黑龙江档案整理服务公司

　　黑龙江档案整理服务公司高度重视相关档案、主动开展工作，充分认识档案在凸显历史文化、传统文化、红色元素、风土人情和提升知名度方面的丰富内涵和深远意义，加强与各有关方面的沟通联系，积极配合，确保工作落到实处；要坚持标准、务实求效；要以检促建、以检促改，举一反三，以专业的工作作风，不漏环节、不留死角、不走过场，认真对标发现问题，及时补救整改，确保体育场馆建设项目档案资料完整准确、整理规范、保管安全、按时移交、有效利用。

　　黑龙江档案整理服务公司工程档案管理办法分享

　　工程档案管理包括了收集档案、整理档案、统一管理档案，前期的档案收集工作十分重要，影响到整个档案管理过程。所以文本重点从档案的收集和后期的档案管控为主，分享一些管理方法。

　　一、档案资料收集方法

　　1、追踪收集：在工期较短的施工项目中，档案管理人员可以主动到现场了解建设情况，及时掌握信息，与其他部门协调，有针对性地收集档案资料，根据建设进度来推动档案管理工作。

　　2、阶段性收集：某些工程建设规模大，建设工期相对较长，档案管理人员难以实时动态跟踪，那么就可以采用阶段性收集的办法，加强与建设部门的联系，做好每个阶段的档案收集工作，确保档案的连续性和完整性。

　　二、档案资料统一管理方法

　　实施工程项目管理软件，应用档案管理功能。借助一个平台就能实现工程档案从起草、录入、归档到再利用等的全生命周期管理，同步管理实体档案和电子档案，实现文档资料的轻松查询。通过分析档案内容，管理人员可以对进度进行监管，推动了管理效率的提高。

　　通常，档案管理模块包含了施工日志、现场照片、视频资料、文件档案等内容，详细记录施工现场的工作情况，帮助管理人员了解现场具体情况。档案内容还涵盖从工程立项到竣工验收后的各种内容，如合同工、设计图、审批材料等，属性明确，分类清晰。

　　为了避免建设过程中重要档案的遗漏，档案管理人员应了解清楚建设流程与计划，了解各个阶段的主要工作，方便后期跟踪收集档案，确保档案的完整性。利用档案管理软件系统可以轻松实现对各类档案分类管理，方便不同人员的查询，促进档案管理工作的规范化。

　　项目档案资料、信息管理标准

　　1、目的

　　1.1为了适应项目管理的需要，建立项目信息管理系统，实现项目管理信息化，提高管理水平。

　　1.2规范项目信息资料管理，做好项目各类信息的收集和整理工作，真实反映和记录项目管理的全过程，达到信息共用、资源共享，并为项目管理提供真实详细的现场施工资料。

　　2、工作要求

　　2.1经理部应根据公司或业主的要求，建立满足项目施工管理需要的档案资料室，配备专（兼）职信息管理员（档案资料员），负责收集、整理、保管本项目各类信息资料和应归档文件材料的立卷归档工作，并将信息准确、及时、完善地传递给有关部门和人员。

　　2.2项目信息管理必须贯穿于项目管理的全过程，信息、文件材料的收集应随工程的进展进行，保证真实、准确，并按照项目信息管理的要求及时整理，经有关负责人审核签字。

　　3、信息管理职责

　　3.1经理部由总工程师主管竣工资料的编制、移交工作。

　　3.2信息管理员（档案资料员）职责

　　3.2.1根据业主和公司要求，提出建立档案资料室的计划，经项目经理审批组建资料室。

　　3.2.2负责建立档案信息资料计算机管理系统。

　　3.2.3负责及时收集经理部在管理过程形成的各类信息资料，并根据资料的性质，进行分类管理。

　　3.2.4按照档案保密制度和借阅制度，建立项目档案资料室借阅登记制度，及时向部门、业主、公司管理部门提供所需资料。

　　3.2.5按要求及时向业主和公司档案部门移交竣工资料。

　　4、项目信息的内容

　　4.1项目信息包括项目管理过程中形成的各类文字、图纸、数据、表格、音像资料等。

　　4.2项目信息的内容详见附图。

　　5.全面推广应用集团公司项目信息管理系统

　　5.1经理部应充分发挥计算机作用，积极推广应用集团公司统一的项目信息管理系统，对信息的收集、整理、处理、储存、传递与应用进行维护。

　　5.2项目信息管理系统要达到如下几项要求：

　　5.2.1可靠性：收集、输出的信息应真实、准确、可靠。

　　5.2.2及时性：能及时处理有关数据并及时提供给相关管理人员有关信息，以便进行实时控制。

　　5.2.3适用性：能满足项目管理人员的不同需求，从系统得到的信息能被信息需求者所理解，并能为其决策提供帮助。

　　5.2.4扩充性：应满足项目需求的变化及不同项目管理系统的要求，界面友好，操作方便。

　　5.2.5安全性：应有权限设置，保证正常使用的安全性，保证不同使用人员根据不同权限对信息进行相应的处理。

　　6、工程技术档案管理

　　6.1、工程部门负责技术资料的审查、收集、整理以及竣工资料编制工作，并按要求的移交时间、归档范围向档案部门及时移交应归档的资料，档案资料员对所移交的工程技术资料进行编号及编纂索引。

　　6.2工程部门竣工文件的编制按业主、集团公司或行业要求编制，并制定办法。

　　7、信息交流

　　经理部应充分利用网络技术，通过公司网站、协同办公平台与公司进行信息交流，使用信息传递渠道畅通，实现资源共享。

　　加强项目档案管理服务

　　①是明确立卷归档材料的重点。从立项前准备到确定立项，从申报审批到建设实施，从竣工验收到移交管护等各个环节，都做到了注重真实性及时性，及时收集和整理第一手资料，以实际发生的事项为依据，实事求是地进行描述和记载，且相关人员签字盖章，确保手续完备。

　　严格把关，认真进行核查验证，剔除不真实不规范的材料，根据档案建设的要求及时督促有关单位或人员在规定的时间内形成完整、规范的材料，杜绝后记、补记、伪造等现象的发生。

　　②是准确把握立卷归档的时效性。按短期、长期、永久三大保管期限及时做好资料的收集、审核、完善、整理、归档等方面的工作，在年度项目竣工、自查自验后，及时进行材料的全面整理。

　　在市级验收后，针对存在的问题和不足，认真整改，及时归档，做到了真实可靠，成绩不夸大，问题不缩小。按相关要求，从项目申报立项、项目设计、招标施工、竣工决算、移交管护、检查验收等各个环节，所有能反映项目建设情况的图、文、表、音像等资料都做到了完整统一、前后呼应，做好迎接省级、国家级总检查验收的准备，并扎实做好归档、保管工作。

　　③是严格做到立卷归档规范化。从资料收集、分类归档到建卷保管等环节都严格要求，确保文件资料齐全完整，分类归档科学合理，案卷资料、卷内资料排列有序，档案装订整齐划一，档案日常管护井然有序，保持档案的清洁完整。