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在数字化时代,档案管理的现代化转型已成为提升管理效率、保障信息安全、促进信息共享的重要手段。安阳市作为河南省的重要城市,近年来在档案数字化方面取得了显著进展。安阳电子档案扫描服务通过将传统的纸质档案转化为电子数据,实现了档案的高效存储、快速检索和安全共享。
安阳电子档案扫描服务所需要的设备包括:
1. 档案纸张较差,较薄、易破损,或者扫描量较少,选择平板扫描仪。
平板扫描仪,又称平台式扫描仪、台式扫描仪,是指由CCD或CIS等光学器件来完成扫描工作的扫描设备。扫描时需要掀开扫描仪的盖子,档案资料平铺透光玻璃上再盖上盖子,镜头在透光玻璃下左右移动,达到扫描成像目的。普通企业日常办公用得较多的扫描仪就是平板扫描仪,它能够扫描A4、A3等大小的纸张。
2. 如果档案纸张可以拆订,质量相对较好,没有太多褶皱,没有粘贴票据,且扫描量相对较大的项目,可以选择馈纸式扫描仪。
高速扫描仪,将单张的整齐的纸张放到馈纸处,扫描仪会自动一页一页地将纸张进行扫描。相对来说,高速扫描仪,高速高效,扫描成果质量好,但成本相对较高。
3. 在扫描的档案中,有些难以拆卷或者不允许拆卷的情况,这个时候零边距扫描仪可以派上用场了。
零边距扫描仪可以不用拆卷就能够对档案进行扫描,在扫描装订成册的对象时,纸张不必紧贴玻璃面板,并且扫描后的图像能够做到不变形,不失真。
4. 如果须对工程类的档案或者大型图纸进行加工,可以选择大幅面扫描仪。
大幅面扫描仪能够对A0、A1这类的大型工程图纸进行扫描,保持图像的完整性。
5. 如果档案纸张粘有票据,或者存在特殊要求,可以选择高拍仪。
高拍仪可以通过拍照的方式,对图像画面进行扫描。高拍仪具有OCR文字识别功能,可以将扫描的图片识别转换成可编辑的word文档。
6. 对于已经装订成册,不方便拆订的书籍、卷宗等,可以选择非接触式扫描仪。
非接触式扫描仪,也称书刊扫描仪,通常指扫描元件与被扫描物品不直接接触,被扫描的书籍、档案、卷宗等摆放在置物台上,通过线性CCD扫描对图像进行采集。非接触式扫描仪具有OCR文字识别功能,是专门为书籍、档案、账本、卷宗这种装订成册并且不方便拆订的纸张而设计的一种特殊的扫描仪。
安阳电子档案扫描服务的好处:
第一,效率高,速度快。能快速查阅相关档案资料,大大提高了工作效率。电子档案的产生,可以从传统的手工编目和查询等方面的工作中解脱出来。这将会推动档案事业的发展,使档案管理再上一个新台阶。
第二,实现资源共享。档案信息得到有效利用,实现资源共享。可异地实时为利用者提供电子档案信息,打破了传统利用方式和时空局限,并可多人在各自计算机上同时查找利用同一份电子档案,大大提升了档案利用服务的总体水平。
第三,保护实体档案。促进了档案的实体保护,档案保管更加安全。相对以往纸制档案不利于查阅,而且纸制档案易脏、易碎、易丢失。相对电子档案,档案人员不仅可以通过电子档案直接查询档案信息、而且可以通过终端上权限浏览非涉密级文档和涉密文档,有效的保护了档案的涉密程度,对档案实体起到了有效保护作用和物理隔离。
第四,节约占用空间。有效地节约档案占用空间,档案储备量更加充足。所有电子档案的储存形式如光盘、缩微胶片、磁盘都具备了存储密度大、容纳信息量多记录速度快、传播速度快等特点,而且与纸质档案的管理方式是相通的。电子档案的加入,丰富了档案管理体系,为传统的档案利用开辟了一条新的道路。
最后,未来,随着技术的不断创新和应用的深化,安阳电子档案扫描服务将朝着智能化、高效化、安全化的方向发展,为安阳市的信息化建设和社会发展提供更加优质的服务支持。安阳电子档案扫描服务不仅是档案管理现代化的关键一步,更是推动各行业信息化发展的重要力量。通过持续的技术创新和优化,安阳电子档案扫描服务将为档案管理带来更多的可能性,为社会的发展提供更加坚实的信息支撑。