档案管理信息化建设

　　面对利用者在信息时代和数字时代的使用需求,传统的纸质文件管理模式已经不能够全盘适用于多元化的当今社会,档案工作必须尽快做到吐故纳新,改变原始的检索方式和提供利用的手段。档案管理信息化建设的引入不但能够提高档案工作效率和工作质量,而且对于实现档案工作科学化和规范化也发挥着其巨大的功效。

　　档案数字化以后,可以放在网络环境中提供利用,通过网络技术等信息技术实现数字化档案信息的网上检索和利用,为利用者提供更加便利的档案信息服务途径。

　　同时,打破了时间、地域等的限制,实现了档案信息资源的及时利用与共享。可见,对于传统载体档案来说,只有通过数字化,才能提供方便、快捷、高效的利用服务,让档案发挥更大的社会价值,从而创造更多的效益。

　　档案数字化是档案管理工作发展的必然趋势。随着信息时代的来临,以数字形态存在的档案信息将日益成为档案管理的主体。档案管理工作必然向着档案信息化管理建设的方向发展。

　　档案承载了人类厚重的精神记忆,为很多现实的可能性提供了历史依据,铸造了一脉相承的存储范围。随着社会文明程度的提升,以数字媒介的发展与普及,新的载体和新的传输方式使人们对档案管理事业的理念模式也有了更为高效与科学的要求,因此,档案数字化必然会成为不可逆转的时代潮流。

　　档案数字化对档案利用的重要地位

　　档案数字化是满足利用需求的必经之路。当今的时代无疑是一个信息化瞬息万变的时代,可谓是数字化的“微时代”。

　　满足信息时代档案利用的需求也有着与时俱进的各种变化,这种变化主要体现在以下几个方面:一是利用档案的意识有了显著加强,利用档案的领域越来越普遍;二是对档案利用的时间值开始有了更为高效的要求,要求尽最大限度地做到迅速、及时、准确;三是对档案利用的便捷性开始有了更高的期待,希望能通过网络快捷的方式进行自动检索、编目、统计、立卷等一系列繁琐的程序。

　　档案数字化对于档案利用工作的积极影响

　　对于传统载体的档案来说,档案数字化是提供高效利用服务的基本手段,档案数字化以后,直接将传统载体档案转变成数字信息,检索手段从传统的手工查询转变为计算机查询、计算机强大的搜索能力使得档案信息检索变得方便、高效和快捷,同时可以避免手动查询中出现的不准确、不完整等诸多问题。

　　档案数字化以后,阅读方式从传统的提供原件以及复印件的方式转变为可以即时阅读原文信息的方式,避免了传统档案利用服务中由于档案实体多次辗转所造成的劳动力大量浪费现象,使得利用服务更加灵活和高效。

　　档案数字化是保护档案原件的有效措施。档案是国家和社会的宝贵财富,一旦丢失或者遭到破坏将有可能造成不可逆转的重大后果。传统的纸质档案维护成本高,一旦发生天灾人祸就会产生毁灭性的损失。

　　因而,及时、有效、安全地保护是档案原件是档案工作的重要内容,将传统载体档案进行数字化,正是能够有效保护档案原件的方法,将传统载体档案数字化后得数字化档案信息,原原本本地继承了档案原件的信息内容,完全可以代替原件为用户提供信息利用,从而大大减少了对大难原件的使用,避免了档案原件的进一步损坏。

　　这一点对历史悠久、濒临毁坏的珍贵档案,以及具有长远使用价值且不方便用户反复翻阅的档案尤为重要。将这些档案进行数字化处理,降低了档案原件的老化速度,实现了对档案原件的保护,可谓意义重大.传统的纸质档案载体有限、容量有限,管理成本较高,而数字化档案信息载体容量大,可以节省档案保存空间。

　　纸质档案一旦遭受破坏难以恢复,而数字档案信息可以备份以避免档案受损。在查询纸质档案时通常需要翻阅十几卷甚至上百卷的档案,工作十分繁琐,而在数字档案信息利用过程中,利用计算机可以在几分钟乃至几秒钟内检索所需内容,大大提高了工作效率,提高了文档的利用程度,十分的方便、快捷。

　　图像处理是档案数字化加工中是非常重要的一个环节，它是对图像的优化，使得图像能更加方便档案管理人员查阅。

　　一、图像处理需要解决哪些问题？

　　有的档案因保存时间较长，纸底颜色已发黄，将档案扫描照片局部放大后发现空白部分并非纯色，而是含有黑、灰、红、蓝、黄、绿等多种颜色的组合，这些多余的颜色实际上是扫描过程中产生的噪声。图像放大后，整个数据曲线都呈现出深浅不一、粗细不均的色泽，同时也出现了少量的非蓝色像素点。

　　二、图像处理是如何解决这些问题的？

　　扫描过程中产生的图像噪声，从图像分析应用的角度来说，这些无效信息应该被剔除。而对图像内容进行替换，实际上是对图像中有效信息的强化，使存档图像变得更清晰易读，因为图像从24位彩色转变为8位彩色，经过优化后，图像的存储空间也相应地减小了，在提高图片质量的同时还大大节约了存储空间。

　　优化后，数据记录由不同颜色、不同线条变为均匀、固定颜色，与背景色、表格色区别明显，可以直接通过RGB值自动识别提取数据曲线。

　　三、优化成果前后对比

　　优化后的图像比原始图像更加美观清晰，背景无噪声，图像内容更加突出。通过局部放大发现优化前后的差异主要体现在三点：

　　1、空白部分变成了纯色，图像空白部分斑驳的“雪花点”已经消失；

　　2、原本深浅不一的数据记录变成了深浅一致的颜色，变得更加突出，易于识别。

　　3、原图片需要大量存储空间，处理后可节约空间，经过图像修改和优化，从而得到清晰易读的档案图像，优化后的图象不仅清晰度提高，而且减少了一半以上的体积。

　　四、图像处理对档案数字化加工的重要性

　　目前，扫描文件存在图像歪斜、污损、褪色、模糊、字迹不清晰等问题，不符合文件归档和服务的要求，也不利于业务应用。尤其是图像的提取难度更大，数值提取的精度也难以保证。而档案数字化加工是需要保证档案的质量，出现这些问题严重的影响了质量，而使用图像优化就让上述情况得到良好的解决。

　　纪念馆馆藏资料数字化转化的必要性与方法

　　全国各博物馆、纪念馆都保存着大量文物和史料，俗称馆藏资料，其中包括大批的文献史料、回忆录等文字资料和用传统胶片拍摄的彩色、黑白底片、老照片等照片影像资料。

　　这些影像资料是各个不同时期拍摄保存下来的珍贵资料，历史久远且弥足珍贵，它们能带领我们跨越时空，解读历史事件，结识历史人物，领略百年变迁，是研究历史最为准确而翔实的第一手史料依据。

　　馆藏资料数字化管理的必要性

　　随着时间的推移，各博物馆、纪念馆的文字和照片资料，由于保藏环境的局限性，普遍存放在没有恒温恒湿控制的开放环境空间里，另外还有资料的保护方法和提取方式等诸多因素的影响，那些脆弱且不稳定的文字、彩色、黑白底片、老照片都会发生严重变质和药膜脱落现象，出现不同程度的破损与损害。

　　如文献史料、回忆录等出现了字迹褪色不清，纸张变脆泛黄；照片、底片、胶片等资料则出现严重老化、色彩失衡、产生霉斑色斑的损害现象。虽然各馆对资料都进行过不同程度的抢救性修复和保护，但效果并不理想，资料仍在继续遭受损害。如何让馆藏资料能够保持良好的状态，延长其寿命，并对已出现损害的资料进行合理、科学地保护与抢救，成了当前各博物馆、纪念馆直接面临、不可忽视的新课题，刻不容缓、迫在眉睫的新工作。

　　在信息化、数字化的大数据时代，博物馆、纪念馆工作正朝着科学技术普及应用的方向发展，馆藏资料数字化转化是博物馆馆藏工作发展的必然趋势和结果，资料数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型资料信息存储形态。

　　它把各种资料资源转化为数字化档案信息，以数字化的形式保存、网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享，进而迎接资料信息新环境的挑战，从而提高馆藏资料的管理保护水平和工作效率。

　　根据纪念馆馆藏资料的实际管理保护情况，利用数字化扫描技术对现有的文字、影像资料进行数字化管理，是当下纪念馆最经济、最实用的资料管理保护技术。

　　馆藏资料数字化的质量要求

　　针对各馆资料的不同情况，采用专业的扫描仪器，对馆藏资料进行扫描数字化加工，扫描精度应达到200~600dpi以内，以确保扫描后的图像质量，便于这些珍贵的馆藏资料日后更好地发挥其史料研究、社会教育和艺术展览的独特价值。

　　纸质资料的扫描要求。利用自主开发的数字加工系统对其进行相应的技术处理，以保证纸质清晰文件的扫描图像，充分体现资料原貌。纸质文件扫描后形成的图像文件均进行清晰度、污渍、黑边、偏斜等问题的控制，以达到标书和展览要求的图像质量。

　　胶片、底片、照片的扫描要求。图像不需要拼接，BMP、JPG等通用图像格式与DICOM/DICONDE图像之间的相互转换，图像进行数字化处理，窗宽、窗位调整，局部放大缩小，上下镜像，左右镜像；负像，测量，长度、周长、面积、灰度值/黑度值，正向或逆向90度旋转图像导出。分辨率在4800dpi以上，完全满足精度需求。扫描后的数字图像达到图像清晰，便于清楚阅读和收藏管理。

　　资料数字化加工的具体方法

　　资料整理。将资料按其整理标准进行分类整理。

　　索引、核对。将整理好的资料进行目录索引，包括案卷目录、卷内目录等。输入完成后由另一个工作人员进行核对，保证无误差率。

　　资料扫描。通过高速扫描仪对资料进行扫描，针对不同的图像质量采用不同的扫描精度。扫描精度在200dpi，以清晰为准。

　　一次校对。对纸质文件扫描后形成的图像文件质量程度进行标注，便于纠错人员进行图像处理。如出现问题较多，则回退给上一工序，要求重新扫描。

　　图像优化。对扫描后的电子图像进行去污、除黑边、纠偏等图像处理，如有问题则记录在补扫流程单中待解决。

　　图像补扫。在图像优化中，对记录在补扫流程单中的信息进行补扫工作，保证电子图像的质量完整。

　　二次核对。对处理后保存的电子图像质量进行最终检查，保证误差率在1%以内。

　　数据整合及资料归档。通过数据整合软件将电子目录信息和电子图像信息进行匹配。档案资料的打包移库。

　　数据挂接。将整合后的数据挂接到单位的办公系统中，建立电子档案数据库，设置权限、密码。全部加工服务完成，等待验收。

　　刻录数据光盘。资料数字化后，将数据逻辑分盘，校验是否存有问题，将挂接后的条目数据和图像文件刻录光盘备份。

　　验收目标。目录和经过加工处理的影像数据完全挂接，图像清晰，基本能完全反映档案原貌。同时扫描前后的实体资料按馆标准进行专业整理。

　　验收方式。根据各纪念馆的质量要求进行数据加工，对数字化后的图像资料和条目数据进行检查。

　　验收标准。确保扫描前后资料整理的一致性、标准性、专业性。扫描图像与条目数据100%挂接。文件图像按照，并按件编号存储；图像格式为国际标准TIFF、JPG格式等。

　　文件图像扫描按纪念馆规定进行，保证提交的图像文件已经过去污渍、去黑边、纠偏斜等技术处理；保证照片页面采用整体彩色或整体黑白扫描，最终确保文字、照片清晰。每次验收时，需填写验收清单，以验收清单上的数据为依据进行数据的核对、验收。

　　馆藏资料数字化转化是通过科技手段将资料信息存入计算机当中，是对资料进行科学有效地再处理、再管理、再利用，从而达到对原史资料专业性保护和修复，确保资料的安全。在提高工作效率和查阅效率的同时，更让蕴含历史内涵的馆藏资料焕发出更加夺目的光彩。

　　增强信息意识，深入数字化档案管理事业，信息时代给了档案管理工作新的思考,但是给予与挑战总是相伴相生的,在建立多媒体数据库的过程中还存在许多亟待解决的问题需要进一步探讨,如基础设施的完善、数字化管理人才的缺失、档案真实性鉴定及安全性问题等等....

　　面对这些问题的原因也并非是单一的,而是来源于科学技术、人才培养、法律健全等多个方面,因此从事档案事业必须要有明确的信息安全意识,需要时刻秉持着谨慎端正的态度,相应部门应及时制定数字化档案的利用制度,加强电子文件信息综合利用做技术的研发。

　　除此之外,人们对于电子档案的观念也应该在根本上有一定提升,只有这样才可以更好的认识、把握并重视数字化档案重要性,从而使档案的利用者能够更大程度的开发档案资源,营造出更好的档案利用环境,从而实现档案信息资源的合理配置和科学利用。