那就是一个非常简单、实用的编号方法，比较客观分析适合全宗量不大、全宗类型比较单一的档案馆来采用。全宗的编号方法另一种就是稍微复杂一点的分类编号法，也就是说对全宗先进行一定的分类、分组，然后再编号。

　　编号方法逻辑性、系统性比较强、层次分明，能够反映权宗本身的性质和特点。比如zd0001，政党，还有其他什么分类编号法呢？从个号码呈现形式来看，比流水的变化法要稍微复杂些，但分类编号的逻辑性、系统性更强，具有一定的适宜性，能够反映全宗本身的性质和特点。但是分类编号法比较复杂，号码不易分辨和记忆。

　　分类编号法适合馆藏全宗数量大，全宗的时间、地域跨度大，类型复杂的档案馆采用，即全宗数量大，那么全宗里面的类型比较复杂，时间跨度也很大。这时候采用流水编不太适合，优选采用分类编号法更能揭示全宗的特点、性质。