高校档案信息化建设（高校档案信息化系统）

　　档案信息化建设的依据就是能够迅速的查阅集中的汇总，一直以来，档案管理是人力资源管理的重中之重，高校作为培养人才的发源地，人才集散频率极高，如果在复杂的社会环境中做好高校档案信息化建设工作，是当前高校基础工作的核心之一。

　　当前社会是信息化社会，信息网络技术广泛的应用在各个领域当中，在高校档案管理工作中，合理使用信息化技术，可以帮助高校管理工作有效提升，采用档案信息化管理技术，可以改变传统档案管理模式单一、服务效率低下的局面。

　　显著提高服务效率和档案查阅的精准度，基于此，本文对信息化档案管理工作意义进行分析和探索，阐述当前高校档案信息化管理的必要性，探讨如何在档案管理当中发挥信息化技术的优势，为新时期高校档案建设管理工作提出可行性建议。

　　档案是现代社会科学管理各类信息的重要手段，也是各类资源信息流转、存储的重要媒介，对文明的发展和人类社会的进步有着非常重要的作用。高校是培养人才和各类高端技术的汇集地。

　　既是科研场所，也是社会机构，承担着人力资源档案和各类信息技术档案管理工作，这就要求高校必须做好档案管理，不断提高档案信息化水平，确保档案管理科学、完备，防止档案丢失问题出现。

　　档案管理信息化技术是利用互联网信息技术实现档案的快速、便捷、科学管理，通过开发程序实现信息资料的数据化处理和存储，为档案管理方提供便利条件。高校一般采取利用互联网技术对档案进行管理和处理，管理效率更高、安全系数更强、查阅流转更便捷。

　　信息化管理模式已经运行了一个阶段，并取得了一定的工作经验，可以实现目录编撰、档案归类、自动检索、电子存储和档案对比工作，由此来看，在高校档案管理工作当中，应用信息化网络技术可以显著提高工作效率，帮助各类科研活动推进，实现人力资源动态管理。

　　随着数字网络技术的深入应用，高校各类科研数据都采取电子信息的形式呈现，大量的实验数据、文献资料和科研成果都存储在数字信息端，这就要求档案管理必须使用信息化技术才能提高工作效果，现代信息网络技术的发展不断提升档案管理的水平，相比较传统纸质档案管理，更有优势，存储容量高、存储方式便捷为高校建设提供了广阔的空间。

　　当前高校开展的各类教学活动、招生行为、科研项目和学生管理，一般采用多种信息进行处理，工作过程中会形成大量的电子信息材料，为了方便管理，更好的服务师生，就需要借助电子信息化技术进行数字化处理，确保信息保存完整和提取便利。

　　信息化管理技术还可以提高信息档案的利用率，相比较传统的纸质档案，信息化档案的使用条件更加宽泛，不受空间、时间的限制，随时随地就可以使用和查阅，且档案使用更加规范和安全。

　　使用人通过固定的IP地址和账户信息登录查阅，学校也可以随时追踪使用者情况，防止涉密信息泄露，同时，科研信息可以实现共享的目的，推动高校科研能力和创新能力的发展，体现档案本身的价值和意义。

　　由此来看，现代社会的发展导致高校各类信息的复杂程度加剧，尤其是各类信息档案内容更加丰富、保存难度更大、使用频率更高，这就要求高校在进行档案管理时，必须采取科学有效的信息化管理手段，提高档案管理的精准度，确保档案信息管理的严谨有序，满足高校建设和发展的需求。

　　就目前来看，高校档案管理信息化管理是推动高校建设发展的必备要素，借助信息化手段不断提高档案管理的科学性，发挥档案最佳价值，目前，高校内部正在通过建立软硬件设施设备形成体系性档案管理模式。

　　借助信息化技术可以促进管理模式的多样化，通过建立综合数据处理平台，提高数据利用的效能，鼓励多个部门协同使用，配备专业的团队负责开展，根据高校发展的周期和市场的需要，及时调整管理过程中存在的问题，发挥高校档案管理的作用，具体而言，高校档案信息化管理的必要性有以下几个方面：

　　信息化技术是一种新型的现代网络技术，对各类工作采取信息数据的方式进行处理，档案管理是一门从古至今就存在的工作，但二者的结合也是随着信息技术的发展出现的，就目前来看。

　　很多高校都配备了相关的信息化设备，如果依然采用传统的管理模式无法实现对档案信息的有效管理，过于注重纸质档案的整理和存储，忽视电子信息档案，会造成人力资源浪费，工作耗时耗力。

　　档案信息化管理一方面需要依靠科学的管理模式，另一方面更需要借助科学、完整的信息化设施设备，大多数高校所配备的档案信息管理已经相对完善，各方面基础设施均有投入，一般配备了扫描仪、多功能信息处理器、数字化档案存放柜，可以满足大批量数据的处理和分析，如果依然采用传统的档案管理方法，无法及时实现实验数据、科研成果的存储和处理。

　　高校档案有别于其他企事业单位档案，除了人力资源档案以外，还包括大量的文献资料、数据实验、项目成果等，这就需要建立一个大型的数据库进行数据归类和处理，且要及时更新数据，确保使用效果。

　　传统的档案管理会受到主客观因素的影响，存在数据录入不及时、数据丢失的情况，情况比较突出的是大量的最新数据整理、存储不及时，影响项目及时使用。档案信息数据化处理可以有效的提高数据的更新频率，档案信息处理的优越性相比较纸质档案存储非常明显。

　　高校工作者素质相对比较高，能力较强，对新型事务的接收能力较强，档案信息数据化处理属于新型技术领域，通过制定完善的管理制度，进行专业化的培训，可以实现数据的大批量处理，确保信息处理的有效性。

　　高校档案信息化建设建议：

　　现代档案信息化处理技术是推动高校发展，优化人力资源管理，提高工作效率的有效措施，学校必须予以重视，具体而言，在实际的工作中，学校管理层应该重视档案信息化的处理，要发挥数字信息化处理技术的作用，要合理规划档案管理部门工作，优化内部配置，加强内部工作人员培训，提高工作整体统筹性，根据高校的基本情况，及时调整工作模式，优化档案管理的制度。

　　负责档案管理的部门要及时更新技术手段，培养一支专业的档案管理队伍，提高从业人员的业务技能，同时也要将信息化档案技术及时宣传，让其他部门及时使用，确保档案价值发挥。

　　高校要站在整个管理结构提升的角度进行档案信息化建设工作，要根据整体工作有序推进，在工作建设过程中，要了解师生需要，进行实际分析，提高师生对档案管理的重视程度，要将信息及时整理和使用纳入到教学工作当中，鼓励师生积极使用。

　　可以定期组织召开交流座谈会，了解师生使用反馈情况，及时调整管理模式，也可以将档案信息推进工作纳入高校职工绩效考核当中，确保工作落实。此外，还要在教师队伍当中积极培训，组织师生集中学习，为技术推广奠定基础。

　　推进档案管理的信息化建设需要配备对应的基础设施，高校应该加强对该方面工作的硬件投入，确保设备使用和技术推广齐头并进。不仅仅要进行基础设备的投入，还要及时更新设备，根据高校本身档案处理的需要，及时投入和建设多功能数据处理平台，还应该配备其他辅助性设备，如扫描仪、集成电脑、移动处理端等，满足师生多样化的需求。

　　学校可以根据工作情况，开发适合本校的数据处理软件，积极引进和学习先进地区的技术手段，及时更新软件，确保符合时代发展需要。

　　档案管理的核心在于存储空间的管理，信息化的档案关键在于数据库的建立，数据库相当于信息处理的大脑，可以采集、搜集、存储、流转各类信息，如数据库管理不善或数据库安全系统存在漏洞，极容易产生数据安全风险，影响档案管理效果。

　　录入的数据信息尽量广泛，不仅文字信息需要录入，音频、影像、图片等数据信息也要及时录入，确保信息的完整性。建设数据库时，要及时找到数据根源，进行数据信息核对和确认，核查初始数据和录入数据是否一致，发现问题及时调整，防止因时间推移而产生数据混淆或丢失的情况出现。

　　要有专人负责，及时更新和维护数据库，确保各类文献数据有效入库存储。

　　储存档案数据信息的意义在于信息的使用和处理，现代社会的高速发展，核心因素在于多种技术的井喷式出现，推动人类文明加速升级，这得益于现代网络信息技术拉近了不同技术和科研项目的交流频率，提高了知识的利用率，高校作为高端技术和科研项目的发源地，要实现数字信息交流。

　　高校应该建立档案数据处理共享平台，实现非保密信息数据的共享，可以将档案信息平台与学校网络平台相互链接，提高档案使用率，不同的高校针对同一类型课题可以更好的交流与合作，从而推动社会的不断繁荣和发展。

　　电子信息数据在不同的学校存放在不同的数据库当中，数据库之间无法相同，通过建设数据信息共享平台，可以让各学校之间加强交流与合作，让档案管理工作更加便捷和高效。

　　综上所述，随着现代网络信息技术的发展，档案管理工作也在不断进步，为不断适应复杂社会的需要，档案管理必须使用网络信息化技术提高档案价值，方便使用者查阅和储存。高校作为各类档案存储和流转的重要组织机构，也要及时完善和升级档案管理的信息化建设工作，提高人才培养和科研项目推动的效果。

　　当前，高校在进行档案信息管理时，还有很大上升空间，管理人员要加强认识，培养专业的工作队伍，引进先进的技术，根据学校师生的需要，适时升级改造，同时建立完善的信息数据库，确保各类档案信息存储的安全性和查阅的便捷性，为高校现代化建设提供保障。

　　高校档案信息化系统

　　高等学校引进了高校档案信息化系统，实现学生档案、教师档案、组织档案等各个维度档案的信息化管理。

　　01、多用户共同管理档案

　　该学校下设四大机构，分别是党政管理机构、教学与教辅机构、党的基层组织、群团组织。其中党政管理机构下辖组织人事处、校纪检监察机构、学生工作与招生就业处、教务处、科研发展与规划处、后勤保障处；教学与教辅机构下辖远程教育学院、继续教育学院、图书馆；群团组织包括校团委。

　　在以上组织当中，每一个机构每天都会有大量可成为档案的文件产生，如何对这些资料进行实时管理。该大学档案管理系统构建负责人跟中博奥技术团队对接后，觉得采用多人管理的模式，即给不同的子部门或机构都分配一个档案管理员名额，并匹配相应的职能权限，由最先接触到档案的人员实时整理归档，档案管理的效率得到了极大提升。

　　得益于中博奥独创的痕迹可寻与细粒化权限管理的技术，“多人管档”的创新型档案管理方式，既能够实现档案的高效管理，也能保障档案的安全。通过痕迹可寻技术，中博奥系统可利用用户登录监控、应用操作行为监控、工作流程监控、监控信息统计与分析多种方式，实时保障文档的安全；

　　通过细粒化的权限管理，档案的每一个分类都可以单独设置权限，授权对象既可以是组织架构中的组织，也可以是具体用户。同时也可以定义授权对象可访问内容的密级，以及可以进行的操作行为。

　　02、档案全生命周期有序化管理

　　该项目要求，系统应当集中统一且分门别类管理内部不同类型和性质的档案材料，实现档案的有序化管理。在应用上，需要结合权限管理与流程管理体系，界定人员应用档案资料的权限便捷，并通过流程管理体系管控档案从形成、发布、变更到归档、鉴定、销毁等全生命周期管理。此外，还需要满足可在日常经营管理活动中，完成对内部重要档案资料的沉淀，以及按权限取用。

　　高校档案信息化系统拥有从档案的扫描、录入、整理、归档、利用、统计、编研、过期档案处的档案全生命周期管理体系与对应的管理功能，并对档案的出入库，包括原件与数字文件的借阅与归还的申请与登记功能，并可实时统计档案资料的利用情况、借用热度等数据；

　　用户可通过搜索，找到需要进行移交/借用/销毁/批量提醒的档案，勾选多个文件或多个档案案卷，放入类似于淘宝购物车可临时存放文件或档案案卷的收纳盒中，统一发起流程进行档案移交/借用/销毁/提醒流程，让系统的应用完全实现面向用户服务，实实在在地提高高校档案管理效率与水平。

　　03、全面管理所有档案门类

　　如开篇言，该校日常运营管理中涉及到诸多档案门类，且目前注册在籍学生30000多人，中博奥通过定制开发满足了信息量如此庞大的档案管理需求。其中，基础的学生档案管理就包括：

　　毕业生登记表管理、报名登记表管理、身份证照片管理、毕业证照片管理、招生考试录取名单照片管理、大学生实践考核管理、毕业设计（论文）评审管理、学生学籍卡照片管理、学历查询结果照片管理、学生成绩单管理等。

　　除了为该校定制上述基础的学生档案分类，中博奥还支持个性化业务档案和人事档案管理功能，全面管理该校涉及的所有档案门类。

　　本次该大学档案管理系统构建，是按照全国高校档案管理要求，进一步提高高校档案管理和数字化处理工作水平，以适应电子档案管理需要而进行的一项政策性与实用性相结合的行动。

　　经过多维度、多次数评测，该校最终选择中博奥作为高校档案管理软件供应商。这既是对中博奥档案管理实力的认可，也是中博奥结合学校档案管理需求，不断优化档案场景化应用的契机。

　　在过往的实战案例中，中博奥已经为上千所学校搭建了学校信息化档案管理系统，沉淀、打磨出一批贯穿档案收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等档案管理应用。未来，中博奥还将继续细化应用场景，期待与更多独特的、新颖的学校档案管理需求相遇。