档案资料整理（档案资料整理方案）

　　档案资料整理首先要熟悉档案的分类，把类分好，再按每类以产生档案时间顺序将档案材料分成章，类别是固定的，章节是每个档都不同的，整理出宗卷类和章好就是对档案材料进行修饰，装裱，统一按A4纸或其他格式（图纸会有A8，A16二种格式）进行装钉成册。

　　档案资料整理分别从文书档案和科技档案两个层面来演示。

　　一、文书档案整理

　　1、组件与排序

　　文书档案的构成相对单纯，以件为单位整理归档，与该档案的形成有密切内在联系的文件组为一件，在实际操作中更加灵活、实用。排序如下：

　　①正文与附件：正文在前，附件在后；

　　②正本与定稿：正本在前，定稿在后；

　　③原件与复制件：原件在前，复制件在后；

　　④会议纪要：终版（签字/盖章版）会议纪要+会上达成的重要文件+会议通知+会议签到表+会议材料；

　　⑤请示与批复（报告与批示）：批复/批示在前，请示/报告在后；

　　⑥文件处理单或发文稿纸与相关文件：文件处理单在前，收文（相关文件）在后。

　　需要注意的是：

　　①文书档案的管理功在平时，要注重日常文件的收集，确保每一份归档文件齐全、完整，也就是“该归则归”。

　　②不必牵强附会，比如一次没有正式发文通知的例行会议，没必要把短信、微信通知截图保存，或与之相关却无关紧要的文件作为附件一并归档，一份会议纪要完全可以独立成档。也就是要剔除冗余文件，“不该归不归”。

　　2、分类

　　①首先要做个分类方案，最简单明了的方法就是分类方案图。

　　②批量整理档案时，先根据分类方案，将每份文件固定位置用铅笔标上类别。

　　③然后再按照一定的规律，比如档案形成时间，将同一类档案按先后顺序排列起来。

　　④最后，标注档号或盖上档号章。

　　3、编页码

　　①工具：1、2B铅笔；2、数字章；3、手动/自动打码机。根据习惯和需要选取合适的标码工具。

　　②位置：非装订线一侧下角。

　　③起始数：从数字“1”开始，不空页、不跳码（数）。

　　④起止页：组件/卷后每一件/卷的首页开始，至每一件/卷的最后一页止。

　　⑤注意：文件空白页、目录、自制封皮、备考表不用标注页码。

　　4、标注档号

　　档号标注方式：

　　①盖归档章/档号章（六格归档章和两格档号章），填写内容，其中：

　　六格归档章填写方法：第一格填写全宗号，第二格年度，第三格室编件号，第四格机构问题，第五格保管期限，第六格馆编件号（或总页数）。

　　企业里可选两格档号章，第一格填写档号中除卷/件序号外的其它段位，第二格填写卷/件序号。

　　②铅笔手写，直接标注档号。

　　企业结合相关标准和自身状况，自行设置档号编制规则。

　　企业里推荐使用铅笔手写标注档号。

　　档号标注（盖归档章/档号章）位置：

　　①档案首页右上角空白处；

　　②若无空白处，可单独做封面，档号直接打印在封面右上角，或盖档号章。

　　5、目录编制

　　目录基本要素：

　　序号、文件编号、责任者、文件材料题名、日期、页号、备注，等。

　　目录编制/填写注意事项：

　　①目录设置应切实，基本要素不缺失；

　　②格无虚设，应填尽填，不空项。

　　③填写规范，有据可依。

　　6、装订

　　常用档案装订工具：

　　①订书机、不锈钢订书钉、起钉器；

　　②三孔一线装订机或电钻或打孔器、钩锥（木柄锥）、剪刀、棉线或蜡线；

　　③缝纫机、钢针、裁纸刀、剪刀、纸片、棉线或蜡线；

　　④热熔胶装机、热熔装订胶条。

　　装订步骤：

　　①去除钉、夹等金属材质类装订材料；

　　②抹平钉孔、夹痕等原来的装订痕迹（这步操作也是为电子化扫描做准备）。

　　③选择合适的装订方式进行装订（三孔一线、直角装订、缝纫机装订、不锈钢钉装订，等）。

　　7、备考表

　　填写说明：

　　①卷/盒内基本信息，包括：卷/盒内主要内容、起止件号及特殊情况说明等。

　　②立卷人：档案整理归档人；检查人：上级领导。

　　③立卷日期：整理归档日期。

　　注意：

　　文书档案一般是按年度归档，但日常整理而非批量操作的话，备考表立卷日期可统一为年末最后一日，或第二年第一月任意一天。

　　（科技（项目工程）档案是按项目归档，可根据实际情况，或从项目竣工交付前后三个月内选定立卷日期。）

　　8、装盒

　　注意事项：

　　①同一盒内装相同类别的档案文件，不能混装。

　　②档案盒内存放内容与顺序：目录（最上方）、档案文件、备考表（最下方）。

　　③盒内档案文件按档号顺序依次排列。

　　④盒内档案不易装得太满，保留一定余地，以免损伤盒子，且便于插卷/件或更改。

　　9、盒脊

　　基本信息：

　　①档号（起止档号）；②案卷题名。

　　拓展信息：

　　①保管期限；②密级；③机构；④年度；⑤全宗号；⑥盒号，等。

　　方式：

　　①手工填写：字迹工整、无涂抹，内容准确、不含糊。

　　②打印粘贴：使用专用粘贴材料，贴紧、抹平、晾干；侧封条略窄于盒脊，以减免使用过程中磨损侧封条。

　　③机打：需专门的档案盒打印机。

　　档案资料整理方案

　　①、档案管理指档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动

　　包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究(见档案文献编纂)、档案提供利用。

　　②、文件点收

　　文件结案移送归档时，依如下原则点收：

　　检查文件的本文及附件是否完整，如有短少，应即追查归入。文件的处理手续是否完备，如有遗漏，应即退回经办部门补办。与本案无关的文件或不应随案归档的文件，应即退回经办部门。

　　③、文件整理

　　1、中文直写文件以右方装订为原则，中文横写或外文文件则以左方装订为原则。

　　2、右方装订文件及其附件均应对准右上角，左方装订则对准左上角理齐钉牢。

　　3、文件如有皱折、破损、参差不齐等情形，应先整补，裁切折叠，使其整齐划一。

　　4、宜三孔线装(易拆开复印)

　　④、档案分类

　　1、档案分类应视案件内容、部门组织、业务项目等因素，按部门、大类、小类三级分类。先以部门别区分，部门别之后依案件性质分为若干大类，再在同类中依序分为若干小类。

　　2、档案分类应力求切合实用。倘因案件较多，前款三级不敷应用时得于第三级之后另增第四级“细类”。如案件不多，亦可仅使用“部门”及“大类”或“小类”二级。

　　3、同一“小类”(或细类)之案件以装订于一档夹为原则，如案件较多，一个档夹不敷使用时，得分为两个以上的档夹装订，并于小类(或细类)之后增设“卷次”编号，以便查考。

　　4、每一档夹封面内页应设“目次表”，案件归档时依序编号、登录，并以每一案一个“目次”编号为原则。

　　5、档号之表示方式如下A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2为经办部门代号，B1B2为大类号，C1C2为小类号。D1为档卷卷次，E1E2为档案目次。

　　6、有的`也可按照时间，如外来文件、公司内部文件，财务资料等，以及工商变更信息，章程变更信息等

　　⑤、档案名称及编号

　　1、档案各级分类应赋予一名称，其名称应简明扼要，以能充分表示档案内容性质为原则，且有一定范畴，不宜笼统含混。

　　2、各级分类、卷次及目次的编号，均以十进阿拉伯数字表示;其位数使用视案件多寡及增长情形而斟酌决定。

　　3、档案分类各级名称经确定后，应编制“档案分类编号表”，即将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。

　　4、档案分类各级编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增繁时，随时增补之用。

　　5、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审慎研议，并拟具新旧档案分类编号对照表，以免混淆。

　　⑥、档号编定

　　1、案件如系新案，应就“档案分类编号表”，查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。

　　2、案件如可归属前案，应查明前案之档号予以同号编列。

　　3、档号以一案一号为原则，遇有一案件叙述数事或一案归入多类者，应先确定其主要类别，编列档号。

　　4、档号应自左而右编列，右方装订的案件，应将档号填写于案件首页的左上角;左方装订则填写于右上角。

　　⑦、归档与档案清理

　　1、归档文件，应依目次号顺序以活页方式装订于相关类别的档夹内，并视实际需要使用“见出纸”注明目次号码，以便翻阅。

　　2、档夹的背脊应标明档夹内所含案件的分类编号及名称，以便查档。

　　⑧、保存期限

　　文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外，依下列规定办理：

　　1.永久保存：(1)公司章程;(2)股东名簿;(3)组织规程及办事细则;(4)董事会及股东会纪录;(5)财务报表;(6)政府机关核准文件;(7)不动产所有权状及其他债权凭证;(8)工程设计图;(9)其他经核定须永久保存的文书。

　　2、10年保存：(1)预算、决算书类;(2)会计凭证;(3)事业计划资料;(4)其他经核定须保存10年的文书。

　　3、5年保存：(1)期满或解除之合约;(2)其他经核定保存5年的文书。

　　4、1年保存：结案后无长期保存必要者。

　　5、规章由规章管理部门永久保存，使用部门视其有效期间予以保存。

　　⑨、档卷清理

　　1.管档人员应随时拂拭档案架，维护档案清洁，以防虫蛀腐朽。每年年度更换时，依规定清理一次，已届保存期限者，得予销毁，销毁前应造册呈总经理核准，必要时向主管官署报备，并于目录表之附注栏内注明销毁日期。

　　2.保管期限届满的文件中，部分经核定仍有保存参考价值者，管档人员应将“收(发)文登记单”第五联附注在其保留文件上，并在第五联上注明部分销毁之日期。

　　⑩、电子文档

　　企业管理最好把所有资料予以扫描，做成电子文档，使用专业的档案管理软件进行管理，档案目录与纸质一致，查找方便。OA软件虽然可以实现无纸化办公，并且具备文件管理的功能(须注意文件管理与档案管理是两个不同的概念)，但是实现文件归档与归档后的档案管理还需要联合档案管理软件来操作，从而实现科学、方便和快捷。