教学档案电子化（纸质档案电子化管理）

　　全国教师管理信息系统的建设于2014年启动，由教育部建立国家级教师系统，各省级教育行政部门建立省级教师系统，两级系统互联互通，形成全国教师管理信息系统，服务国家、省、市、县、校五级用户。

　　同时，新开发的业务教学档案电子化管理系统支持教师培训学分管理、教师调动、教师交流轮岗等核心工作。教育部日前印发《关于全面推进教师管理信息化的意见》，为明确不同层级用户、不同业务的应用路径，明确管理的责任和流程作了进一步规定。

　　大数据时代学校在记录学生成长的进程中，重新审视教学档案电子化，顺时而动，以新思维力促学生成长档案的改革。“中小学生成长记录电子档案”被逐步引入教育管理中来，并显示出蓬勃的生命力。

　　教学档案电子化管理系统是一个学校不可缺少的组成部分，它的内容对于学校的决策者和管理者来说都是至关重要的。

　　随着学生的规模不断扩大，学生数量急剧增加，有关学生的各种信息量也成倍增长。面对庞大的信息量，学生信息管理系统必须肩负起提高学生管理工作效率的重任。

　　教学档案电子化系统解决痛点：

　　学生档案学籍信息规范管理

　　可以科学统计和快速的查询

　　老师及时、全面地学握学生健康管理情况

　　节省老师工作量，规范用户管理学生

　　快速查找学生个人成绩信息

　　实现无纸化办公，节约纸张消耗

　　“系统应用”

　　应用案例：

　　杭州市某市一小学校是一所九年一贯制学校，共有28个教学班，1300余名学生。2020年学校作为当地教育云试点校率先开展使用“学生成长记录电子档案”，仅仅一学期，在学生评价和家校共育等方面就取得了显著的成果。

　　教师们通过中博奥教学档案电子化系统的“教学助手、人人通空间、活动广场”等应用，对学生的日常课堂表现、日常知识层面，进行定性和定量数据收集，同时结合学生的客观表现，如作品、特长、爱好、表现、学习、人际关系等不同内容，来加以整合以及评价分析。

　　通过这些信息，可以让老师掌握到更多针对性的教学策略，并制订出能反映学生真实学习表现和成长过程的教学手段，促进学生获得全面发展。

　　相比传统的“纸质学生档案袋”，“学生成长记录电子档案”体现出了灵活、全面、个性等特点，解决了纸质档案的存档提取困难、记录信息片面有限等问题。

　　这份不断更新的“电子学生成长档案”会一直伴随学生的成长，为学校德育管理提供依据，发挥档案育人的显著功效。

　　学生们说：“我喜欢电子成长档案，因为它可以把我在学校所有的表现都记录下来，有老师们、同学们、父母对我的评价，还有我的课堂的表现，我参加活动的记录等等，这样我的成长就不会‘丢’了！”

　　就学生个体发展而言，电子档案更加丰富立体，就教育的连续性而言，成长记录不可或缺。学校立德树人仅靠传统的学籍档案是单调无力的，大数据时代建立学生成长记录电子档案势在必行。

　　有了每个学生的成长记录，就能呈现学生的自我纵向比较和同学间的横向比较，形成家庭、学校、社会之间三维立体型的成长空间，发挥了档案育人的显著功效，呵护学生健康成长。

　　大数据时代下的“学生成长档案”，是一本成长日记、一种合理建议、一本指导手册......可以动态跟踪学生，综合判断一个学生的能力倾向，把握学生的心理变化状况，再现学生的发展过程，它通过个体纵向、群体横向的交错，使社会、学校、家庭形成合力，筑起了一个三维立体的空间，发挥了档案育人的显著功效，留下学生异彩纷呈的成长痕迹，引导学生走向个性化成才之路。

　　纸质档案电子化管理

　　数字时代，办公无纸化，大量电子文档应运而生。相比纸质文档，纸质档案电子化管理具有存储方便，易查找，易编辑等优点。

　　但实际上，除了部分历史留存下来的纸质文档外，新的档案、合同等纸质文档也在不断产生，为方便存储与应用，这些纸质文档将被转换为电子文档。

　　当前，纸质文档转换为电子文档的技术已经较成熟。利用扫描设备可以把纸质文档扫描成图像文件存储管理；而OCR技术还能提取图像中的符号并转换为文本格式，可供进一步编辑、利用。

　　为确保纸质档案电子化的结果的准确性、一致性，多数纸质文档会转换成扫描后的图像文件，但这类文档在管理、应用上比普通的文本文档要难。例如，审计部门在查找档案时，要从扫描后的海量图像文件中找到具体的文字内容，依靠人力效率太低。

　　如何高效管理、应用这部分文档？主要存在以下几个难点：

　　如何对扫描文件有序编目；

　　图像文件如何高效检索；

　　如何提取有效的文字信息。

　　针对以上需求和痛点，专业的文件管理系统将是纸质档案电子化之后高效管理、应用的利器。

　　文件管理系统的智能识别技术能快速将纸质文档转换为电子文档，并利用OCR技术、图像识别技术、NPL自学习平台、自动标签等技术快速从图片文件中提取文字信息进行处理，自动识别证件、识别票据、归档整理，将图片文件转换为易编辑、检索、利用的数据信息，提升办公效率与文档应用。

　　一、自定义元数据标签

　　元数据是描述数据的数据，通俗来说就是描述文件信息的数据，包括文件大小，创建时间，文件名等等。文件自动生成的元数据是有限的，不足以我们获取更丰富的文件信息，扩展元数据的属性对电子化之后的图像文件进行编目很关键。

　　够快云库的自定义的元数据标签，就可以为图像文件打上多维度的元数据标签，包含了字段、数值等。例如，扫描后的发票可以利用OCR技术提取关键字段，把发票抬头、金额、开户行、地址等关键字段转换为元数据标签。

　　而档案类的图像文件用元数据标签扩展属性，打上档案编号、时间、对象等元数据标签，能辅助实现编目动作，就像图书馆的索引卡片一样。

　　二、元数据检索与应用

　　图像文件的一大应用痛点就是难快速定位、有效检索。在自定义元数据标签的基础上，这个问题可以有效解决。

　　例如，要检索某个档案文件，可以通过唯一的档案编号元数据查找，或者检索档案的时间范围等，都是通过已有的元数据标签来实现检索。

　　也可以通过元数据设置文件到期提醒。例如，某份合同文件将在某天到期，可以在元数据设置里提前预设到期时间，到期后系统自动提醒，合同、档案类文件管理更精准。

　　三、关键信息提取

　　扫描后的图像文件，最关键的还是图片中的文字信息。够快云库的智能检索支持OCR技术，可对图像文件识别并转换为可编辑的文本。

　　例如，票据扫描件可通过OCR技术自动识别，对发票金额、抬头等关键信息抽取，转换为可进一步编辑、利用的文本，实现纸质档案电子化之后的有效利用。

　　在纸质档案电子化的趋势下，高效管理、应用电子化之后的文件是重点，而元数据技术、智能识别技术则是实现这个问题的关键，只有继续坚持技术创新才能应对更复杂的文件管理。