录音录像档案整理方法

　　档案管理人员属于保密人员，必须遵守保密法规定的录音录像档案整理方法，“照片档案、声像档案、录像档案”都是涉及工程方面的技术资料、会议纪要、讲话录音、招投标资料、建设项目开工及竣工剪彩录像等等，都需要严格按照要求进行整理。

　　录音录像档案整理

　　一、录音档案

　　01、形成与收集

　　(一)收集范围与保管期限划分

　　机关应当依据要求编制本单位录音类电子档案归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。

　　(二)收集要求

　　录音类电子档案应为WAV、MP3格式，应当连同元数据一并收集。

　　提示：

　　常见的CD光盘不符合归档要求，须将光盘内容完整转换为规定格式后，再进行整理归档。

　　(三)存储结构

　　录音类电子档案按年度—保管期限的结构进行存储。

　　02、整理与归档

　　录音类电子档案以件为单位进行整理。

　　(一)逐件编制档号

　　录音类电子档案的档号编制方法为：

　　全宗号-LY·年度-保管期限代码-件号(省略机构问题代码）

　　例如:A007-LY·2015-Y-0001

　　应对录音类电子档案进行文件重命名，录音类电子档案采用“全宗号-LY·年度-保管期限代码-件号(.扩展名)”格式命名。

　　(二)编制检索工具

　　录音档案应编制录音类电子档案检索工具(机读目录)，满足计算机检索需要。

　　部分必著项说明：

　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。

　　保管期限：录音所划定的保管期限代码，包括Y、D30、D10。

　　件号：为4位阿拉伯数字，同一年度、同一保管期限内从“0001”开始顺序编号。

　　题名：填写揭示录音类电子档案中心主题的标题或名称。例如：“周恩来总理在中华人民共和国第一届全国人民代表大会第一次会议上作《政府工作报告》”。

　　著录者：对录音类电子档案进行著录的责任人或其工作单位。

　　录音时间：录音类电子档案的录制时间，推荐从录音类电子档案中自动获取并赋值。若手工录入可采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。

　　录音长度：录音类电子档案的录制时长，推荐从录音类电子档案中自动获取并赋值。若手工录入可采用"hh：mm：ss"格式，依次代表“小时：分钟：秒”。

　　(三)归档

　　录音类电子档案整理完毕后，应及时归档。

　　03、移交

　　录音类电子档案应定期向档案馆移交，移交时双方根据检索工具清点核对，并对移交的档案数据和检索工具进行检查，检查合格后，履行交接手续。

　　移交要求：

　　移交包括录音类电子档案数据光盘和检索工具(机读目录)光盘。

　　离线移交采用光盘为载体，光盘须采用单盒包装的光盘，光盘盒标识参考下图。

　　检索工具(机读目录)只接收.DBF格式。

　　二、录像档案

　　01、形成与收集

　　(一)收集范围与保管期限划分

　　机关应当依据要求编制本单位录像类电子档案归档范围和档案保管期限表，经同级档案行政管理部门审查同意后施行。

　　(二)收集要求

　　应为MPG、AVI或MP4格式，推荐采用MPG格式。

　　录像类电子档案应当连同元数据一并收集。

　　提示：

　　常见的VCD、DVD不符合归档要求，须将光盘内容完整转换为规定格式后，再进行整理归档。

　　(三)存储结构

　　录像类电子档案按年度-保管期限的结构进行存储。

　　02、整理与归档

　　录像类电子档案以件为单位进行整理。

　　(一)逐件编制档号

　　录像类电子档案的档号编制方法为：

　　全宗号-LX·年度-保管期限代码-件号(省略机构问题代码)

　　例如：A007-LX·2015-Y-0001

　　应对录像类电子档案进行文件重命名，录像类电子档案采用“全宗号-LX·年度-保管期限代码-件号(.扩展名)”格式命名。

　　(二)编制检索工具

　　录像档案应编制录像类电子档案检索工具(机读目录)，满足计算机检索需要。

　　部分必著项说明：

　　全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。

　　年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。

　　保管期限：录像所划定的保管期限代码，包括Y、D30、D10。

　　件号：为4位阿拉伯数字，同一年度、同一保管期限内从“0001”开始顺序编号。

　　题名：填写揭示录像类电子档案中心主题的标题或名称。

　　著录者：对录像类电子档案进行著录的责任人或其工作单位。

　　录像时间：录像类电子档案的摄录时间，推荐从录像类电子档案中自动获取并赋值。若手工录入可采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0”。

　　录像长度：录像类电子档案的摄录时长，推荐从录像类电子档案中自动获取并赋值。若手工录入可采用"hh：mm：ss"格式，依次代表“小时：分钟：秒”。

　　03、移交

　　录像类电子档案应定期向档案馆移交，移交时双方根据检索工具(机读目录)清点核对，并对移交的档案数据和检索工具进行检查，检查合格后，履行交接手续。

　　移交要求：

　　移交包括录像类电子档案数据光盘和检索工具(机读目录)光盘。

　　离线移交采用光盘为载体，光盘须采用单盒包装的光盘，光盘盒标识。

　　检索工具(机读目录)只接收.DBF格式。

　　录音录像档案管理规范

　　1.范围

　　本标准规定了模拟信号录音录像文件和录音录像电子文件的收集、整理、著录、归档与录音录像档案管理要求。

　　本标准适用于各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织(以下简称各单位)形成的录音录像档案的管理。

　　2.规范性引用文件

　　下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件,仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　GB/T 18894—2016电子文件归档与电子档案管理规范

　　DA/T 38—2016电子文件归档光盘技术要求和应用规范

　　DA/T 58—2014电子档案管理基本术语

　　DA/T 62—2017录音录像档案数字化规范

　　DA/T 63—2017录音录像类电子档案元数据方案

　　DA/T 74—2019电子档案存储用可录类蓝光光盘(BD-R)技术要求和应用规范

　　DA/T 75—2019档案数据硬磁盘离线存储管理规范

　　02

　　3.术语和定义

　　GB/T 18894—2016、DA/T 58—2014、DA/T 63—2017界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1

　　录音录像文件audio and audio-visual document

　　国家机构、社会组织或个人在履行法定职责过程中采用不同记录载体形成的以声音或影像为主要呈现方式的信息记录。

　　3.2

　　录音录像电子文件audio and audio-visual electronic document

　　国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责过程中,通过计算机、数字化转换等电子设备形成、传输和存储的数字音频和数字音视频文件。录音录像电子文件由内容、结构、背景组成。

　　注:改写GB/T 18894—2016,定义3.1。

　　3.3

　　录音录像档案audio and audio-visual record

　　具有凭证、查考和保存价值并归档保存的录音录像文件。

　　注:改写DA/T 62—2017,定义3.1。

　　3.4

　　件item

　　由摄录设备连续录制或拍摄形成并独立存在的录音录像文件,又称为自然件。

　　3.5

　　归档archiving

　　将具有凭证、查考和保存价值并经系统整理的录音录像文件及其元数据管理权限向档案部门提交的过程。

　　注:改写GB/T 18894—2016,定义3.12。

　　3.6

　　模拟信号录音录像文件数字副本digitalcopyofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument

　　模拟信号文件或档案经过数字化加工后形成的,存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机等电子设备识别的数字信号文件。

　　3.7

　　模拟信号录音录像文件数字化digitizationofanalogsignalaudioandaudio-visualdocument

　　依据规范要求对模拟信号录音录像文件进行数字化加工,使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字音频和数字音视频文件,并按照录音录像文件的内在联系,建立起目录数据与数字音视频文件关联关系的处理过程。

　　注:改写DA/T 62—2017,定义3.7。

　　3.8

　　原始载体originalmedium

　　可追溯到的最早的录音录像文件记录载体和离线归档载体。

　　示例:录音带,录像带,一次写DVD-R光盘,一次写蓝光(BD-R)光盘,移动硬盘。

　　3.9

　　离线备份载体oflinestoragemedium

　　以备份为目的,采用可移动存储设备制作并脱离计算机和网络保存的数据存储介质。

　　4.总则

　　4.1归档范围

　　各单位在履行职能活动中形成的、具有保存价值的录音录像文件应及时归档。

　　4.2基本原则

　　应遵循集中管理、过程管理、便于利用、安全保密的基本原则,从技术与管理两个方面采取措施确保录音录像档案的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　4.3技术支撑

　　应基于电子档案管理系统对录音录像档案进行集中管理和全程管理,电子档案管理系统的建设、管理和安全防范应按照GB/T 18894—2016的要求执行。

　　4.4制度建设

　　应建立管理制度,明确相关部门的职责:

　　a)录音录像文件形成部门负责收集、整理、著录和归档等工作。

　　b)档案部门负责制定录音录像档案管理制度,指导形成部门按要求做好录音录像文件收集、整理、著录和归档工作,负责接收归档的录音录像文件和录音录像档案保存、保管、利用、统计、移交等管理工作。

　　c)信息化部门负责为录音录像文件归档和录音录像档案管理提供信息化技术支持。

　　d)保密部门负责监督涉密录音录像档案的保密管理。

　　4.5保密管理

　　涉密录音录像档案管理应遵循国家有关保密管理的规定。

　　5.收集

　　5.1收集范围

　　5.1.1记录本单位主要职能和基本历史面貌的,具有保存价值的录音录像文件;

　　—工作活动、重要会议、外事活动、重点工程、重要人物等;

　　—主办或承办的本地区政治、经济、文化、体育与社会事业等重大活动;

　　—上级领导和著名人物来本单位进行检查、视察、调研等工作或参加与本单位、本地区有关的重大活动;

　　—组织或参与处置的重大事件,包括重大自然灾害、重大事故、突发事件等。

　　5.1.2记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光、民风民俗和人物宣传的录音录像文件。

　　5.1.3执法部门或司法部门职能活动形成的录音录像文件。

　　5.1.4其他具有保存价值的录音录像文件。

　　5.2收集要求

　　5.2.1录音录像文件应客观、系统地反映主题内容,画面完整、端正,声音和影像清晰。

　　5.2.2经摄录设备直接形成的具有保存价值的录音录像文件应收集、保存,录像电子文件应是音频、视频封装为一体的音视频文件。以摄录设备直接形成的录音录像文件为素材,遵循活动时序与客观事实编辑制作的录音录像文件应收集、保存。

　　5.2.3在保证录音录像电子文件真实性、完整性、可用性和安全性基础上,应通过转码、复制等方式将录音录像电子文件采集、转存在计算机存储器中,经过系统整理、著录后再归档;

　　—宜一并收集相应的数字录像带、一次写光盘等记录载体;

　　—关于同一工作活动的录音录像电子文件应存储在同一个文件夹中,应按照6.1.3的要求建立并命名文件夹;

　　—可沿用摄录设备、转码设备自动为录音录像电子文件赋予的计算机文件名;需手工设定命名规则的,宜参照档号构成要素确定录音录像电子文件命名规则;

　　—采用符合5.2.6要求的计算机文件格式存储录音录像电子文件,不符合要求的应做格式转换;

　　—以同一工作活动或主题的录音录像电子文件为对象填写《录音录像电子文件采集登记表》(参见附录A)。

　　5.2.4应对模拟信号录音录像文件进行数字化转换,形成数字副本,按照6.2明确的要求进行著录,建立目录数据库。模拟信号录音录像文件数字化转换的前处理、信息采集、数字化成果验收等按照DA/T 62—2017的有关要求执行。

　　5.2.5有多件录音录像电子文件反映相同场景或主题内容的,应挑选一件影像清晰、人物端正、声音清楚、画面构图平衡的进行收集、归档。

　　5.2.6应以通用或开放格式收集、存储并归档录音录像电子文件。录音电子文件归档格式为WAV、MP3、AAC等,音频采样率不低于44.1kHz。录像电子文件归档格式为MPG、MP4、FLV、AVI等,视频比特率不低于8Mbps,珍贵的录像电子文件可收集、归档一套MXF格式文件。

　　5.2.7重大活动筹备、实施过程中形成的各种文字材料、重要实物等应与相应的录音录像文件一并收集、归档,包括公文、活动日程、领导讲话、交流发言材料、名册、签名册、座次表、宣传册、活动标志、成立的临时机构印章、证件、礼品、纪念章、场馆设计图等。

　　6.整理与著录

　　6.1整理

　　6.1.1一般要求

　　应归档的录音录像电子文件、录音录像文件记录载体的整理应符合以下基本要求:

　　a)以件为管理单位整理录音录像电子文件,整理结果应能保持录音录像电子文件之间的内在有机联系,通过规范命名、著录等建立录音录像电子文件与目录数据之间的一一对应关系,便于利用和长期保存。

　　b)应按录音录像文件记录的工作活动时间顺序排列录音录像文件记录载体,按照规则为其编号并标示。

　　6.1.2保管期限划分与分类

　　对记录同一工作活动和主题的录音录像文件统一划分保管期限,保管期限分为永久、定期30年、定期10年,国家或行业主管部门有专门规定的,应从其规定。可按照年度—保管期限或保管期限—年度的分类方法对录音录像文件进行分类。

　　6.1.3存储结构与排序

　　应在计算机存储器中按分类类目(年度、保管期限)等逐级建立、命名文件夹,在最低一级分类类目文件夹集中存储应归档的录音录像电子文件,由电子档案管理系统或操作系统自动排序,保持录音录像电子文件之间的内在有机联系。录音录像电子文件存储结构与命名。

　　需以离线方式归档的,应结合计算机文件大小、载体容量等因素适时制作离线归档载体,将应归档的录音录像电子文件、目录数据等按原有存储结构复制到一次写光盘或移动硬盘,并按规则为离线归档载体编号、标示。

　　6.1.4文字材料的整理

　　重大活动筹备、实施过程中形成的文字材料、重要实物等,宜按文书档案有关要求进行整理、编目并归档保存。

　　6.2著录

　　6.2.1基本要求

　　对应归档的录音录像电子文件,应按照DA/T 63—2017的有关要求,基于电子档案管理系统或使用ET、XLS格式通用电子表格进行著录,对录音录像文件记录的工作活动进行描述,建立目录数据库。

　　应在数字化转换过程中完成模拟信号录音录像文件数字副本的著录、建立目录数据库等工作。

　　6.2.2基本著录项

　　应对每一件应归档的录音录像电子文件进行著录,著录格式按照DA/T 63—2017中相应元数据的著录说明执行,基本著录如下：

　　—计算机文件名:在计算机存储器中唯一标识录音录像电子文件的一个字符串,由文件名与扩展名两部分组成;

　　—题名:能揭示录音录像文件中心主题的标题或名称;

　　—责任者:对录音录像文件记录的内容负有责任的单位或个人名称;

　　—摄录者:录音录像文件的录制者或拍摄者及其工作单位名称;

　　—摄录日期:录音录像文件的录制或拍摄日期,著录格式为yyyy-mm-dd或yyyymmdd;

　　—时间长度:录音录像文件持续时间的数量,以小时、分、秒为计量单位,著录格式为hh:mm:s;—计算机文件大小:录音录像电子文件的字节数;

　　—年度:录音录像文件形成年度,模拟信号和数字信号录音录像文件数字化或转码的年度除外;

　　—工作活动名称:著录工作活动、重要会议、重大事件等的名称;同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同;

　　—工作活动描述:著录工作活动的主要内容,包括工作活动名称、起始日期、地点、主要人物、主要议程或过程、结果等;同一项工作活动中形成的多件录音录像文件的著录内容相同;

　　—保管期限代码:录音录像文件保管期限的代码,永久—Y,定期30年—D30,定期10年—D10;—密级:录音录像文件的保密等级,密级分为秘密、机密和绝密等三种;

　　—原始载体编号:记录或存储录音录像文件的原始载体编号,多个原始载体编号之间用“,”隔开;

　　—档案门类代码:录音录像文件的档案门类代码,录音—LY,录像—LX;

　　—参见号:与录音录像文件密切关联的其他载体或门类文件材料的唯一编号;

　　—著录者:对录音录像文件进行著录的责任人及其工作单位名称。

　　7.归档与管理

　　7.1归档

　　7.1.1归档时间

　　自录音录像文件形成起3个月内向档案部门提交归档,最迟不能超过录音录像文件形成后的次年6月。

　　7.1.2归档方式

　　可采用在线和离线两种归档方式。基于电子档案管理系统整理、著录的录音录像电子文件,以在线方式归档;记录或存储录音录像文件、目录数据的原始载体以离线方式归档。

　　7.1.3归档程序

　　按照GB/T 18894—2016中8.1给出的电子文件归档程序和要求,实施录音录像文件及其元数据的归档,包括清点、鉴定、登记和填写《录音录像文件归档登记表》(参见附录D)等步骤。采用在线方式归档的,应基于电子档案管理系统完成归档程序;以离线方式归档的,由交接双方借助专用计算机手工完成相关步骤:

　　—清点、核实录音录像电子文件、原始载体及其记录或存储的录音录像文件、目录数据数量的一致性;清点、核实原始载体编号与标示、原始载体是否完好无损并可正常使用;清点、核实重大活动文字材料、重要实物的数量;

　　—鉴定、检测录音录像电子文件格式、著录的规范性,录音录像电子文件、原始载体等是否感染计算机病毒;

　　—以离线方式归档的,完成清点、鉴定工作后,应将录音录像电子文件及目录数据导入电子档案管理系统并挂接,建立录音录像文件与目录数据的一一对应关系;

　　—由电子档案管理系统为录音录像电子文件赋予唯一标识符,并在管理过程元数据中记录归档登记行为,采集基本结构元数据,生成固化信息;应采集的基本结构元数据应符合DA/T 63—2017的规定,基本结构元数据与DA/T 62—2017第9章所述技术参数对应关系;

　　—填《录音录像文件归档登记表》,办理归档手续。

　　7.1.4审核与档号编制

　　完成归档程序后,应对录音录像文件的整理、著录结果予以审核并确认,由电子档案管理系统按预设规则自动为录音录像档案编制档号。档号编制规则有两种:全宗号-档案门类代码·年度-保管期限代码-件号,全宗号-档案门类代码·保管期限代码-年度-件号。

　　7.1.5命名

　　完成档号编制后,应由电子档案管理系统自动使用档号为录音录像电子档案重新命名,同时更新计算机文件名元数据值。

　　7.2保存

　　7.2.1存储与备份

　　应与其他门类电子档案一并规划、设计和建设录音录像电子档案及其元数据的在线存储与备份系统,实施在线存储与近线备份、离线备份,开展日常管理和运行维护。具体要求按照GB/T 18894—2016、DA/T 38—2008、DA/T 74—2019、DA/T 75—2019执行。

　　7.2.2转换和迁移

　　当出现在线存储系统需更新换代、经检测离线备份载体达到或超过三级预警线、录音录像电子档案的存储格式即将淘汰等需求或情况时,应对录音录像电子档案或存储载体实施转换或迁移。具体要求按照GB/T 18894—2016的第10章的有关规定执行。

　　7.3保管

　　7.3.1载体存放

　　应在档案库房配备档案柜等装具,对录音录像档案原始载体、离线备份载体进行集中保管。除参照纸质档案保管要求外,录音录像档案原始载体、离线备份载体的保管还应符合下列要求:

　　—应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层;

　　—应装盒,竖立存放,避免挤压;

　　—应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;

　　—保管环境温度选定范围:光盘17℃~20℃,磁性载体15℃~27℃,24h内温度变化分别不得超过±2℃、±3℃;

　　—相对湿度选定范围:光盘20%~50%,磁性载体40%~60%,24 h内相对湿度变化不得超过±5%。

　　7.3.2原始载体和离线备份载体检测

　　应对录音录像档案原始载体、离线备份载体做定期检测,当光盘参数超过三级预警线、硬磁盘出现异常情况时,应立即实施原始载体和离线备份载体转换或更新,建立管理台账并归档保存。具体要求按照GB/T 18894—2016的有关规定执行。

　　7.4利用、统计和移交

　　7.4.1利用

　　利用者应在权限允许范围内对录音录像档案进行检索和利用,未经授权不得擅自复制。记录了人物影像、在版权保护期内的录音录像档案的利用应符合国家有关规定。

　　7.4.2统计

　　按照国家有关档案统计工作要求和本单位实际,开展录音录像档案室藏量、利用、移交等情况的统计。可按档案门类、年度、保管期限、卷数、件数、字节数、时间长度等计量单位对录音录像档案进行统计。

　　7.4.3移交

　　属于国家综合档案馆接收范围的录音录像档案,应依法按期向同级国家综合档案馆移交。符合移交进馆要求的录音录像电子档案自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交,具体要求按照GB/T 18894—2016的第10章执行,同时参见《电子档案移交与接收办法》。