会计档案整理（会计档案整理标准）

　　近日，为了更好地规范会计档案管理，不断提高会计档案管理的规范化水平，计划财务部开展会计档案整理工作，该工作涉及集团、交运、资源、沿南经贸、交投、三门口、场站等多家公司2020年及之前的会计资料。

　　包括会计账本、会计凭证、会计报表、银行对账单等，面对工作量大、要求高、时间短的实际情况，计划财务部相关人员克服困难，认真细致、严谨有序的整理档案，做好档案整理的每一步工作，确保分类准确、整理规范、编制科学、归档有序，会计档案完备可查，为下一步移交工作做好充足的准备。

　　会计档案归档保存是财务工作的重要组成部分，是各项业务的重要纸质凭证，财务部工作人员严格按照凭证保管制度整理装订会计档案，保证了会计档案完整、安全、有序、可查。

　　一、会计档案定义

　　会计档案是指单位在进行会计核算中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。会计核算中形成的会计凭证、会计账簿、财务报告(包括会计报表、附注和有关说明)及其他相关的会计核算资料，应该进行归档。

　　(1)会计凭证。会计凭证是指原始凭证、记账凭证、汇总凭证及其他会计凭证。

　　(2)会计账簿。会计账簿是指总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿及其他会计账簿。

　　(3)财务报告。财务报告是指月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注和报名说明财政预、决算报表和审计报告以及资产评估报告等其他财务报告。

　　(4)其他类。税务申报资料、银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册，以及与财务有关的合同和文件等其他会计资料。

　　二、会计档案的整理、归档要求

　　1.归档范围

　　会计档案归档范围包括:会计凭证(原始凭证记账凭证、汇总凭证)、会计账簿(总账、明细账日记账、辅助账簿)、年度财务决算报告、会计保管清册、会计移交清册等。

　　2.保管期限

　　按照国家有关规定，会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　3.分类

　　依据财政部、国家档案局《会计档案管理办法》，会计档案分为五大类:报表类、账簿类、工资单、凭证类、其他类。会计档案分到三级类目:报表类430、账簿类一431、工资单一432、凭证类一433、其他类-434。

　　4.组卷要求

　　(1)会计凭证按月份、凭证种类组卷。

　　(2)会计账簿，一本组成一卷。

　　(3)会计报表按月份、季度、年度分别组卷。

　　(4)工资表按月份、季度、年度组卷。

　　(5)案卷厚度一般不宜超过25mm。

　　(6)会计档案编号应遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性的原则。每一核算单位的会计档案采用“年度一类别一保管期限一流水号”排列方式。例如:2011-430-1-001、2011-4333-001……。

　　5.编目

　　目录设置档号、题名、类别、起止日期、页数、保管期限、存放地点、备注等项。

　　—档号:由“年度一类别一保管期限一卷册号”组成。

　　—卷号:年度一类别一保管期限下的排列序号，从“001”开始标注。

　　—类别:报表、账簿、工资单、凭证、其他，在档号中采用代码标识。

　　一题名:单位全称或规范简称十会计年度十档案名称。例:メ×公司2011年9月会计凭证(402123174-402123198第1册)。

　　—起止日期:填写本卷会计档案的起止日期用8位阿拉伯数字标注。形式:2011-01-01。

　　—页数:本卷档案的实际页数。

　　—保管期限:会计档案的保管期限分为永久、定期(10年、30年)两类。保管期限应从会计年度终了后的第一天算起。在档号中采用代码标识:永久一1、30年一2、10年一3、……。

　　6.书写材料、格式的要求

　　(1)各类会计凭证、账簿、报表内容及案卷封面、移交目录要求用钢笔或签字笔书写，采用耐久的墨汁、碳素墨水或蓝黑墨水。禁止使用铅笔、圆珠笔和纯蓝墨水。

　　(2)对于计算机打印的各类报表、文件材料要求第一联原件归档，并保证打印件清晰。

　　7.案卷装订的要求

　　(1)案卷用纸制品及线绳装订，卷内一律不许有金属物。

　　(2)装订时做到左下齐，无倒页，不漏订。

　　8.案卷封面的编制

　　(1)会计凭证封面项目:单位名称、凭证类别、年度、月份、日期、顺序号、本月共形成册数、保管期限。

　　(2)会计账簿封面项目:在封面粘贴标签，其项目包括单位名称、年度、类别、账簿名称、页数、保管期限、案卷号。

　　(3)会计报表封面项目:在封面粘贴标签，其项目包括单位名称、年度(季度或月份)、类别、保管期限、案卷号。

　　9.案卷脊背

　　(1)会计凭证的脊背项目:全宗号、凭证类别年度、月份、起止日期、案卷号。

　　(2)会计账簿和会计报表的脊背项目:全宗号年度、保管期限、起止卷号、类目名称。

　　10.案卷排架

　　会计档案的排列顺序为:将同一年度的会计档案按照类目名称分为报表、账簿、工资单、凭证，再按照不同的保管期限分别排列案卷顺序。

　　三、会计档案的归档与移交

　　(1)每年形成的会计档案，由财务部、总经理工作部机关财务处按照本细则的归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册(图1-1-18)。

　　(2)当年形成的会计档案，在会计年度终了后由财务部、总经理工作部机关财务处暂时保管两年两年期满之后，保管期限在15年以上的会计档案由相关的财务部门编制移交清册，移交档案馆统一保管。

　　(3)移交档案馆的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案馆应会同财务人员共同拆封整理，以分清责任。

　　(4)采用电子计算机进行会计核算的内容，应将打印出的纸质材料归档。

　　四、会计档案的利用

　　(1)会计档案归档后，原则上只允许本单位财务人员查阅并办理查阅手续，本单位非财务人员、外单位人员等其他人员查档的，需要首先向相关的财务管理部门申请，财务人员应填写档案查阅申请单，经相关的财务管理部门及主管财务领导签字同意、并由财务人员陪同，方可查阅会计档案。査阅要求参见××有限公司本部档案利用管理办法与档案移交(出)登记制度的相关规定。

　　(2)档案馆保存的会计档案不得借出。财务人员负责统一借阅。如有特殊需要，经相关的财务部门负责人批准，可以提供复制品，并办理登记审批手续。

　　(3)査阅或者复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

　　(4)所有会计档案一律不得携带出境。

　　(5)档案人员要履行催促缴回的职责，借阅者借阅档案资料如有损坏、遗失、不及时归还并造成遗失或损害等情况，要对责任人按×××发电厂业绩考核实施方案要求进行考核。

　　五、会计档案的销毁

　　(1)会计档案保管期满，财务部门提出销毁意见，编制会计档案销毁清册(图1-1-19)，列明销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

　　(2)需销毁的会计档案经会计档案鉴定委员会鉴定后，由财务部和档案室共同编制会计档案销毁清册，由财务部长在会计档案销毁清册上签署意见，同时要由财务主管领导审批。财务部门负责行文上报上级机关批准后，方可进行销毁。

　　(3)监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案。

　　(4)从档案馆移出需执行销毁的会计档案，需办理移交手续。

　　(5)销毁会计档案时，应当由档案馆和相关的财务部门共同派员监销。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告上级公司财务及相关部门负责人。

　　(6)销毁档案时，必须注意保密，严禁送废品收购站，要统一送メX×市指定的造纸厂进行销毁。

　　(7)会计档案销毁清册要永久保存。会计档案管理流程所示。

　　会计档案整理标准

　　一、会计档案内容

　　会计档案，是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。

　　具体包括：

　　（一）会计凭证类：原始凭证，记账凭证、汇总凭证，其他会计凭证。

　　（二）会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账薄。

　　（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

　　（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

　　各公司应建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度，保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅、严防毁损、散失和泄密。

　　二、会计档案机构

　　1.综合档案室

　　综合档案室，是国家机关或企事业单位建立的一种负责收集和保管本单位各种门类档案的内部性档案管理机构。综合档案室统管本单位党政工团、科技、会计、经营等方面的全部档案。

　　2.会计档案室

　　会计档案室，是形成会计档案较多的单位建立在财会部门的专门性会计档案机构。有些大型或特大规模的企业，为加强对会计档案的集中统一管理，将所属机构的会计档案有效集中起来保管，以保证会计档案的齐全、系统、有序、得当，需要建立专门的会计档案室。

　　三、会计档案的整理

　　1.会计凭证

　　（1）去掉凭证中的金属物

　　（2）凭证以左上对齐为准

　　（3）填写会计凭证封面

　　会计凭证封面应写明单位名称，年度、月份，本月共几册、本册是第几册，记账凭证的起讫编号、张数，并由会计主管、装订人分别签名或盖章。

　　对于数量过多的原始凭证，如收、发料单等，可以按上述要求单独装订成册，加上封面封底，并在封面注明记账凭证日期、编号，存放在其他类会计档案中，同时在记账凭证上注明“附件另订”及原始凭证名称和编号。

　　（4）装订

　　（5）填写会计凭证盒正面及侧面

　　正面应写明单位名称，起止时间，本月共几册、本盒是第几册，记账凭证的起讫编号、张数、保管期限，由会计主管、立卷人分别签名或盖章，严格的大型企业还要编制全宗号、目录号、卷号。

　　侧面应写明哪年，几月共几册，本盒是第几册，记账凭证从第几号到第几号，保管期限，严格的大型企业还要编制全宗号、目录号、卷号。

　　2.会计账簿

　　整理归档时应当注意以下几点：

　　（1）跨年度连续使用的固定资产等账簿，应在使用完的那一个年度归档。

　　（2）订本账中的空白页不能拆去，应保持账簿本身的完整性；

　　（3）活页账中的空白页要拆去，然后在剩余账页的左或右上角编上页码，撤账夹，加上账簿封面封底，用脱脂线绳装订成册；并把使用登记表或经管人员一览表填写完整。

　　（4）会计账簿案卷封面应写明单位名称，账簿名称，所属年度，卷内张数，保管期限，并由会计机构负责人、立卷人签名或盖章。

　　3.财务报告

　　会计报表是按年度立卷。立卷时要区分不同的保管期限，年度报表要与季度、月份报表分开，编写页号，分别组卷。按照归档的要求，装订时，加装卷内目录、备考表和卷皮。

　　4.其他类会计档案的整理立卷。

　　会计移交清册、档案保管清册、销毁清册，每一个清册就是一个保管单位，编一个卷号，不需整理。

　　采用计算机进行会计核算的单位，应当保存打印出的纸质会计档案，整理方法不变。

　　四、会计档案的归档

　　1.整理、保管部门及人员

　　各单位每年形成的会计档案，应当由会计机构按照归档要求，负责整理立卷，装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后，应当由会计机构编制移交清册，移交本单位档案机构统一保管；未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。

　　移交本单位档案机构保管的会计档案，原则上应当保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

　　2.保管期限

　　会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　（1）永久：会计档案保管清册、会计档案销毁清册以及年度财务报告；

　　（2）25年的：现金和银行存款日记账；

　　（3）5年的：固定资产卡片账于固定资产报废清理后保管5年、银行存款余额调节表、银行对账单；

　　（4）3年的：月度、季度财务报告；

　　（5）l5年的：其他。含所有会计凭证，总账，明细账，日记账和辅助账簿（不包括现金和银行存款日记账），会计移交清册。