电子会计档案归档（电子会计档案管理系统）

　　电子会计档案是指以磁性介质形式储存的会计核算的专业材料，电子会计档案归档是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，传统的纸质会计档案保管具有成本高、易损毁等缺点。

　　近年来，随着各单位信息化水平和精细化管理程度的日益提升，越来越多的会计凭证、账簿、报表以及购销合同等会计资料以电子形式产生和传递，并形成大量的电子会计档案。那么，电子会计档案在归档保管中应注意哪些问题呢？今天，小档员就为您讲讲关于电子会计档案归档的那些问题。

　　01、电子会计资料属于会计档案吗？

　　会计档案是指单位在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映单位经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。

　　02、单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料必须纸质打印归档保管吗？

　　同时满足下列条件的，单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案：

　　1.形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；

　　2.使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；

　　3.使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；

　　4.采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；

　　5.建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；

　　6.形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。

　　03、单位从外部接收的电子会计资料能否仅以电子形式归档保存？

　　满足《会计档案管理办法》第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。

　　04、电子会计档案移交时应注意哪些问题？

　　电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。

　　单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。

　　05、电子会计档案的销毁时应注意哪些问题？

　　除满足纸质会计档案销毁程序以外，电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。

　　06、保管期满但涉及其他未了事项的电子会计档案如何处理？

　　保管期满但未结清的债权债务会计凭证和涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。

　　07、单位之间交接会计档案时，电子会计档案应如何处理？

　　电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。

　　08、电子会计档案的保管期限是多久？

　　电子会计档案的保管期限与纸质会计档案保管期限一致。会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。

　　电子会计档案管理系统

　　一、电子会计档案的定义

　　电子会计档案管理由会计人员、档案人员分工负责，涉及会计核算系统、业务系统、电子会计档案管理信息系统等信息系统，管理过程包括电子会计资料的形成、收集、整理、归档和电子会计档案的保管、统计、利用、鉴定、处置等。

　　电子会计档案主要流程

　　二、电子会计档案需要归档的具体内容

　　企业电子会计档案系统主要是对电子发票、会计账簿、会计凭证、会计报表、电子银行回单、电子银行对账单以及纸质票据影像的管理。其中，企业需要将纸质票据在纸质档案库中进行归档，并通过拍照或者扫描上传的方式同步到纸质票据的管理并关联对应的记账凭证，类似于存放在凭证附件中进行管理，这也是最基本需要做的会计电子档案管理。例如业界新兴的财务软件账信云会计财务软件-智能化财务软件，适合广大中小微企业使用，提供凭证附件一键上传和管理功能，而且软件性价比很高，对于预算不多的小微企业是一个不错的选择。

　　毕竟，在企业外部会计凭证中，发票的存在范围最广，国家出台的政策中也指明了以增值税专用发票电子化为发展趋势。企业获取的纸质发票经人工扫描或者拍照后进行上传，发票就能一直保存在云端，确保以后备查时能够及时提供。

　　电子会计归档资料

　　三、电子会计档案保存期限

　　最新出台的文件中规定了企业和其他组织会计档案保管期限，包括行政单位、事业单位和各类企业等，这里重点介绍下企业的电子会计档案所需要保管的期限。

　　电子会计档案保存期限

　　四、企业电子会计档案管理系统的具体构建

　　1、基础文件存储到会计档案系统

　　企业电子会计档案管理系统按照国家规定的文件类型，系统将PDF文件、Office文件、图像格式文件等转换为版式文件，推送至电子档案系统中整理归档。在归档过程中，电子档案与影像集成，原始凭证与记账凭证关联，确保系统及所涉及会计信息的真实性、完整性、可用性和安全性。

　　会计归档系统

　　2、业务单据存储到会计档案系统

　　企业业务产生的申请单、报账单、记账凭证、原始凭证等文件，由电子会计档案系统以内置编码规则的方式自动关联形成一个源文件，包含纳税申报表、发票使用明细表在内的多种财务报表数据会在系统影像库中予以存储。

　　3、根据业务情况来分类存储

　　基于自身业务内容以及业务情况，企业还需要对会计档案进行不同的细分：

　　1）将记账凭证作为财务核算中涉及到的主要归档文件；

　　2）财务核算与原始凭证作为会计凭证的的主要来源；

　　3）资金内转单、应付单、电子银行回单、电子发票、资金收付款单、应收单、报账单为主要的原始凭证类型，通过URL与记账凭证建立关联之前，需要将其以PDF格式归档至影像服务器；

　　4）固定资产卡片、银行余额调节表、明细账、总账属于会计账簿类型，需要采取与原始凭证类文件同样的处理方式；

　　5）月度、季度、年度会计报表同属于财务会计报表类，也需要经由影像服务器转储归档。另外，为实现档案线上组卷的对应关系，企业电子会计档案管理系统中还可以引入条码技术，将档案凭证号、顺序号、分类、存储内容等信息以规则的条空及对应数字符号予以展现，利用光电扫描设备识读这些条形码符号所包含的会计信息，达到自动管理的目的。

　　4、更高层次管理：业财一体化会计档案管理系统

　　业财一体化财务系统

　　1）构建销售订单与企业收款数字化

　　传统手工账务处理模式下，企业需要现场领取发票，存在发票属地管理方面的限制。当企业发生销售业务需要开票时，财务人员可以直接根据来自于业务系统的订单或者合同信息等，开具销项发票，并将相应的数据先传输给客户，完成发票申请、校验、开具、传送、收款等系列操作。在整个订单与收款数字化流程中，开票协同、销项发票管理、收款稽核这些流程都相互匹配、无缝衔接，实现整个开票过程的互联互通，业财一体化囊括了企业经营过程中各个业务场景的财会数据。

　　2）构建采购订单与企业付款数字化

　　企业和供应商之间的系统通过协同平台打通，实现双方之间自动化对账与结算，节省了大量的人力和物力。同时，供应商在收到企业预置发票后，按照其结构化信息开具发票并在线提供给企业，验收单、付款记录、发票等凭证信息相对应。另外，电子发票服务平台与进项发票管理系统连接，会计核算系统、报账系统以及银企互联系统相协同，彼此开展及时、便捷的查验以确保实现三单智能匹配，报销、审核、入账、付款效率提高，企业内控水平提升。