荆州档案（荆州档案整理服务公司）

　　荆州档案：荆州市国土资源局积极与市林业局联系，按照《湖北省林业厅关于林业部门不动产登记工作移交与衔接中几个问题的通知》的要求，就林权登记台账的移交达成共识：以现有林权登记台账为基础，国土资源局组织力量将荆州城区所有林权纸质档案全部进行规范化整理和数字化后，将纸质档案交还给林业局，双方就经过确认的电子台账办理移交手续。

　　荆州市国土资源局收集了城区林权发证所有纸质档案、林权发证执行的相关技术规程、各区电子台账等必要资料后，发现林权档案的现状与不动产登记档案管理办法所提的要求有一定的差距。针对林权档案存在的问题，提出对林权档案科学管理“六步走”的方法。

　　一、将电子台账与纸质档案对应清理。

　　荆州市国土资源局对电子台账与纸质档案进行了对应清理工作。经与林业局核实，将有纸质档案但是没有对应电子台账数据记录的205宗档案补全缺失内容；电子台账数据中有34条数据未找到对应的纸质档案，经过核查发现这些档案是属于资料打印错误；将电子台账中11条没有录入林权证号也找不到对应的纸质档案数据与林业局进行核实，明确其属于录入后作废；权利人名称错误的档案，核查后以纸质档案身份证信息为准进行了更正。

　　二、规范整理林权纸质档案，打好数字化基础。

　　荆州市国土资源局对每宗林权纸质档案进行规范化的封装整理，确定每件档案的目录清单；接着按照登记审批表、申请书、身份证明、合同书、林权登记附图、公告、其他材料的顺序对所有档案进行整理、编页。

　　三、依托现有台账，认真梳理关联关系。

　　凡在台账“备注”栏中注明了“变更”“注销”的档案，对其纸质档案进行相应的标注，梳理好逻辑关系。同时，整理相应的抵押权、查封登记、异议登记的信息并在档案中进行标注。

　　四、确定唯一的档案号，为数据查询做准备。

　　荆州市按照电子台账对应纸质档案的要求进行档案编号，作为今后扫描件和纸质件数据对应项。将编号、整理后的林权纸质档案分宗进行扫描，并按档案清单上的内容分类进行挂接，完成林权档案的数字化建库工作。

　　五、整理林权登记电子台账，建立林权电子登记簿。

　　荆州市遵循四个原则对现有林权登记电子台账进行规范整理。一是完整原则,对必填项要补充和完善；二是一致原则，整理数据过程中对原始数据严格与纸质档案核对，保证数据的一致性；三是规范原则，依据不动产登记标准，对现有电子台账数据进行梳理并规范；四是现势性原则，对电子台账中的无效数据进行检查、剔除，在相应信息档案中建立追索关系。

　　按照《不动产登记数据整合建库技术规范》（试行）中要求和上述四条原则，荆州市国土资源局将搜集的电子台账进行分析，找出源数据与不动产登记簿要求之间的差异，在属性结构一致的前提下，确定各必填项属性，林权编号、坐落、面积、发包方、业务号、林地权利人、证件类型、证件号、共有情况、权利人类型、登记类型、登记原因、林地使用期限、森林/林木所有权人、主要树种、株数、林种、起源、造林年度、小地名、林班、小班、不动产权证号、登记时间、登簿人、附记等信息。对应纸质档案就必填属性进行信息缺漏补全工作。将本宗地的地役权、抵押权、查封登记、异议登记的信息分别转入到对应的数据表中并保持关联。

　　六、开展成果检查。

　　城区林权纸质档案整理成果：沙市区423件、荆州区2150件。城区档案数字化成果：沙市区4892张；荆州区20388张。为方便今后查询及检索，严格按照不动产林权登记的要求，对档案的编号、扫描精度、内容挂接是否对应、电子登记簿事项是否填写齐全等方面采用15%随机方式进行检查和验收。

　　截至2016年2月底，荆州市已发不动产权证书15285本，按照不动产档案管理要求，将收集的纸质报件内容按规定进行数字化及分类上传，纸质件不再流转；需要查询原权属来源资料时通过社会公众服务平台查看原电子档案予以确认；经过核定后，在缮证环节将已打印的不动产权利证书扫描，对该业务的电子档案进行归档；办证结果数据同步在社会公众服务平台上予以更新。

　　为方便林权登记办理，荆州市国土资源局将此次档案整理的全部成果批量转入社会公众服务平台，今后林权档案的办理，可直接查询调用社会公众服务平台中的相关数据资料，为林权快速登记、查询打下了良好的基础。

　　荆州档案整理服务公司

　　一、档案整理概述

　　档案整理，就是按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目，使之有序化的过程。

　　（一）档案整理的类型档案整理可以分为三种类型：系统排列和编目、局部调整和全过程整理。

　　（二）档案整理的内容和步骤

　　档案整理的内容，包括系统化和编目两部分。档案整理工作的主要步骤有：区分全宗-全宗内档案的分类--立卷（组件）--案卷（件）的排列--档号的编制--案卷目录（归档文件目录）的编制。

　　（三）档案整理的原则

　　按照档案的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，充分利用原有的整理基础，便于档案的管理和利用。所谓文件之间的历史联系，是指文件在产生和处理过程中所形成的内在联系，主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。

　　二、全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。全宗的基本含义有三方面：全宗是一个有机整体；全宗是在一定的历史活动中形成的；全宗是以一定的社会单位为基础而构成的。

　　（二）立档单位及其构成条件

　　立档单位，又称全宗构成者，是指形成全宗的单位或个人。立档单位的构成条件：可以独立行使职权，并能以自己的名义单独对外行文；是一个会计单位或经济核算单位，独立编制预算；设有管理人事的机构或人员，有一定的人事任免权。

　　（三）立档单位变化对全宗划分的影响

　　１．政权更迭的全宗处理；

　　２．立档单位职能发生根本性变化的全宗处理；

　　３．立档单位其他变化情况的全宗处理。

　　（四）全宗的补充形式

　　全宗的补充形式。主要有：联合全宗；汇集全宗；档案汇集。

　　（五）判定档案所属全宗

　　判定档案所属全宗，关键是确定档案的形成者，具体分发文、收文和内部文件三种情况。

　　三、全宗内档案的分类

　　（一）分类的基本要求客观性；逻辑性；可操作性。

　　（二）分类方法

　　档案分类法，是具体划分全宗内档案异同点的标准和根据，归纳起来有按来源分类、按时间分类、按内容分类和按形式分类等类型。

　　（三）分类方案的编制

　　１．机关全宗分类方案的编制机关档案分类方案中，第一层次的分类一般采用门类分类法，将全部档案分为文书类、业务（专门）类、科技类、会计类、特殊载体类等类目，每个一级类目再根据其档案的特点，划分二、三级类目。

　　２．企业全宗分类方案的编制

　　工业企业档案分类一般设置十个一级类目，即党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、产品类、科学技术研究类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、干部职工档案类。

　　四、档号和目录的编制

　　（一）档号编制原则

　　档号是档案馆（室）在整理和管理档案的过程中，以字符形式赋予档案的一组代码。档号是存取档案的标记，并具有统计监督作用。档号的编制应遵循以下原则：唯一性原则；合理性原则；稳定性原则；扩充性原则；简单性原则。

　　（二）档号的结构

　　分为三种：第一种结构为：全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页（张）号。第二种结构为：全宗号-类别号-案卷号-件、页（张）号。第三种结构为：类别号-项目号-案卷号-件、页（张）号。

　　（三）档号的编制方法

　　全宗号、案卷目录号、类别号、项目号、案卷号、年度、保管期限、组织机构或问题、件号、页（张）号的编制方法。

　　（四）目录的编制编制目录是整理工作的最后一步。立卷整理应编制案卷目录，组件整理应编制归档文件目录。