档案整理，档案整理及数字化服务方案

　　机关单位或者企业在长期的运转中都会产生大量档案，它们有些有重要价值，有些却意义不大，但都无一例外地耗费着我们的空间、时间和精力。对档案文件的归档整理，是一定周期后必不可少的工作，那么，如何做好档案整理工作呢？

　　档案整理归档工作

　　１、将全部文件收集起来

　　文件归档工作是按一定周期进行的，可能是一年，也可能是一个季度，因此进行归档工作时，首先要以年或者季度为单位，将所有文件收集齐全，确保后期归档工作顺利进行。

　　２、按照相关章程进行筛选

　　一般来说，没有当前和后期参考、使用或执行价值的文件无需保存，此类文件可以首先剔除并进行销毁，剩余文件则可根据本机关单位关于文件归档管理的具体要求进行筛选。

　　３、划分类别和级别

　　筛选工作完成后，档案管理人员可以先按照文件所属部门名称进行横向分类，再按照上下级的隶属关系进行纵向排列，无法划分级别的文件，可酌情与本部门文件并列归档。

　　４、确定保管期限

　　凡是在本机关实体及其职能上能构成全局程度影响的文件，均需要永久保存，其余归档文件可根据其价值的影响时长及相关规章制度来预留足够的保管期限，不可过早销毁。

　　５、修缮文件内容

　　对于文件中存在的疏漏或损毁等情况，档案管理人员需要咨询文件来源处的同事，获取正确内容并对文件进行修补增删，另外还需要规范文件纸张大小及装订物以便保存。

　　６、对文件进行编号

　　档案管理人员可以按照从上到下、从主要到次要的排列顺序将关联紧密的纸质文件先装订成一个基本单位，再按照类别、级别和时间装订成一个二级单位，然后用归档章编号。

　　７、装盒并编制检索目录

　　按照文件上归档章的信息将所有文件打印一份目录，文件依次装盒，规范填写档案盒上各个项目并编号，编号要统一连贯，最后汇总所有文件目录，方便后期快速查阅档案。

　　档案整理及数字化服务方案

　　组织业务和规模的发展过程中会产生大量的实物档案资料，管理过程随时都有可能出现“用的时候找不到、用完不还、机密文件丢失”等现象，管理起来工作量不小。

　　近日，国家档案局发布的《实物档案数字化规范》规定了实物档案数字化的组织与管理，确定了实物档案数字化前处理、数字化采集、影像处理工作与实物档案验收、移交和入库要求。

　　中博奥－数字化档案管理系统实现了将实物档案进行数字化加工转化数字档案，对实体库房中档案进行出入库、移库、盘点等操作，实现实体库房与数字库房数据统一，高效查询。

　　中博奥实物档案数字化管理方案

　　实物档案数字化加工

　　规范要求：应采用有效的管理和技术手段，确保实物档案数字化成果质量。实物档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映实物档案的有关信息，最大程度地展现档案原貌。

　　实物档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。

　　如何对于数字化加工成果进行精确分类，数字化的成果如何与实体档案建立联系以及数字化的成果怎样才能更好的利用起来，中博奥协助组织实现实物档案数字化加工。

　　中博奥解决方案：

　　１、档案梳理分类

　　中博奥提供档案管理分类制度、归档要求模板，帮助组织实现对纸质档案的初步整理工作，补充档案缺失信息，针对每个补充完整的档案，形成目录数据。

　　２、ＯＣＲ识别

　　中博奥可结合扫描仪，高拍仪等硬件设备对实物档案进行扫描加工处理，处理过程中利用ＯＣＲ识别技术，对档案正文部分的内容进行识别，最终生成数字化的档案文件或图像文件，在档案的检索利用阶段，可以直接通过关键字快速定位档案。

　　３、数据管理

　　中博奥可对整理后的档案条目数据以及数字化加工处理后的成果文件进行进一步的检查，最终将档案条目数据批量导入系统，并将数字化成果与条目数据批量挂接，建立档室元数据及电子文件之间的关联，预置实物档案存放位置信息，实现电子档案与实物档案的实时同步管理。

　　库房管理

　　规范要求：应加强实物档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。

　　现在，还需要有相应的实体库房对实体档案进行统一存放和管理。

　　中博奥解决方案：

　　中博奥把实体库房虚拟化，把纸制档案和电子档案一一对应，从而实现实物档案、实体库房的线上化管理。

　　统一维护组织内部的实体库房，包括库房基本信息、区域、密集架等，在系统中定义虚拟库房及密集柜、档案柜等，方便通过系统实现对于纸制档室的流程化管理和操作记录。

　　为了解决实体档案保管的问题，比如检索不便，管理记录混乱等，中博奥档案管理库助力组织实现档案入库、上架、出库、移库、盘点等全过程数字化管理。

　　档库房维护支持库房、区域、密集架等设置，可以定义库房等面积、位置、管理人员信息。

　　将库房内部支持分隔成多个区域，每个可以设置多个不同等密集架，设置不同密集架的规格、容量等信息。能够打印密集架的便签，便于后期扫码上架操作。

　　（档案库房管理）

　　能够录入库房的温湿度信息，系统提供标准接口，可与外部温湿度传感器对接，自动完成温湿度采集工作。

　　为了档案库房安全，保障档案实体和信息安全，需要定期对档案库房进行检查，需要将每次检查结果录入系统统一管理。

　　因为档案库房专人管理，非工作人员允许不可随意进入，日常管理要求坚持出入登记制度，随时记录利用岗外档案工作人员出入库情况。

　　价值总结

　　中博奥－数字化档案管理系统协助组织实现实物档案数字化，全面优化档案管理，保障实物档案与数字档案安全。