河南档案整理技术服务公司

　　随着档案整理项目的越来越受到重视，对工程档案的规范化管理也提出了更高的要求，过去归档管理存在着资料堆积，调取困难，目录不清等弊端。随着新的办公场所搬迁和规范化档案室的建成投入使用之际，一些单位决定对历年审批的易地建设档案按年度进行统一编码，并制作检索目录，集中归档，规范管理。

　　河南档案整理技术服务公司在工作过程中，针对过去受理资料不齐全和重复提交多余资料，抽调专人先用打码机打页码，完成了所有项目的页码编排，检索目录编制等工作。审批时限不规范等都进行了规范和完善，经过紧张而有序的工作，我办完成了对所有易地建设资料的集中整理归档，并采用档案局监制的标准档案盒进行了规范化的标签。

　　档案整理的工作大力开展，使资料归档管理迈向了规范化运行，既方便了查询，又有利于保管存放，为今后档案资料归入标准化、规范化档案室奠定了良好的基础。

　　河南档案整理技术服务公司对公路工程内业资料管理、归档，图文详解

　　在公路工程中，内业资料是直接反映施工过程质量控制的重要载体，是日后公路通车运营管理的重要依据，但是在整个施工的过程中却又普遍存在着“重外业、轻内业”的现象，内业资料都存在着一些什么样的问题？我们相关的从业人员应该怎么管理以及整理呢？今天就一起来详细了解了解吧。

　　1、内业资料构成和分类

　　(1)合同文件：施工合同协议书（含问题澄清）、投标书、招标文件（含补遗书）以及施工招标、施工合同有关资料。

　　(2)日常资料分类：质量控制资料－检验、试验，以及有关质量文件；进度控制资料－总体进度计划、旬、月度计划及其完成情况，进度计划调整，以及有关计划的文件；费用控制资料－工程量统计、核定、计量与支付、工程费用变更资料，以及有关费用控制文件；合同管理资料－有关工程分包、变更、索赔、延期的往来文件；项目部内部管理资料－规章制度、工程费用、工作考核、奖惩等；安全生产资料－包括各种安全生产活动实施及机械设备检验检测记录。

　　(3)竣工文件。

　　2、文函的管理

　　文函的一般规定

　　①基本要求

　　纸张、颜色、字体、印章、装订、各要素要求。

　　②式样

　　文函的管理制度

　　一、一般规定：

　　1、项目部行文、用印由项目经理负责，发出的各种报告必须书面化、专业化。

　　2、文档管理必须由专人负责，发文和转发文件要亲手交给收件人，并做好签收记录。

　　3、收文应做好登记，应及时送交负责人批阅处理，并及时归档。

　　4、上级部门下发的与工程施工有关的文件、通知等资料，应建立“文件读知”制度，并传阅、签认。

　　5、文档管理者应认真记录文档处理过程和结果，并做好分类整理归档。

　　二、函件传递程序：

　　文函的常见问题及注意事项

　　一、文函常见问题

　　1、格式错误

　　(1)主送单位和抄送单位不分。

　　(2)字体、字号、行距不正确。

　　(3)印章不规范，甚至漏盖章。

　　(4)错字、病句重复出现。

　　(5)附件不全。

　　(6)发送时间不规范。

　　2、内容表述不清：行文的目的不明确，文字表述专业性不强，不简练，答复要求的报告针对性不强，甚至答非所问。

　　二、文函处理注意事项

　　1、健全文函阅办制度，一是对项目部所有来文必须建立详细的登记传阅制度；二是项目经理对文件的批阅必须清楚明了，该阅处的阅处，该阅知的阅知，该指定谁处理的要列明。

　　2、及时进行文函的处理，具体负责处理文函的技术人员要提高工作效率，特别是对有时限要求的文件要抓紧拿出处理意见供项目经理裁定。

　　3、要严肃纪律、明确责任，对文函处理需要保密的要绝对保密，需要传达的要传达到位，做到每份文件要有详细的处理结果，并对处理完的文件及时存档、备查。

　　4、建立严格的文件拟稿、核稿、签发制度

　　3、施工资料管理

　　质检资料的整理与注意事项

　　一、填制说明

　　1、表格一律用碳素笔（中性笔）填写。

　　2、承包单位、监理单位分别填写法人单位的全称。（可以采用电脑统一打印方式）。

　　3、合同号：填写“合同段代号”，如二合同为“二”。

　　4、编号：暂不填写。

　　5、表格中的“工程名称”填“招标工程的全称”。

　　6、自检结论填“经自检符合规范及设计要求”。

　　7、监理评语填“符合规范及设计要求”。

　　二、资料排放顺序的基本要求

　　1、路基工程

　　按路线前进方向1～3km或按结构物分段分别装盒，盒内资料按施工顺序存放，即填前压实检测资料在上，路基填筑和路槽检测资料在下。

　　2、路面工程

　　按路线前进方向1～3km或按结构物分段（基本同路基分段划分）分别装盒，盒内资料按桩号里程由小到大顺序存放，左、右幅共放一盒的左幅在上，右幅在下。

　　3、桥梁工程

　　按路线前进方向，按每座结构物分别装盒。结构物下部结构资料按墩、台编号由小到大排列，每墩、台资料按施工先后顺序排列，即基础在上，桥面系工程在下。

　　4、试验资料中的施工检测部分（如砼强度、路面强度等）归到相应检测资料之后，各种试验配合比、原材料检测等资料独立装盒。

　　三、资料填写中的常见错误及注意事项

　　1、签字人员不统一，字迹不一致。

　　（1）同一负责人在各种资料中的签字字迹不一致。

　　（2）不同负责人所填写的资料内容字迹一致。

　　2、自检资料、抽检资料、试验资料之间不对应。

　　（1）自检资料中的各种检验未按根据施工工序的顺序来填写。钢筋检验、模板检验、砼浇注三者之间的时间先后不对应。测量资料与工序检验资料在时间和日期上不对应。

　　（2）自检、抽检、试验资料对同一施工工序而言，时间、内容上不对应，特别应注意砼浇注日前与试件的制件日期。

　　3、资料数据间的逻辑关系经不起推敲，却存在一定的逻辑关系，要仔细推算。

　　4、填写内容不符合图纸及规范。对每一分项工程中的重要指标必须全部合格。不仅单值合格，而且评定值也必须合格。

　　试验资料的整理与注意事项

　　1、由于试验规程和施工技术规范近年来变动频繁，相应万龙件中的表格和计算公式也需要及时更新升级。以目前广泛使用的“万龙公路试验数据处理系统V2.0”版为例，“公路工程沥青及沥青混合料试验”的计算公式和表格依然是沿用旧版《公路沥青路面施工技术规范》（JTJ 032—94）的要求。

　　质量评定资料的整理与注意事项

　　分项工程质量评定是工程项目中间或全部交工后，将检表和试表的结果汇总，按照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004）规定对分项、分部、单位工程和整个合同段工程质量进行评定。评定表式按照《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004）附录J所列主要有五种：分项工程质量检验评定表、分部工程质量检验评定表、单位工程质量检验评定表、合同段质量检验评定表和工程汇总表。

　　一、存在问题

　　1、分项工程质量检验评定表（如表1）中实测值或实测偏差值一列所列10个检测值偏少，无法填写上百个的检测值。在此，建议适当改变一下表式（如表2），增加一个附表（如表3）更方便填写。

　　2、分项工程质量检验评定表（如表1）中质量评定得分一列是填写加权得分，还是加权后的计算得分容易理解模糊。在此，建议适当改变一下表式（如表2），直接填写加权得分。

　　3、分项工程质量检验评定时，对小桥涵的评定如果按标准要求1～3公里的小桥涵和符合小桥标准的通道进行评定，将打乱结构物的整体性。在此，建议增加子分项，每座结构物单独评定后再汇总。

　　二、质量评定的注意事项

　　1、工程大面积展开施工前，首先要及时正确的划分单位、分部和分项工程，依据单位、分部、分项工程的划分情况进行质检资料的整理，便于完成后的质量评定。

　　2、质量评定工作要安排专人进行，专人负责，评定时要切实依据《公路工程质量检验评定标准》（JTG F80/1－2004）要求和工程质检资料的实际，切记脱离实际，盲目进行。

　　计量支付资料的整理与注意事项

　　一、计量支付人员掌握内容

　　1、全面熟悉合同规定

　　2、复核工程量

　　3、现场调整

　　二、计量支付工作注意事项

　　1、工作时效性

　　2、数据准确性

　　3、人员稳定性

　　4、竣工资料的整理与归档

　　档案案卷构成及质量要求

　　一、案卷组成及其立卷要求

　　1、案卷由案卷封面和卷脊、案卷内封皮、卷内目录、卷页（包括件封面、件内目录）及卷内备考表组成。案卷封面内容应打印在与卷盒颜色相近的牛皮纸上，贴在对应位置。或者打印在蜡纸上，用黑色油墨印刷在案卷封面。

　　2、立卷要遵循科技文件的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，并要便于档案利用和保管。

　　3、案卷内科技文件材料所反映的工程项目情况和有关管理活动内容必须真实、准确、齐全、完整，且做到手续完备。

　　二、案卷填写要求

　　1、案卷封面见附件2

　　2、卷脊见附件3

　　3、借卷守则见附件4

　　4、卷内目录见附件5

　　5、卷内备考表见附件6

　　6、卷页（包括件封面见附件9、件内目录见附件10）

　　三、立卷中有关注意事项

　　1、归档文件材料采用三孔一线方法装订，装订线距左边10mm。装订前去掉金属物，用白色档案专用线装订；文件材料装订边和下边一定取齐；横表格的文件材料，应把表头向左装订。对批示、签注意见写在文件装订线上的，应予以粘贴补宽。对用纸欠规范的文件要进行补贴或折叠。文件处理单及拟稿纸等不再一并装订。图纸可以装订或不装订，不装订的图纸需逐张加盖件号章。

　　件号章内容包括案卷顺序号（或档号）、件号和页数，用4号仿宋体，采用手写体，要求字迹清晰、工整，件号章盖在卷内每件资料首页（即件封皮）的左上角，距上边沿1cm，左边沿2cm的位置，格式见下页图：

　　2、同一案卷内有不同保管期限的文件，该案卷保管期限应从长，同一案卷内有不同密级的文件，应以高密级为本卷密级；

　　3、案卷不宜过厚，一般不超过40mm，每件资料不的超过20mm，每盒内最多可放4件资料，若文件材料较多，可分成若干册。案卷内不应有重份文件，不同载体的文件应分别组卷；4、归档文件材料，必须书写工整，字迹、线条清晰耐久，表格统一规范（文字、表格A4，图纸A3），竣工档案资料用纸统一规格（A4纸70g），禁止使用圆珠笔、铅笔、红墨水、纯蓝墨水等不易长久保存的书写工具书写。凡由易褪色书写材料制成的文件材料（复写纸、传真纸）应复印保存；

　　5、档案盒内各件文件资料单独装订，卷内封面及卷内目录统一采用胶装。

　　施工资料的编制要求

　　（一）路基工程

　　1、路基土石方工程：按照分部工程1～3km路段的划分段落，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料。

　　2、排水工程：按照路线前进方向1～3km路段整理分项工程检测资料，各分部工程应清楚地反映在卷册目录中。

　　3、小桥（含符合小桥标准的通道、人行天桥和渡槽）：每座为一分部工程，各分项工程分别整理资料，符合小桥标准的通道并入该部整理。

　　4、涵洞：每道涵洞作为一个分项工程。涵洞混凝土构件的预制应作为一个独立的分项工程。各分项工程分别整理资料，并按1～3km路段划分分部工程单元，不再按类型划分，符合涵洞标准的通道并入该项。

　　5、砌筑防护工程：按各分项工程1～3km路段沿路线前进方向分别整理检测资料。

　　6、大型挡土墙、组合式挡土墙：每处为一个分部工程，各分项工程分别整理资料。

　　（二）路面工程

　　按照分部工程1～3km路段的划分段落，沿路线前进方向自下而上分层整理检测资料，先左幅后右幅进行装订。

　　（三）桥梁工程

　　1、大桥（特大桥）

　　①基础及下部构造：以每墩台为单元，按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料，在每分项工程的资料整理中里程要按从小到大、位置按从左到右、从下到上的顺序排列，各桩柱编号要与图纸一致。

　　②上部构造：按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料，整座桥划分为上部构造预制和安装（或现场浇筑），总体、桥面系和附属工程两个分部工程单元。

　　③防护工程：按照各分项工程划分的先后顺序分别整理检测资料。

　　2、中桥

　　基础及下部构造以每座桥为一个分部工程，其它构造资料整理同大桥部分。属中桥跨径的分离式立交桥按中桥整理检测资料。

　　竣工图纸的编制要求

　　竣工图归档应符合下列要求：

　　1、竣工图应能全面、准确反映竣工路线、路基、路面、桥梁、涵洞、路基防护、互通立交工程、安全设施等的全部施工实际造型和特征。

　　2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图；凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图；

　　3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过图纸35％的，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。

　　4、重新绘制的竣工图应保留原设计图图标的内容，图纸标题栏上还应增加一栏“编制人”、“技术负责人”、“监理工程师”等栏目，并加盖竣工图章。

　　5、竣工图章应使用不褪色的红印泥，盖在竣工图纸的右下方、设计图标栏上方，或盖在不压图形和文字的空白处（见下图：图章字体用4号仿宋刻制，图表单位为mm）

　　6、重复使用的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置并在编制说明中注明。

　　7、图纸按297mm×420mm（A3）规格装订成册对折入盒；大于A3规格的图纸应折叠成297mm×210mm（A4）规格或297mm×420mm规格对折入盒，图标外露；图纸目录中图号与页号对应的不编页号，不能对应的需重新编制卷内目录。底图不折叠，平放在专用的图柜内，大于1号的底图可卷放装筒，折叠方法可参照附录D《技术制图复制图的折叠方法》（GB10609.3-1989）。

　　8、竣工图的排列。为保持各册竣工图纸与原施工图纸的相关联系，竣工图仍按原施工图的各册内容整理。（竣工图式样和标题栏格式见附件十一和十二）

　　5、资料整理提纲

　　通过工程实践看，我们在进行内业管理工作方面还是存在较大的随意性，这样往往导致内业资料出现不完整，不统一，逻辑性差，不系统等缺陷。鉴于此，为更好的搞好内业资料管理工作，全面、系统、规范的进行内业资料的整理归档，下面重点针对工程施工期间内业管理的内容提纲如下：

　　一、安全生产卷

　　1、安全管理有关文件（上级来文）。

　　2、安全文件（单位发文）。

　　3、安全管理机构及安全保证体系。

　　建设单位、总监处、监理处、施工单位领导组织机构、安全员以文件形式确认、登记表及上岗证等。

　　4、安全专项施工预案(特大桥、大桥、防洪防汛、防火等)。

　　5、安全生产责任制及责任状（包括招标文件中的合同）。

　　6、安全教育、安全检查记录、安全会议记录、安全技术交底记录。包括安全教育培训制度、安全例会会议记录、安全生产检查记录、安全检查通知单及整改单、年度安全教育培训计划等。

　　二、工程质量卷

　　1、上级有关质量文件（省厅、省局、市局、质监站、总监处、监理处）。

　　2、组织机构、质保体系、管理制度、控制措施。

　　3、施工组织设计。

　　4、解决质量通病。

　　5、各种通知、指令、文件、检查通报。

　　6、影像资料。

　　7、各种抽检、自检资料、评定资料。

　　8、计量、变更批复文件。

　　三、工程进度卷

　　1、上级有关工程进度的文件（省厅、省局、市局、质监站、总监处、监理处）。

　　2、施工旬、月报表、工程日报。

　　3、进度形象图。

　　4、进度管理文件、指令、通知、会议记录。